Bức tranh tổng thể tại doanh nghiệp thực phẩm quy mô lớn – Puratos Grand-Place Việt Nam
Công ty TNHH Puratos Grand-Place Việt Nam là công ty 100% vốn nước ngoài, chuyên sản xuất và cung cấp nguyên liệu làm bánh. Với đặc thù hoạt động trong ngành thực phẩm – nơi yêu cầu khắt khe về vệ sinh, an toàn và tính ổn định trong sản xuất – công tác quản lý thiết bị và bảo trì đóng vai trò then chốt.
Tuy nhiên, khi quy mô nhà máy mở rộng và sản lượng tăng nhanh, hệ thống quản lý vận hành hiện tại bắt đầu bộc lộ nhiều điểm yếu gây ảnh hưởng đến hiệu suất sản xuất cũng như khả năng kiểm soát tổng thể của doanh nghiệp.
Những khó khăn nổi bật mà Puratos Grand-Place Việt Nam đang đối mặt
1. Hồ sơ thiết bị phân tán, thiếu tập trung
Mỗi bộ phận tự quản lý hồ sơ tài sản theo cách riêng (excel, bản in, file rời…), gây ra tình trạng trùng lặp, thiếu thống nhất và khó truy xuất. Khi cần đối chiếu lịch sử bảo trì hay tình trạng thiết bị để ra quyết định, việc tổng hợp thông tin tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
2. Chưa có công cụ lập lịch và theo dõi bảo trì định kỳ
Các hoạt động bảo trì hiện chủ yếu theo hướng “chạy tới đâu xử lý tới đó”, phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân. Việc không có lịch bảo trì định kỳ rõ ràng khiến thiết bị dễ hư hỏng bất ngờ, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ sản xuất và chất lượng sản phẩm.
3. Danh mục vật tư chưa đồng bộ giữa các bộ phận
Mỗi nhà máy hoặc phòng ban sử dụng hệ thống mã vật tư và tên gọi riêng, dẫn đến khó khăn trong kiểm kê, đặt hàng và chia sẻ vật tư nội bộ. Tình trạng này gây tồn kho cao, mất kiểm soát và phát sinh lãng phí nguồn lực.
4. Thiếu khả năng giám sát và đánh giá hiệu quả bảo trì
Không có công cụ tập trung để đánh giá chỉ số MTBF (Mean Time Between Failures), MTTR (Mean Time To Repair), hoặc hiệu suất công việc của từng nhân viên kỹ thuật. Việc đo lường hiệu quả và ra quyết định chiến lược gần như không thực hiện được.
Bài toán Puratos Grand-Place Việt Nam đặt ra cho các giải pháp công nghệ
Bài toán đặt ra: Cần một nền tảng quản lý toàn diện, dễ triển khai và dễ kiểm soát
Trước thực trạng đó, ban quản lý Puratos Grand-Place Việt Nam hiểu rõ họ cần một nền tảng quản trị toàn diện, dễ triển khai và dễ kiểm soát đồng thời phải đạt những yêu cầu cụ thể cho một giải pháp phần mềm phù hợp với Puratos như:
– Số hoá toàn bộ thông tin tài sản và bảo trì trên một nền tảng tập trung, cho phép truy xuất nhanh, đồng nhất dữ liệu giữa các nhà máy.
– Tự động hoá lịch bảo trì định kỳ, hỗ trợ nhắc việc, phân công người thực hiện và giám sát tiến độ theo thời gian thực.
– Chuẩn hóa và đồng bộ danh mục vật tư, giúp kết nối kho vật tư giữa các bộ phận, kiểm soát tồn kho và hỗ trợ đặt hàng chính xác.
– Dễ sử dụng, thân thiện với đội ngũ kỹ thuật – những người vốn quen làm việc trực tiếp với thiết bị, không có nhiều thời gian cho thao tác phức tạp.
– Hệ thống báo cáo trực quan và chuyên sâu, phục vụ cả nhu cầu vận hành hàng ngày và phân tích chiến lược cho ban quản lý cấp cao.
Từ yêu cầu thực tế đến nền tảng quản lý bảo trì thông minh SpeedMaint CMMS
Sau khi rà soát tổng thể thực trạng vận hành và phân tích những “điểm nghẽn” trong quản lý bảo trì, ban lãnh đạo Puratos Grand-Place Việt Nam xác định rằng: việc tiếp tục duy trì quy trình thủ công hoặc bán tự động hiện tại sẽ không thể đáp ứng yêu cầu tăng trưởng và đảm bảo an toàn thiết bị trong dài hạn.
Do đó, doanh nghiệp đã quyết tâm lựa chọn SpeedMaint CMMS là giải pháp đồng hành cùng Puratos trên hành trình chuyển đổi số toàn diện công tác bảo trì với trọng tâm:
1. Xây dựng hệ sinh thái dữ liệu tập trung, nhất quán và truy xuất tức thời
Tất cả thông tin về tài sản – từ cấu trúc thiết bị, thông số kỹ thuật, hình ảnh, tài liệu đính kèm đến lịch sử sửa chữa, chi phí và nhật ký vận hành – cần được lưu trữ và quản lý trong một nền tảng duy nhất. Điều này giúp giảm thiểu sai sót, rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin và tăng tính minh bạch trong vận hành.
