Khi cần một công cụ để quản lý thiết bị Y tế của bệnh viện, phần mềm Excel thường là câu trả lời ngay lập tức của các cơ sở. Excel là phần mềm quen thuộc, phổ biến trong quy trình làm việc của các Bệnh viện, Cơ sở Y tế và gần như có thể quản lý mọi thứ thông qua Excel. phần mềm quản lý vật tư thiết bị
Do tính linh hoạt, dễ sử dụng của phần mềm Excel, các bệnh viện có thể sử dụng Excel cho nhiều công việc khác nhau, điển hình như: quản lý bảo trì thiết bị Y tế. Vậy lí do là gì?
- Đa số mọi người để có sự hiểu biết kiến thức cơ bản nhất định về Excel
- Các cơ sở y tế không phải đầu tư vào phần mềm quản lý bảo trì
- Nhân viên khó làm quen, chấp nhận một giải pháp mới, không quen thuộc
- Triển khai giải pháp chuyên nghiệp cần nhiều thời gian và công sức
Nếu các cơ sở y tế chỉ cần quản lý – bảo trì thiết bị Y tế số lượng nhỏ, liên quan đến ít nhân viên, quy trình không quá phức tạp, thì các cơ sở Y tế có thể sẽ thấy không cần thiết phải có một công cụ chuyên biệt để quản lý.
Điểm hạn chế của Excel trong quản lý vật tư thiết bị Y tế
Sử dụng phần mềm Excel trong quản lý bảo trì mang lại nhiều lợi ích thiết thực về chi phí cũng như sự tiện dụng. Tuy nhiên, khi số lượng thiết bị lớn, quy trình bảo trì yêu cầu nhiều và phức tạp hơn, Excel không còn là giải pháp được khuyến khích nữa.
Dữ liệu quản lý không tập trung, đồng bộ
Khi số lượng vật tư thiết bị Y tế quá nhiều và phân bổ rải rác nhiều khoa, phòng thì việc theo dõi chi tiết toàn bộ thiết bị bằng excel càng phức tạp và khó khăn. Thứ nhất, số lượng thiết bị quá lớn sẽ khiến việc tra cứu, rà soát để tìm thấy ngay lập tức là rất khó. Thứ hai, bạn sẽ cần phải có nhiều hơn một bảng tính cho việc phân chia nhiều loại, khoa, phòng khác nhau và phải dịch chuyển qua lại các trang tính nhiều lần.
Tính bảo mật không cao
Bệnh viện, cơ sở y tế khó có thể kiểm soát được người vào xem dữ liệu nếu truyền file này đi. Thông tin và giá trị của file có thể bị mất đi bất cứ lúc nào
Bảo trì đòi hỏi nhiều sự nỗ lực
Việc tạo kế hoạch, công việc bảo trì bằng bảng tính yêu cầu người thực hiện tốn rất nhiều thời gian. Người thực hiện cần phải lập chi tiết từ đầu đến cuối cho một kế hoạch đề ra.
Nếu kế hoạch bảo trì thay đổi thì đòi hỏi người thực hiện phải cập nhật và rà soát rồi sửa lại rất rườm rà và dễ sai sót.
Đối với các thiết bị, vật tư quan trong, thời gian sửa chữa có tác động rất lớn đến dịch vụ chăm sóc sức khỏe của bệnh viện, cơ sở. Khi thiết bị, máy móc hỏng hóc thì kỹ thuật viên phải dành thời gian rà soát lại file excel để kiểm tra lịch sử máy móc trước đó. Tốn quá nhiều thời để sửa chữa, máy móc đồng nghĩa với việc thiếu thiết bị để khám bệnh, ảnh hưởng đến dịch vụ và chăm sóc sức khỏe bệnh nhân.
Không có các chức năng chuyên biệt về quản lý vật tư thiết bị y tế
Mặc dù hoàn toàn có thể sử dụng excel để lập kế hoạch và công việc bảo trì thiết bị y tế nhưng việc nắm bắt, theo dõi và quản lý tập trung, nhanh chóng thì là một vấn đề khác. Để tăng tính hiệu quả, công tác quản lý bảo trì vật tư Y tế cần phải có một số chức năng chuyên biệt nhất định, ví dụ như:
- Tính năng tự động thông báo, nhắc nhở trạng thái công việc bảo trì, sửa chữa
- Theo dõi thông tin vận hành, vòng đời tài sản và chi phí
- Phân công công việc bảo trì
- Hệ thống báo cáo, cập nhật kết quả công việc
Thiếu tính năng tự động thông báo, nhắc động
Excel không có tính năng tự động thông báo, nhắc nhở khi có cập nhật mới trên file hay công việc cần làm. Không có công cụ để cập nhật tiến độ công việc đầy đủ, chi tiết và ngay lập tức.
Báo cáo phức tạp
Excel không có chức năng báo cáo, để tạo báo cáo, người thực hiện cần phải dành nhiều thời gian để tạo bảng, cập nhật, kiểm tra dữ liệu, chỉnh sửa. Toàn bộ quá trình đều làm thủ công khiến công việc báo cáo phức tạp, mất thời gian và có thể khó nhìn hoặc nhìn không đẹp, không khoa học.
