Trang chủ » Tây Đô JSC chuyển mình số hóa quản lý đề xuất, vật tư & bảo trì với phần mềm Quản lý Bảo trì SpeedMaint CMMS

Tây Đô JSC chuyển mình số hóa quản lý đề xuất, vật tư & bảo trì với phần mềm Quản lý Bảo trì SpeedMaint CMMS

Bối cảnh thực tế tại Tây Đô JSC -Áp lực trong quản lý vận hành

Công ty Cổ Phần Đầu tư Xuất Nhập Khẩu Tây Đô (Tây Đô JSC) được biết đến là một trong những công ty trực thuộc Tập đoàn Anh Quân Strong – Tập đoàn lớn hoạt động đa ngành đa như: Khai thác và chế biến khoáng sản, xây dựng các công trình có quy mô lớn, kinh doanh bất động sản, sản xuất hàng tiêu dùng dựa trên nền tảng các sản phẩm chủ lực phục vụ ngành du lịch, nghỉ dưỡng, chăm sóc sức khoẻ…

*Tháp doanh nhân – Công trình và trụ sở chính của Tây đô JSC (ảnh: SpeedMaint sưu tầm)*

Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý bảo trì và tối ưu hóa vận hành thiết bị, Tây Đô JSC, đã phối hợp cùng SpeedMaint tổ chức buổi giới thiệu và demo giải pháp SpeedMaint CMMS ngay tại doanh nghiệp. Đây là bước đi quan trọng giúp Tây Đô JSC từng bước chuyển đổi từ phương pháp quản lý thủ công sang hệ thống số hóa hiện đại và minh bạch hơn. Trong quá trình làm việc và khảo sát thực tế tại Tây Đô JSC, một bức tranh vận hành quen thuộc đã hiện ra:
– Doanh nghiệp đang trên đà phát triển nhanh, khối lượng công việc tăng mạnh

– Nhưng hệ thống vận hành và quản lý trang thiết bị, máy móc vẫn dừng lại ở mức thủ công.

– Làm việc liên phòng ban vẫn còn rời rạc, chưa liên kết

– Mỗi ngày, số lượng đề xuất liên quan đến mua vật tư, sửa chữa thiết bị hay thanh lý tài sản phát sinh liên tục.

– Toàn bộ quá trình phân loại và đánh giá mức độ ưu tiên lại phụ thuộc vào một hai cá nhân đánh giá và phân loại.

– Khiến việc xử lý không chỉ chậm mà còn mang tính cảm tính, đặc biệt trong những thời điểm cao điểm khi số lượng đề xuất tăng đột biến.

Song song với đó, quy trình duyệt vật tư kéo dài qua nhiều cấp, các báo giá được lưu trữ rời rạc dưới dạng file hoặc giấy tờ, khiến việc theo dõi tiến độ trở nên khó khăn. Khi một đề xuất bị chậm trễ, gần như không có cách nào để xác định chính xác nó đang “tắc” ở đâu.

Ở một góc độ khác, việc quản lý kho và vật tư cũng chưa được đồng bộ. Do chưa có hệ thống dữ liệu tập trung, doanh nghiệp không thể nắm được tồn kho thực tế tại từng thời điểm. Điều này dẫn đến hai kịch bản thường xuyên xảy ra: hoặc thiếu vật tư khi cần gấp, hoặc tồn kho dư thừa gây lãng phí chi phí.

Đáng chú ý hơn cả là việc quản lý thiết bị và bảo trì. Các máy móc tại mỏ, nhà máy hay kho chưa có hồ sơ số hóa đầy đủ. Lịch sử sửa chữa không được lưu trữ nhất quán và kế hoạch bảo trì gần như phụ thuộc hoàn toàn vào kinh nghiệm của con người. Đây chính là một rủi ro lớn, bởi khi xảy ra sự cố, doanh nghiệp không có dữ liệu để truy vết nguyên nhân hoặc tối ưu lại quy trình.

Bài toán cốt lõi: Thiếu một hệ thống liên thông

Đối với Tây Đô JSC nói riêng cũng như hầu hết các công ty trong ngành xuất nhập khẩu nói chung, những vấn đề trên không tồn tại riêng lẻ, mà đều xuất phát từ một nguyên nhân chung: thiếu một hệ thống quản lý xuyên suốt toàn bộ vòng đời vận hành.

Một đề xuất vật tư không chỉ dừng ở việc “tạo và duyệt”, mà còn liên quan trực tiếp đến mua sắm, nhập kho, sử dụng và cuối cùng là bảo trì thiết bị. Khi các khâu này không được kết nối với nhau, dữ liệu bị phân mảnh và doanh nghiệp mất đi khả năng kiểm soát tổng thể.

Bài toán đặt ra không đơn thuần là số hóa từng phần nhỏ, mà cần một giải pháp phần mềm có thể liên kết toàn bộ quy trình này thành một dòng chảy thống nhất.

