Quy trình quản lý và vận hành tòa nhà bao gồm các hoạt động cần thiết để bảo trì, quản lý và vận hành tòa nhà. Các nhà thầu đảm nhiệm công việc bảo trì, quản lý tòa nhà sẽ cung cấp các dịch vụ nhằm đảm bảo mọi hoạt động của tòa nhà được diễn ra suôn sẻ, an toàn.
Quản lý và vận hành tòa nhà là gì?
Quản lý và vận hành tòa nhà là một dịch vụ được cung cấp bởi các nhà thầu. Công việc quản lý nhằm đảm bảo tất cả các hoạt động trong tòa nhà diễn ra suôn sẻ, an toàn và duy trì chất lượng tốt nhất. Quy trình quản lý và vận hành tòa nhà bao gồm các công việc như: Vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà, đảm bảo an ninh, quản lý khách hàng, quản lý tài chính, vệ sinh, duy trì hệ thống HVAC, hệ thống điện nước,…
Tham khảo:
Tìm hiểu công việc bảo trì điện trong công tác bảo trì phòng ngừa tòa nhà
Quản Lý Máy Móc Thiết Bị Kiểu “Cũ”- Ban Quản Lý Tòa Nhà Có Nên Đổi Mới?
Để đảm bảo hoạt động quản lý và vận hành tòa nhà được cung cấp một cách chuyên nghiệp, chủ đầu tư nên thuê dịch vụ quản lý tòa nhà. Dịch vụ quản lý bảo trì tòa nhà mang đến nhiều ưu điểm như tiết kiệm chi phí, tăng chất lượng và độ chuyên nghiệp.
Quản lý tòa nhà bao gồm 3 loại chính: Quản lý khách sạn hoặc căn hộ cho thuê cao cấp; Quản lý tòa nhà chung cư; Quản lý tòa nhà văn phòng. Tùy thuộc vào mỗi lĩnh vực mà sẽ có cơ chế quản lý và quy trình hoạt động khác nhau. Quy trình cơ bản bao gồm các hoạt động cần thiết để vận hành, bảo trì và quản lý tòa nhà.
Các lĩnh vực quan trọng cần chú ý trong quy trình quản lý và vận hành tòa nhà
Hoạt động quản lý tòa nhà bao gồm nhiều lĩnh vực, các công ty bất động sản thường có các bộ phận riêng biệt về vận hành, kỹ thuật, tiện ích,… Các lĩnh vực quan trọng cần chú ý trong quy trình quản lý và vận hành tòa nhà bao gồm:
1. Kỹ thuật bảo trì
Chiến lược và công nghệ bảo trì, chuyển đổi từ bảo trì thụ động sang bảo trì chủ động. Hợp đồng bảo trì, thiết lập các tiêu chuẩn tối thiểu để kiểm tra và bảo trì thiết bị, tài liệu vận hành và bảo trì cũng như đào tạo kỹ thuật viên bảo trì.
2. Chi phí sở hữu và chi phí vận hành
Chi phí sở hữu và chi phí vận hành bao gồm: Chi phí ban đầu của việc sở hữu tòa nhà, phương thức bàn giao dự án xây dựng mới, chi phí ước tính, thời gian sử dụng hữu ích, khấu hao, chi phí định kỳ, chi phí bảo trì, chi phí tiện ích, chi phí quy định, phân tích hóa đơn tiện ích và phân tích kinh tế
3. Hệ thống sưởi, thông gió và điều hòa không khí
Hệ thống sưởi, thông gió và điều hòa không khí: Xác định hệ thống điều khiển và viết trình tự điều khiển, sử dụng hiệu quả các công nghệ điều khiển, sử dụng hệ thống điều khiển để quản lý năng lượng, tác động của việc kiểm soát chi phí vận hành, các chiến lược và công nghệ điều khiển mới.
4. Quy trình khởi động và bàn giao của nhà thầu
Quy trình khởi động và bàn giao của nhà thầu: Quy trình trước khi bắt đầu, khởi động và thử nghiệm thiết bị và hệ thống, đào tạo người vận hành, hoàn thành nội dung và cấp phép sử dụng, quy trình bàn giao, bản vẽ ghi, tài liệu vận hành và bảo trì, hoạt động bảo hành và sau bảo hành.
5. Kiểm tra và chạy thử
Vận hành và lợi ích; Kiểm tra nghiệm thu chức năng; Thử nghiệm, điều chỉnh và cân bằng (TAB) và vận hành tòa nhà hiện có.
6. Quy trình đánh giá rủi ro
Xác định rủi ro, kế hoạch ứng phó khẩn cấp, bắt đầu kế hoạch ứng phó khẩn cấp, các loại rủi ro và các biện pháp cần thực hiện trong trường hợp khẩn cấp và các biện pháp cần thực hiện sau khi tình huống khẩn cấp xảy ra.
7. Tiết kiệm năng lượng trong tòa nhà
Sử dụng hệ thống giám sát tòa nhà để hiểu chi phí năng lượng liên quan đến từng thiết bị trong thời gian thực.
8. Sức khỏe và An toàn
Các quy định và chính sách về sức khỏe và an toàn, kế hoạch về sức khỏe và an toàn của tổ chức, thực hành làm việc an toàn và xây dựng quy chế hoạt động.
