Theo số liệu thống kê từ Fixx – phần mềm quản lý bảo trì CMMS toàn cầu: hiện nay 74% các dự án CNTT thất bại mà 90% thất bại xuất phát từ khâu triển khai thực hiện. Việc triển khai Phần mềm Cloud CMMS không thành công có nhiều nguyên nhân như: đào tạo nhân sự không hiệu quả, dữ liệu thiếu chính xác, cấu hình sai hệ thống hoặc đội ngũ kỹ thuật từ chối áp dụng công nghệ mới vào doanh nghiệp.
Vậy làm cách nào để doanh nghiệp chắc chắn đơn vị mình nằm trong số 26% doanh nghiệp thực hiện thành công các dự án CNTT công nghệ mới như phần mềm Cloud CMMS?
Bài viết hôm nay, đội ngũ Speedmaint sẽ cung cấp 5 bước xây dựng chiến lược áp dụng Phần mềm Cloud CMMS trong doanh nghiệp hiệu quả nhất 2021.
Mục tiêu sử dụng phần mềm Cloud CMMS của doanh nghiệp là gì?
Phần mềm CMMS Cloud là hệ thống quản lý bảo trì được tích hợp lưu trữ và quản lý dữ liệu dựa trên công nghệ đám mây. CMMS Cloud cho phép người dùng truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi ở nhiều thiết bị khác nhau chỉ cần có tài khoản đăng ký và kết nối internet.
>>> Xem thêm bài viết: Hiểu đúng về phần mềm Cloud CMMS. Sự khác biệt Cloud CMMS với License CMMS
Mục tiêu áp dụng phần mềm Cloud CMMS trong doanh nghiệp:
- Quản lý thông tin, dữ liệu bảo trì tài sản hiệu quả
- Lập kế hoạch bảo trì nhanh và khoa học hơn
- Thông báo, nhắc nhở bảo trì theo kế hoạch
- Theo dõi chính xác tình trạng thiết bị tài sản
- Dễ dàng tạo báo cáo, KPI bảo trì
- Công cụ quản lý, làm việc nhất quán tránh chồng chéo, thất lạc thông tin
- Tối ưu chi phí bảo trì, chi phí nhân sự, chi phí thời gian chết trong doanh nghiệp
5 Bước triển khai Phần mềm Cloud CMMS trong doanh nghiệp
Bước 1: Lựa chọn phần mềm Cloud CMMS phù hợp
Căn cứ vào hiện trạng tài sản, hiệu suất làm việc của nhân sự bảo trì, thực trạng công tác bảo trì và chiến lược công ty,… Cùng với sự bức thiết chuyển đổi số, áp dụng công nghệ tăng sức cạnh tranh mà ban lãnh đạo lựa chọn phần mềm Cloud CMMS phù hợp.
Hiện nay, các phần mềm CMMS trên thị trường rất phổ biến. Do đó, doanh nghiệp có đa dạng sự lựa chọn để sở hữu một phần mềm CMMS tốt nhất. Tùy thuộc vào số lượng nhân viên, tính năng cần sử dụng trên phần mềm, thời gian sử dụng mà doanh nghiệp có quyết định lựa chọn phần mềm khác nhau.
>>> Xem thêm: phần mềm quản lý bảo trì Cloud CMMS của Speedmaint giúp doanh nghiệp tiết kiệm 88% chi phí tại đây
Bước 2: Xác định những dịch vụ ưu tiên trong phần mềm
Thực tế, công tác bảo trì trong doanh nghiệp luôn cần xác định những nội dung ưu tiên thực hiện như: bảo trì tài sản thiết yếu, hư hỏng lớn, khắc phục tình trạng làm việc thiếu nhất quán,…
Do đó trong quá trình triển khai phần mềm, nhà quản lý cần xác định những dịch vụ ưu tiên phù hợp với yêu cầu thiết thực tế nhất của doanh nghiệp để tiến hành triển khai.
Những dịch vụ chưa cần thiết doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng sau khi nâng cấp gói sử dụng phần mềm CMMS. Đây là một trong những ưu điểm vượt trội của phần mềm Cloud CMMS so với các phần mềm CMMS khác cần cài đặt trọn gói và rất khó nâng cấp cũng như thay đổi các trường tùy chỉnh.
>>> Xem thêm bài viết: 7 Lý Do Doanh Nghiệp Cần Chuyển Đổi “Triển Khai CLOUD” Trong Năm 2021
Bước 3: Lên kế hoạch sử dụng phần mềm Cloud CMMS trong doanh nghiệp
Kế hoạch sử dụng phần mềm là nhiệm vụ cốt lõi của nhà quản lý khi triển khai phần mềm Cloud CMMS trong doanh nghiệp. Để lập kế hoạch sử dụng phần mềm thành công doanh nghiệp cần thực hiện 5 bước sau:
- Xác định mục tiêu và chi phí định mức
Ban quản lý cần xác định mục tiêu bảo trì, số lượng máy móc, tình trạng hoạt động máy móc tài sản để xác định mục tiêu sử dụng phần mềm hiệu quả. Các nội dung quản lý bảo trì trên phần mềm cần được lên kế hoạch chi phí định mức nhất định để tối ưu chi phí tổng thể trong kỳ của doanh nghiệp.
