Tìm hiểu lại: Phần 1 – Doanh nghiệp sẽ thất bại nếu không có kế hoạch và lịch trình bảo trì
Quy trình lập kế hoạch và lập lịch trình bảo trì
Có nhiều phiên bản của quy trình lập kế hoạch và lập lịch trình bảo trì. Tuy nhiên, về bản chất, tất cả chúng đều bao gồm các bước cơ bản giống nhau được nêu trong các bước cụ thể dưới đây.
Một lưu ý rằng, quy trình được mô tả dưới đây về cơ bản hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện công việc bảo trì khắc phục với việc bộ phận nào đó đưa ra yêu cầu. Quy trình này khi áp dụng với phương pháp bảo trì khác, chẳng hạn như bảo trì phòng ngừa, về cơ bản là không khác biệt ngoại trừ bước đầu tiên.
Bước 1: Xác định và Ưu tiên
Quá trình bắt đầu với việc tạo ra một yêu cầu công việc cho công việc mới. Người vận hành nhận thấy một máy bơm đã bắt đầu bị rò rỉ và yêu cầu bảo trì để khắc phục sự cố rò rỉ.
Việc xác định đúng công việc cực kỳ cần thiết. Bằng cách đó, Người lập kế hoạch nhận được thông tin chuẩn xác và lượng thông tin phù hợp. Với điều này, người lập kế hoạch có thể chuẩn bị công việc theo đúng hướng.
Để đảm bảo các yêu cầu công việc này hợp lý và xứng đáng để đầu tư khắc phục, trước hết doanh nghiệp cần xây dựng một tiêu chuẩn cho các công việc bảo trì. Sau đó đào tạo đội ngũ nhân viên theo tiêu chuẩn đó và kiểm tra chất lượng của mọi đơn đặt hàng yêu cầu công việc.
Công việc tiếp theo là xem xét và phê duyệt tất cả các yêu cầu công việc mới hàng ngày. Thực hiện đánh giá này cùng với người lập kế hoạch, người giám sát và các hoạt động trong đội nhóm, bạn sẽ nhận được những phản ánh và góp ý để xác định được đâu là công việc cần được ưu tiên. Teamwork lâu dài còn tạo nên sự hợp tác, hiểu biết và tin tưởng.
Là một phần của quá trình xem xét yêu cầu công việc, trước khi phê duyệt, bạn cần sắp xếp thứ tự ưu tiên. Đây là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình, đặc biệt là đối với những nhà máy vẫn còn trong môi trường bảo trì phản ứng. Bởi vì nếu như công việc nào cũng được đưa vào giải quyết theo đúng yêu cầu, khả năng cao lịch trình cố định hàng tuần sẽ luôn bị gián đoạn, đôi khi là không cần thiết, không chỉ gây kém hiệu quả mà còn lãng phí.
Hơn thế nữa, việc nhận và giải quyết ồ ạt các yêu cầu được chỉ định khiến chức năng phê duyệt trong CMMS trở nên vô dụng, Người lập kế hoạch sẽ không thể dựa vào các chỉ số ưu tiên để phân tích và tiến hành lên kế hoạch chuẩn xác được nữa.
Để xác định mức độ ưu tiên, Speedmaint khuyến khích doanh nghiệp sử dụng ma trận 5×5(*) đơn giản để đánh giá rủi ro các yêu cầu công việc mới.
(*): Hầu hết các quốc gia đều sử dụng phương pháp đánh giá rủi ro theo phương pháp định tính với công cụ là ma trận 2 chiều. Trong đó, chiều ngang (hàng ngang) là mức nghiêm trọng của vấn đề (hậu quả), còn chiều đứng (cột dọc) là khả năng xảy ra của vấn đề; ô giao nhau giữa hàng ngang và cột dọc là mức rủi ro.
Ma trận đơn giản nhất là 3×3, phức tạp hơn có thể là 4×4 hay 5×5, thậm chí 6×6 hay 6×7. Mức rủi ro có thể được đánh giá theo thang 3, 4, 5 mức hay cao hơn.
Ở cuối bước 1, giả sử bạn đã có một yêu cầu công việc được phê duyệt trong CMMS. Đây là lúc chuyển yêu cầu sang giai đoạn lập kế hoạch, đảm bảo người lập đã sẵn sàng cho công việc này.
Bước 2: Lập kế hoạch bảo trì
Lập kế hoạch bảo trì cho phép lập lịch trình bảo trì chính xác, thực hiện công việc một cách hiệu quả và chất lượng.
Đầu tiên, người lập kế hoạch cần xác định tất cả các nguồn lực, vật liệu và dịch vụ cần thiết để thực hiện một công việc. Sau khi hoàn tất, công cụ lập kế hoạch (thường là một phần mềm quản lý bảo trì) sẽ tạo một gói công việc chứa tất cả các thông tin cần thiết như:
- Thông tin chung
- Thủ tục
- Tài liệu OEM (Nhà sản xuất)
- Danh sách phụ tùng và vật tư tiêu hao
- Danh sách các công cụ hoặc thiết bị đặc biệt
- Giải pháp cân nhắc an toàn
- Thời gian ngừng hoạt động của thiết bị cần sửa chữa
Công việc bảo trì không nên được lập kế hoạch chỉ ở bàn làm việc. Người lập kế hoạch bảo trì cần phải có mặt ở hiện trường hoặc địa điểm có tài sản, máy móc để phát triển phạm vi công việc. Bởi đôi khi những báo cáo giấy tờ hoặc thậm chí hình ảnh đều không đủ để bao quát toàn bộ tình trạng. Và đó cũng là lý do tại sao nói người lập kế hoạch phải là người có kỹ năng chuyên môn và hiểu biết sâu.