Tổng quan quy trình quản lý và vận hành tòa nhà
Vận hành và bảo trì thường bao gồm các hoạt động hàng ngày được yêu cầu bởi ban quản lý tòa nhà. Hoạt động và bảo trì thường bao gồm các hoạt động cần thiết giúp đảm bảo độ an toàn, chất lượng cho tòa nhà. Quy trình quản lý và vận hành tòa nhà (Operations & Maintenance – O&M).
Tổng quan quy trình quản lý và vận hành tòa nhà Facilities Operations & Maintenance bao gồm:
1. Kiểm kê tài sản thực (RPI)
Real Property Inventory (RPI): Bao gồm các loại hệ thống cần thiết để duy trì kiểm kê tài sản vật chất của tổ chức và quản lý những tài sản này.
2. Hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính (CMMS)
Bao gồm các mô tả về các thủ tục và thông lệ được sử dụng để theo dõi việc duy trì tài sản của tổ chức và các chi phí liên quan. Các dự án này thường được lặp lại, bao gồm các hoạt động phòng ngừa, lập kế hoạch / sắp xếp và các hoạt động khẩn cấp và các dự án nằm dưới ngưỡng chi phí đã thiết lập.
3. Quản lý cơ sở có sự hỗ trợ của máy tính
Quản lý cơ sở có sự hỗ trợ của máy tính được gọi là các kỹ thuật lập kế hoạch không gian, nhưng nó không được sử dụng rộng rãi. Tuy nhiên nó không được sử dụng rộng rãi để mô tả các kỹ thuật hoặc quyết tất cả khía cạnh của quản lý cơ sở.
4. Hướng dẫn sử dụng O&M
Hướng dẫn sử dụng O&M mô tả các quy trình, phương pháp, công cụ, thành phần và tần suất liên quan đến việc vận hành và quản lý tài sản vật chất cần thiết.
5. Dọn dẹp
Khi tòa nhà được mở, chìa khóa được trao cho người gác cổng, người trông coi hoặc nhân viên dọn phòng để “dọn dẹp” và bảo trì bên trong. Sử dụng các sản phẩm làm sạch thân thiện với môi trường và áp dụng các phương pháp an toàn hơn để làm sạch các tòa nhà có thể giúp quản lý tài sản tốt hơn và nơi làm việc lành mạnh hơn. Bảo dưỡng nền và làm sạch bề mặt bên ngoài thích hợp cũng rất quan trọng đối với một chương trình vệ sinh và bảo trì tổng thể cơ sở vật chất hiệu quả.
6. Vận hành và bảo trì các tòa nhà lịch sử
Vận hành và bảo trì các tòa nhà lịch sử là quy trình độc đáo và phức tạp: Cân bằng hoạt động của thiết bị cũ trong khi xem xét tác động của việc lắp đặt thiết bị mới và hiệu quả hơn.
7. Phương thức phân phối dự án
Quá trình được thiết lập để xác định, chi phí, mua, thực hiện và quản lý các hoạt động và bảo trì dự án một cách hiệu quả được gọi là phương thức phân phối dự án. Các chủ sở hữu bất động sản và các nhà cung cấp dịch vụ phải đối mặt với nhiều dự án vận hành và bảo trì khác nhau, điều cần thiết là phải hoàn thành các dự án này một cách kịp thời và hiệu quả về chi phí.
Kết luận
Phạm vi của O&M bao gồm các hoạt động, quy trình làm việc cần thiết để duy trì toàn bộ môi trường được xây dựng. Các hoạt động này bao gồm bảo trì phòng ngừa và dự đoán theo kế hoạch và bảo trì khắc phục sửa chữa.
Bảo trì phòng ngừa (Preventive Maintenance – PM) bao gồm một loạt các yêu cầu bảo trì dựa trên thời gian tạo cơ sở cho việc lập kế hoạch, lập lịch trình và thực hiện bảo trì theo lịch trình theo kế hoạch so với sửa chữa. PM bao gồm điều chỉnh, bôi trơn, làm sạch và thay thế các thành phần. Bảo trì khắc phục là công việc sửa chữa cần thiết để đưa thiết bị trở lại tình trạng hoạt động bình thường. Một số thiết bị, khi hết tuổi thọ sử dụng, có thể bảo hành đại tu.
Bảo trì tòa nhà là hoạt động cần có nhằm đảm bảo an toàn cho thiết bị và giảm rủi ro trong khi sử dụng tòa nhà. Bảo trì tòa nhà thường xuyên giúp bạn tiết kiệm được tiền sửa chữa, thay mới các thiết bị không cần thiết. Quan trọng nhất, bảo trì tòa nhà thường xuyên giúp tăng độ an toàn cho toàn bộ người sử dụng tòa nhà.
Trên đây là thông tin tổng quan hoạt động quy trình quản lý và vận hành tòa nhà dành cho các nhà thầu. Để tăng hiệu quả quản lý vận hành, bạn nên cân nhắc lựa chọn bên cung cấp dịch vụ bảo trì tòa nhà uy tín.
Hy vọng bài viết trên sẽ hữu ích cho bạn!
Doanh nghiệp tham khảo thêm
6 bước giảm chi phí bảo trì máy móc thiết bị dành cho doanh nghiệp
Hướng dẫn cách thiết lập hợp đồng bảo trì chuẩn cho doanh nghiệp
Hướng dẫn hoàn chỉnh về quản lý tài sản trong doanh nghiệp
Phân loại, vai trò và mục tiêu cốt lõi của bảo trì thiết bị
Hệ thống quản lý bảo trì nhà máy là gì?