- Đào tạo nhân sự
Một trong những rào cản lớn nhất khi triển khai công nghệ mới đó là vấn đề đào tạo sử dụng.
Thực tế cho thấy, hiện nay đội ngũ nhân sự đã quen với cách quản lý bằng bảng tính, ghi chép sổ sách thủ công hoặc trao đổi qua zalo, tin nhắn,…Do đó, khi áp dụng phần mềm vào doanh nghiệp sẽ cần thời gian để đội ngũ nhân viên làm quen với lối làm việc mới.
Mặt khác, khả năng tiếp cận công nghệ hiện đại của đội ngũ nhân sự đã lớn tuổi trong doanh nghiệp khá chậm dẫn đến thời gian đào tạo bị kéo dài.
Vì vậy, đội ngũ quản lý cần có kế hoạch đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm bài bản để khắc phục những hạn chế này. Đặc biệt cần tận dụng sự hỗ trợ từ nhà cung cấp để nhân viên được đào tạo trực tiếp từ đội ngũ kỹ thuật sáng tạo phần mềm.
- Đảm bảo yếu tố kỹ thuật
Sự hỗ trợ từ nhà cung cấp là có giới hạn và trong khoảng thời gian nhất định. Do đó việc chủ động xử lý các yếu tố kỹ thuật khi phần mềm xảy ra sự cố giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu, gián đoạn công việc.
Ban quản lý cần lập kế hoạch đào tạo một nhóm kỹ thuật chuyên môn cao giải quyết những vấn đề trục trặc có thể xảy ra trong tương lai. Đối với các lỗi lớn doanh nghiệp không thể chủ động xử lý, nhà cung cấp sẽ có trách nhiệm hỗ trợ xử lý giúp doanh nghiệp.
- Truy xuất dữ liệu bảo trì
Chuẩn bị dữ liệu bảo trì, thông tin, hồ sơ tài sản, lịch sử bảo trì trong quá khứ được coi là yêu cầu đòi hỏi sự kỳ công và thời gian nhất của doanh nghiệp. Tuy nhiên đây là việc quan trọng đảm bảo dữ liệu bảo trì, kế hoạch bảo trì trong tương lai của doanh nghiệp chính xác và sát thực nhất. Đội ngũ quản lý bảo trì có trách nhiệm truy xuất dữ liệu, lịch sử bảo trì từ các nguồn như bảng tính, sổ sách,…để nhập liệu vào phần mềm khi tiến hành triển khai toàn hệ thống.
- Kế hoạch bảo trì có kế hoạch thời gian tới
Hãy xây dựng kế hoạch bảo trì phòng ngừa chi tiết trong thời gian tới của doanh nghiệp để tận dụng tối đa những tính năng vượt trội của CMMS.
Bên cạnh đó, việc chuẩn bị chi tiết kế hoạch bảo trì có thể giúp đội ngũ nhân sự trong quá trình nhập liệu thông tin vào phần mềm thực hiện đánh dấu các tài sản, thiết bị cần bảo trì định kỳ thường xuyên.
Bước 4: Triển khai dùng thử và áp dụng toàn doanh nghiệp
Sau khi doanh nghiệp đã xác định mục tiêu, kế hoạch sử dụng phần mềm và lựa chọn phần mềm Cloud CMMS phù hợp, doanh nghiệp triển khai dùng thử với nhà cung cấp ở quy mô nhỏ để đánh giá tính hiệu quả và linh hoạt của phần mềm.
Sau khi đã đo lường được hiệu quả phần mềm mang lại, doanh nghiệp thực hiện triển khai ở toàn hệ thống tài sản.
Những công việc cần thực hiện khi áp dụng ở phạm vi toàn doanh nghiệp:
- Tổng hợp dữ liệu bảo trì máy móc tài sản toàn doanh nghiệp
- Thông báo đội ngũ nhân sự và tổ chức đào tạo sử dụng phần mềm
- Lập danh sách tài sản, thiết bị cần bảo trì
- Lập kế hoạch chi phí bảo trì định mức
- Nhận bàn giao phần mềm từ nhà cung cấp
Bước 5: Đánh giá và nâng cấp phần mềm
Sau 2 tháng sử dụng phần mềm, doanh nghiệp cần lập báo cáo kết quả triển khai phần mềm Cloud CMMS với các nội dung như: chi phí, quy trình làm việc, khả năng sử dụng thiết bị của nhân sự, năng suất làm việc, hiện trạng tài sản máy móc,… Qua đó ban quản lý có thể bổ sung các dịch vụ, nội dung thiết yếu khác trong phần mềm bằng việc nâng cấp gói sử dụng và yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh các trường tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
Trên đây là 5 bước triển khai phần mềm Cloud CMMS trong doanh nghiệp mà đội ngũ Speedmaint đã biên soạn. Speedmaint mong rằng những kiến thức này sẽ mang lại thông tin hữu ích và giúp doanh nghiệp triển khai phần mềm CMMS đạt hiệu quả cao nhất.
>>> Xem thêm câu chuyện khách hàng: Bệnh Viện Răng Hàm Mặt Trung Ương “Vươn Mình” Tới Công Nghệ 4.0 Cùng Speedmaint CMMS