Sử dụng phần mềm quản lý vật tư thiết bị y tế
Để nâng cao sự uy tín, chất lượng dịch vụ khách hàng, phục vụ công việc bảo trì vật tư thiết bị y tế ngày một phát triển, đã đến lúc bệnh viện và cơ sở y tế tìm kiếm giải pháp quản lý bảo trì chuyên nghiệp, phù hợp với cơ sở của mình.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý vật tư thiết bị y tế
Quản lý tập trung trang thiết bị vật tư Y tế
Bệnh viện, các cơ sở Y tế sử dụng phần mềm quản lý vật tư thiết bị y tế có thể quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu, thông tin trang thiết bị Y tế trên một hệ thống duy nhất. Dễ dàng tìm kiếm, tránh tình trạng bỏ sót hay sai sót khi nhập, tìm kiếm thông tin.
Giảm thời gian, chi phí xử lý công việc bảo trì, sửa chữa
Công việc kiểm tra lịch sử máy móc, tìm kiếm dữ liệu, chi phí in ấn, quản lý thủ công đều được loại bỏ hoàn toàn nhờ vào áp dụng phần mềm quản lý vật tư thiết bị. Kỹ thuật viên có thể dễ dàng tìm kiếm, quản lý toàn bộ quá trình bảo trì, sửa chữa, kiểm soát từng máy móc, thiết bị tại từng cơ sở, khoa, phòng.
Hệ thống phân tích, báo cáo
Với phần mềm quản lý vật tư thiết bị y tế, hệ thống báo cáo sẽ cho phép người dùng lọc và phân tích số liệu báo cáo, tình hình tổng thể hoặc chuyên sâu về số liệu, tình trạng máy móc, thiết bị của bệnh viện một cách rõ ràng và khoa học nhất.
Tính năng phân tích báo cáo có chức năng truy xuất tự động các báo cáo, sổ sách, giúp người quản lý giảm nhiều thao tác thủ công.
Tạo quy trình công việc thông minh, chặt chẽ
Toàn bộ quy trình quản lý bảo trì thiết bị Y tế được số hóa, loại bỏ toàn bộ thao tác thủ công, người quản lý và nhân viên có thể tham gia và làm việc trực tuyến 100%.
Ngoài ra, phần mềm quản lý vật tư thiết bị y tế cho phép người dùng theo dõi, kiếm soát tình hình máy móc, thiết bị ở bất cứ đâu miễn là người dùng có điện thoại/ laptop kết nối internet. Nhờ vậy, người quản lý có thể điều hành và đưa ra quyết định từ xa, ngay cả khi thiết bị phân bố tại nhiều nơi.
Khi nào nên chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý vật tư thiết bị y tế?
Nếu bệnh viện, cơ sở y tế đang sử dụng phương pháp thủ công cho việc bảo trì và quản lý thiết bị y tế và vật tư y tế, có thể gặp khó khăn khi theo dõi lịch trình bảo trì, tình trạng của thiết bị và khó thực hiện báo cáo hệ thống thống kê. Lựa chọn một nền tảng hợp lý, phù hợp sẽ giúp bệnh viện, cơ sở y tế giảm thiểu thời gian và công lực để quản lý các hoạt động này.
Để giải quyết vấn đề này, công nghệ thông tin đã đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển các giải pháp phần mềm quản lý bảo trì cho thiết bị y tế và vật tư y tế. Và giải pháp quản lý bảo trì thiết bị Y tế SpeedMaint được giới thiệu cho người dùng là một trong những giải pháp phần mềm hữu ích nhất hiện nay.
| Tính năng quản lý bảo trì thiết bị y tế | Quản lý bảng Excel | Quản lý bằng phần mềm SpeedMaint |
| Quản lý dữ liệu vật tư, thiết bị |  (Quản lý không tập trung) | |
| Nhập/ xuất dữ liệu | | |
| Tự động tổng hợp và phân tích Chỉ số |  | |
| Theo dõi thời gian và chi phí bảo trì/ bảo dưỡng thiết bị | | |
| Lập kế hoạch kiểm tra thiết bị định kỳ máy móc, thiết bị | | |
| Báo cáo, nhắc nhở tự động | | |
| Độ an toàn và sự tin cây | | |
Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị y tế SpeedMaint là một giải pháp quản lý bảo trì Thiết bị y tế tổng thể, chuyên sâu dành riêng cho bệnh viện và các cơ sở y tế, từ quản lý thiết bị, vật tư đến quản lý bảo trì. Giải pháp có khả năng tích hợp với nhiều hệ thống phần mềm khác nhau, trong trường hợp cần thêm chức năng chuyên biệt khác.
Áp dụng công nghệ hiện đại vào cơ sở Y tế sẽ là giải pháp tối ưu giúp quản lý thiết bị, quản lý bảo trì tối ưu, hiệu quả hơn và giúp dịch vụ chăm sóc sức khỏe khách hàng được nâng tầm. Để được tư vấn và hỗ trợ sử dụng, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vẫn về phần mềm quản lý bảo trì thiết bị Y tế SpeedMaint.
Doanh nghiệp tham khảo thêm:
Tại sao bảo trì phòng ngừa là yếu tố quan trọng trong quản lý thiết bị y tế?
Giải pháp quản lý và bảo trì trang thiết bị y tế cho bệnh viện tư
Quản lý bảo trì thiết bị từ xa: Giải pháp thông minh cho các nhà cung cấp dịch vụ về thiết bị Y tế
Bệnh viện Răng hàm mặt Trung Ương nâng cao hiệu quả quản lý bảo trì sau 1 năm áp dụng SpeedMaint
Công ty cổ phần Bio-med: Lời giải bài toán trong quản lý – bảo trì trang thiết bị Y tế