Từ vận hành thủ công đến quản trị dựa trên dữ liệu

Dựa trên hiện trạng và nhu cầu thực tế của Tây Đô JSC, SpeedMaint đề xuất triển khai giải pháp phần mềm Quản lý bảo trì SpeedMiant CMMS với vai trò là nền tảng trung tâm, giúp kết nối toàn bộ quy trình từ đề xuất đến bảo trì.

Điểm khác biệt của hệ thống không nằm ở từng tính năng riêng lẻ, mà ở cách các tính năng này liên kết chặt chẽ với nhau để tạo thành một quy trình hoàn chỉnh.

Khi một đề xuất được tạo trên hệ thống, người dùng không chỉ nhập thông tin cơ bản mà còn xác định rõ mức độ cấp thiết, loại nhu cầu và tài sản liên quan. Dựa trên các dữ liệu này, hệ thống hỗ trợ người duyệt nhanh chóng nhận diện đâu là những yêu cầu cần được ưu tiên xử lý ngay, thay vì phải đọc và đánh giá thủ công từng đề xuất như trước.

Sau khi được phê duyệt, đề xuất không bị “đứt gãy” mà tiếp tục được chuyển đổi trực tiếp thành đơn mua. Toàn bộ quá trình trao đổi, báo giá và ra quyết định đều được thực hiện ngay trên hệ thống, thay vì phân tán qua nhiều group chat khác nhau. Khi đơn mua được chốt, hóa đơn có thể được scan và lưu trữ trực tiếp, đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng kiểm tra về sau.

Ở giai đoạn nhập kho, hệ thống tự động cập nhật số lượng tồn, đồng thời cho phép quản lý nhiều kho tại các địa điểm khác nhau như mỏ, nhà máy hay kho trung tâm. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng vật tư theo thời gian thực và chủ động trong việc điều phối.

*Giải pháp Quản lý Bảo trì SpeedMaint CMMS*

Số hóa thiết bị và bảo trì bằng QR Code

Một trong những điểm quan trọng nhất trong giải pháp là việc số hóa toàn bộ thiết bị. Mỗi máy móc được gắn một mã QR riêng, đóng vai trò như “chìa khóa” để truy cập toàn bộ thông tin liên quan.

Chỉ với một thao tác quét mã, người vận hành có thể xem được lịch sử sửa chữa, các lần bảo trì trước đó và tình trạng hiện tại của thiết bị. Khi phát sinh sự cố, yêu cầu sửa chữa có thể được tạo ngay lập tức trên hệ thống, đảm bảo thông tin được ghi nhận đầy đủ và không bị thất lạc.

Việc này không chỉ giúp giảm phụ thuộc vào trí nhớ con người, mà còn tạo ra một nguồn dữ liệu quý giá để doanh nghiệp phân tích và tối ưu hoạt động bảo trì trong dài hạn.

*Tính năng quản lý thông tin tài sản, thiết bị bằng QR trên SpeedMaint CMMS*

Khả năng theo dõi và ra quyết định theo thời gian thực

Khi toàn bộ dữ liệu được tập trung trên một nền tảng duy nhất, ban lãnh đạo không còn phải chờ báo cáo tổng hợp theo tuần hay theo tháng. Thay vào đó, họ có thể theo dõi trực tiếp tình hình vận hành trong ngày: có bao nhiêu đề xuất được tạo, bao nhiêu đơn đã được duyệt và những hạng mục nào đang bị chậm trễ.

Điều này mở ra khả năng ra quyết định nhanh và chính xác hơn, đặc biệt trong các tình huống cần phản ứng kịp thời để tránh gián đoạn sản xuất.

Giá trị mang lại cho doanh nghiệp

Việc triển khai phần mềm Quản lý Bảo trì SpeedMaint CMMS không chỉ giúp giải quyết các vấn đề hiện tại đang tồn đọng của Tây Đô JSC, mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển lâu dài. Khi quy trình được chuẩn hóa và dữ liệu được số hóa, Tây Đô JSC hoàn toàn có thể:

– Giảm đáng kể thời gian xử lý công việc

– Kiểm soát tốt hơn chi phí liên quan đến vật tư và bảo trì.

– Mọi hoạt động đều có thể được truy vết rõ ràng, giúp nâng cao tính minh bạch và khả năng kiểm soát nội bộ.

Câu chuyện tại Tây Đô JSC phản ánh một giai đoạn chuyển mình mà nhiều doanh nghiệp đang trải qua: Từ vận hành dựa trên kinh nghiệm sang vận hành dựa trên dữ liệu.

Việc triển khai một hệ thống quản lý đồng bộ như SpeedMaint CMMS không chỉ là một bước đi về công nghệ, mà là một bước chuyển trong tư duy quản trị. Khi mọi quy trình được kết nối và mọi dữ liệu được ghi nhận, doanh nghiệp không chỉ vận hành hiệu quả hơn, mà còn có nền tảng vững chắc để mở rộng trong tương lai.

Liên hệ với SpeedMaint ngay hôm nay để sở hữu giải pháp quản lý bảo trì tối ưu, giúp doanh nghiệp của Anh/Chị thành dẫn đầu xu hướng quản lý bảo trì thông minh, tiết kiệm và minh bạch.