Cả hai loại phần mềm CMMS này đều có chức năng giúp doanh nghiệp quản lý bảo trì nhưng sự khác biệt nằm ở những yếu tố về tính năng, chi phí, cách thức triển khai chứng. Mỗi tùy chọn ở hai phần mềm này đều rất khác nhau, do đó doanh nghiệp cần nắm rõ sự khác biệt cũng như ưu, nhược điểm của từng loại phần mềm. Qua đó giúp nhà quản trị lựa chọn chính xác phần mềm bảo trì phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
1. Phần mềm CMMS Cloud là gì?
Phần mềm CMMS Cloud là hệ thống quản lý bảo trì được tích hợp lưu trữ và quản lý dữ liệu dựa trên công nghệ đám mây. CMMS Cloud cho phép người dùng truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi ở nhiều thiết bị khác nhau chỉ cần có tài khoản đăng ký và kết nối internet.
Phần mềm CMMS Cloud nền tảng điện toán đám mây là ứng dụng bao gồm 6 đặc điểm sau đây:
- Phần mềm và phần cứng: Tất cả phần mềm và phần cứng được phát triển, cài đặt, chạy, quản lý và duy trì bởi nhà cung cấp bên thứ ba. Sau đó doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm CMMS Cloud bằng cách kết nối internet.
- Cài đặt và bảo trì: Nhà cung cấp lưu trữ phần mềm trên máy chủ và có trách nhiệm đảm nhận tất cả cài đặt, quản lý, bảo mật dữ liệu và nâng cấp.
- Hệ thống truy cập: Các tính năng của phần mềm CMMS dựa trên đám mây có thể được truy cập ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào, trên các trang web khác nhau thông qua internet. Một số hệ thống thậm chí có thể được sử dụng nếu bạn mất kết nối Internet trong một hoặc hai giờ.
- Khả năng di động, linh hoạt: hệ thống CMMS Cloud nền tảng đám mây có ứng dụng CMMS di động riêng biệt và có thể được truy cập thông qua thiết bị di động.
- Cấu trúc thanh toán: Hầu hết phần mềm CMMS dựa trên đám mây được mua theo mô hình đăng ký trả phí theo tính năng, số lượng người truy cập, thời gian sử dụng.
2. Phần mềm CMMS license (on-premise) là gì?
Phần mềm CMMS License (on-premise) là phần mềm bảo trì CMMS mà dữ liệu bảo trì được đặt cố định ở một máy chỉ duy nhất. Phần mềm CMMS License không cho phép di chuyển thông tin, dữ liệu ra bên ngoài do đó người dùng phải có mặt tại nơi cài đặt thiết bị và kết nối mạng với hệ thống CMMS.
Đặc điểm của phần mềm CMMS License:
- Phần mềm và phần cứng: Tất cả phần cứng được yêu cầu, như máy chủ, được đặt tại chỗ. Phần mềm này thường yêu cầu các thiết lập tùy chỉnh rộng rãi bởi nhà cung cấp, nhà thầu hoặc nhân viên nội bộ.
- Cài đặt và bảo trì: Việc thiết lập phần mềm và phần cứng thường được thực hiện trong nhà với sự hỗ trợ hạn chế từ bên ngoài hoặc bởi một nhà cung cấp với chi phí cao. Công ty phải chịu trách nhiệm về bảo mật và lưu trữ dữ liệu cũng như bất kỳ nâng cấp nào đối với phần mềm.
- Hệ thống truy cập: Truy cập phần mềm tại chỗ yêu cầu người dùng phải có mặt tại chỗ và được kết nối với cùng một mạng với CMMS.
- Khả năng di động: Phần mềm CMMS tại chỗ cung cấp khả năng di động rất hạn chế và hầu hết đều không có.
- Cơ cấu chi trả: Các công ty thường trả chi phí trả trước một lần để sử dụng phần mềm.