Tiêu chí yêu cầu:
– Có khả năng import dữ liệu từ hệ thống cũ (excel, word, phần mềm nội bộ)
– Dễ dàng cập nhật và đồng bộ hoá giữa các nhà máy
– Hỗ trợ phân quyền chi tiết theo vai trò, đơn vị
2. Lập lịch và giám sát bảo trì định kỳ một cách tự động
Puratos mong muốn thoát khỏi cách làm bảo trì phản ứng (reactive) và thay vào đó áp dụng mô hình bảo trì chủ động (preventive) – trong đó các công việc bảo trì được lên lịch từ trước, nhắc nhở đúng thời điểm, phân công người thực hiện, và có thể theo dõi tiến độ theo thời gian thực.
Tiêu chí yêu cầu:
– Hỗ trợ các loại lịch bảo trì theo chu kỳ thời gian, số giờ hoạt động hoặc lượng sản phẩm đầu ra
– Gửi thông báo công việc cho kỹ thuật viên qua email/app
– Cập nhật trạng thái thực hiện, lưu kết quả sau mỗi lần bảo trì
– Hệ thống cảnh báo nếu công việc bị trễ hoặc thiết bị có tần suất hỏng cao bất thường
3. Chuẩn hoá danh mục vật tư và kiểm soát kho chặt chẽ
Danh mục vật tư và phụ tùng thay thế sẽ được xây dựng lại theo hướng thống nhất tên gọi, mã vật tư và đơn vị tính giữa các bộ phận. Đồng thời, phần mềm cần cho phép theo dõi tồn kho theo thời gian thực, cảnh báo khi vật tư xuống thấp, hỗ trợ đặt hàng và phân bổ hợp lý.
Tiêu chí yêu cầu:
– Hệ thống mã hoá vật tư chuẩn hoá
– Tự động trừ kho khi thực hiện bảo trì
– Cảnh báo vật tư gần hết hoặc sắp hết hạn sử dụng
– Báo cáo lịch sử xuất – nhập – tồn theo thiết bị hoặc bộ phận sử dụng
4. Tối ưu công việc của kỹ thuật viên – Đơn giản, trực quan, dễ tiếp cận
Một trong những rào cản lớn nhất khi triển khai phần mềm bảo trì là đội ngũ kỹ thuật không quen thao tác trên hệ thống phức tạp. Do đó, nền tảng được lựa chọn phải ưu tiên trải nghiệm người dùng, đặc biệt là khả năng thao tác trên di động hoặc máy tính bảng tại hiện trường, với giao diện đơn giản và hướng dẫn rõ ràng.
Tiêu chí yêu cầu:
– Giao diện thân thiện, hỗ trợ tiếng Việt
– Có app trên điện thoại để nhận việc, báo cáo tiến độ và cập nhật hình ảnh thực tế
– Cho phép làm việc offline tại hiện trường (sau đó đồng bộ dữ liệu)
5. Đưa ra dữ liệu báo cáo phân tích kịp thời – hỗ trợ ra quyết định
Ban quản lý cần nhìn rõ được hiệu quả của hoạt động bảo trì: thiết bị nào hỏng nhiều nhất? Tổ nào xử lý chậm? Mức độ sử dụng vật tư ra sao? Tất cả đòi hỏi hệ thống báo cáo động, dễ hiểu, trực quan, giúp hỗ trợ ra quyết định điều chỉnh hoặc đầu tư kịp thời.
Tiêu chí yêu cầu:
– Báo cáo theo thời gian thực (Realtime dashboard)
– Theo dõi chỉ số MTTR, MTBF, % hoàn thành đúng hạn
– Cho phép tuỳ chỉnh báo cáo theo mục tiêu doanh nghiệp
– Có biểu đồ, bảng phân tích dễ đọc, dễ chia sẻ
Một phần mềm bảo trì không chỉ là công cụ vận hành, mà còn là nền tảng chuyển đổi số sản xuất. Đối với Puratos Grand-Place, việc tìm kiếm một giải pháp phù hợp như SpeedMaint CMMS không đơn thuần là số hoá quy trình bảo trì, mà là bước đi chiến lược để xây dựng một hệ thống vận hành hiện đại – minh bạch – bền vững cho cả hai nhà máy, tạo nền tảng phát triển lâu dài trong ngành thực phẩm đầy cạnh tranh.
Cùng chờ xem quá trình triển khai thực tiễn cùng những kết quả đạt được sau khi Puratos Grand-Place Việt Nam triển khai Giải pháp phần mềm Quản trị Bảo trì SpeedMaint CMMS cho hệ thống nhà máy sản xuất quy mô lớn tại Bình Dương trong bài viết tiếp theo.
Công ty TNHH MTV phần mềm SpeedMaint
Hotline: 0912 76 5656
Email: marketing@speedmaint.com
Website: https://speedmaint.com/
Fanpage: https://www.facebook.com/phanmemquanlybaotri
Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemquanlybaotrispeedmaint
Văn phòng Hà Nội: Khu văn phòng tầng 3, toà nhà CT1, Khu nhà ở Bộ Công An, đường Phạm Văn Đồng, phường Cổ Nhuế 2, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Văn Phòng HCM: Tầng 6 Tòa nhà Parami, 140 Bạch Đằng, P.2, Q. Tân Bình, TP. HCM