Công việc tiếp theo của bước lập kế hoạch bảo trì là chụp ảnh địa điểm làm việc, thiết bị và bất kỳ ràng buộc nào hữu ích. Sau khi quay lại bàn làm việc, Người lập kế hoạch có thể sử dụng những tài liệu này để xây dựng kế hoạch công việc trong phần mềm CMMS.
Nếu như hiện tại, các kỹ thuật viên có kinh nghiệm có thể không thích một Người lập kế hoạch bảo trì chỉ cho họ cách thực hiện một công việc cụ thể. Họ sẽ bày tỏ thái độ kiểu: “Tôi đã làm công việc này được 20 năm và tôi không cần ai đó nói cho tôi biết nó được thực hiện như thế nào!”
Nhưng trong thực tế, nếu bạn hỏi năm kỹ thuật viên làm thế nào để hoàn thành một công việc, bạn sẽ nhận được năm câu trả lời khác nhau. Và tính hay thay đổi chính là kẻ thù của chất lượng .
Nhiệm vụ của Người lập kế hoạch là chuẩn bị cách thức hiệu quả nhất, hiệu suất cao nhất và an toàn nhất để thực hiện công việc. Và Người lập kế hoạch phải đảm bảo rằng tất cả các vật liệu và thiết bị ở đó để sẵn sàng bắt đầu công việc bảo trì.
Bước lập kế hoạch kết thúc khi một công việc đã hoàn thành trong phạm vi. Vật liệu có tại chỗ, được dàn dựng và trang bị. Và bất kỳ dịch vụ bên ngoài nào đã được xác nhận là có mặt tại nơi sửa chữa vào những ngày cần thiết.
Tại thời điểm này, Người lập kế hoạch bảo trì xác nhận công việc là “Sẵn sàng cho việc thực hiện”. Công việc tiếp theo sẽ nằm ở Người lập lịch trình bảo trì.
Một khi đã lên kế hoạch, công việc bảo trì sẽ không bao giờ phải lên kế hoạch lại từ đầu. Người lập kế hoạch nên lưu trữ tất cả thông tin và tài liệu cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể. Lần tới khi công việc đó xuất hiện, Người lập kế hoạch chỉ cần mở tệp và sử dụng lại.
Bước 3: Lên lịch trình bảo trì
Công việc của Người lập lịch trình bảo trì là nhóm công việc theo một trình tự được phối hợp và được tối ưu hóa. Các công việc đều được thực hiện vào đúng thời điểm, và bởi đúng người.
Để thực hiện điều này, Người lập lịch chuẩn bị Lịch trình hàng tuần liệt kê tất cả các công việc đến hạn vào tuần tiếp theo. Người quản lý địa điểm (một dạng quản lý phân xưởng hay giám đốc cơ sở) sở hữu lịch trình hàng tuần và xem xét và phê duyệt dự thảo trong cuộc họp đánh giá lịch trình. Cuộc họp này là nơi Bộ phận Vận hành và Bảo trì thống nhất công việc cho tuần tới.
Sau khi được phê duyệt, Người lập lịch trình bảo trì sẽ thông báo Lịch trình hàng tuần đã thống nhất. Bất kỳ công việc nào vi phạm vào Lịch trình hàng tuần đều phải được người quản lý địa điểm chấp thuận. Điều này tạo ra sự ổn định và thúc đẩy tính hiệu quả.
Đọc thêm: Các chiến lược bảo trì phổ biến
Người lập lịch chuẩn bị một Lịch trình dự thảo bằng cách đối sánh những khung thời gian trống (hay còn gọi là giờ sẵn sàng) với danh sách ưu tiên của công việc “Sẵn sàng thực hiện”. Sự kết hợp công việc này với các nguồn lực sẵn có được gọi là Hoạch định Năng lực.
Người lập lịch trình bảo trì có nhiệm vụ nhóm các công việc lại với nhau, chẳng hạn như cùng một công việc, cùng một thiết bị hay cùng một vị trí,…Năng suất tăng lên nếu nhân viên có thể chuyển từ công việc này sang công việc lân cận cùng nhóm hoặc làm cùng lúc nhiều công việc trên cùng thiết bị. Điều này sẽ trở thành một phần quan trọng góp phần giúp lịch trình bảo trì được thực hiện với 100% công suất.
Hơn thế nữa, việc nhóm các công việc có thể giúp đơn giản hoá các công việc liên quan khác, ví dụ như thời gian dọn dẹp, thời gian di chuyển, thiết lập thông số,…
Sau khi đã có lịch trình bảo trì cụ thể, việc cần làm là bạn phải theo dõi việc tuân thủ lịch trình hàng tuần và hiệu suất đạt được. Trong số đó, công việc khẩn cấp và công việc bổ sung là hai loại cần theo dõi trước hết.
Ba bước tiếp theo trong chu trình lập kế hoạch và lập lịch trình bảo trì sẽ lần lượt là: Thực hiện – Hoàn thành – Đánh giá sẽ được SpeedMaint tiếp tục chia sẻ ở phần sau.
Đón đọc: Doanh nghiệp sẽ thất bại nếu không có kế hoạch và lịch trình bảo trì – Phần 3