>>> Xem thêm bài viết: Tầm Quan Trọng Của Việc Bảo Trì Tài Sản Trong Doanh Nghiệp
3. Sự khác biệt “then chốt” giữa CMMS Cloud và CMMS License
Sự khác biệt giữa phần mềm CMMS Cloud và CMMS License nằm ở những yếu tố về chi phí, tính năng, cách thức triển khai, độ tin cậy và bảo mật, khả năng nhân rộng CMMS:
1. Xét ở góc độ Chi phí
Chi phí là một yếu tố quan trọng khi lựa chọn bất cứ một phần mềm nào. Đối với CMMS, doanh nghiệp có ba loại chi phí cần theo dõi để có quyết định đúng đắn sau:
- Chi phí trả trước: Chi phí trả trước bao gồm phí giấy phép, tùy chỉnh, cài đặt và tích hợp. Phí cấp phép và tùy chỉnh thường tốn kém hơn đối với CMMS License.
- Chi phí định kỳ: Chi phí định kỳ bao gồm phí đăng ký, dịch vụ hỗ trợ và bảo trì hệ thống (tức là cập nhật và nâng cấp).
- Chi phí bổ sung: Chi phí bổ sung bao gồm đào tạo, di chuyển dữ liệu, nhân viên CNTT và phần cứng (như máy chủ). Phần mềm CMMS License thường có chi phí cao hơn do nhu cầu mua và bảo trì phần cứng, cũng như nhu cầu trả tiền cho chuyên môn CNTT.
Có thể thấy phần mềm CMMS, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về chi phí liên tục của phần cứng máy chủ, tiêu thụ điện năng và không gian. Trong khi đó, doanh nghiệp sử dụng phần mềm CMMS Cloud chỉ cần trả tiền cho tài nguyên mà họ sử dụng mà không phải trả chi phí bảo trì và bảo trì, đồng thời giá có thể điều chỉnh lên hoặc xuống tùy thuộc vào lượng tiêu thụ.
2. Về tính năng đa dạng
Các tính năng CMMS doanh nghiệp cần theo dõi ở CMMS Cloud và CMMS License:
- Số lượng tính năng: Cả hai loại CMMS đều có nhiều tính năng, tuy nhiêncác nhà cung cấp phần mềm CMMS Cloud thường xuyên cập nhật các công cụ mới hơn. Các tính năng trên CMMS dựa trên đám mây phụ thuộc vào gói đăng ký của doanh nghiệp.
- Trường tùy chỉnh: Phần mềm CMMS License có khả năng tùy biến cao khi cài đặt, nhưng khó thay đổi sau này. Các tính năng phần mềmCMMS dựa trên đám mây có thể dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp.
- Dễ sử dụng: Phần mềm CMMS Cloud được thiết kế cho nhiều đối tượng người dùng, giúp bạn dễ dàng chọn các tính năng phù hợp nhất cho công việc và thực hiện với ít lần nhấp hơn.
- Khả năng di động: Hầu hết các hệ thống CMMS dựa trên đám mây đều có các ứng dụng dành cho thiết bị di động có thể truy cập bằng thông tin đăng nhập và kết nối internet giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu bảo trì mọi lúc mọi nơi.
- Khả năng tích hợp: Các hệ thống bảo trì dựa trên đám mây dễ dàng mở rộng, tích hợp hơn.
Nhìn chung CMMS Cloud có đa dạng tính năng và dễ dàng điều chỉnh các trường trong phần mềm hơn. Điều này giúp các doanh nghiệp thiết lập kế hoạch quản lý, vận hành phù hợp với nội bộ doanh nghiệp hơn.
>>> Xem thêm bài viết: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị thời đại chuyển đổi số 4.0
3. Cách thức triển khai
Sự thành công của CMMS thường phụ thuộc vào việc triển khai hiệu quả và chính xác. Lựa chọn phần mềm phù hợp đóng vai trò rất quan trọng để đảm bảo mọi thứ từ cài đặt đến người dùng sử dụng diễn ra suôn sẻ mà không gặp trở ngại nào.
- Độ dễ để triển khai: Phần mềm CMMS license yêu cầu kỹ thuật chuyên môn cao để triển khai trong khi đó CMMS Cloud lại không yêu cầu. Do đó sử dụng phần mềm CMMS có thể tiết kiệm đáng kể thời gian thực hiện.
- Đào tạo và hỗ trợ: Phần mềm License không đi kèm với đào tạo bên ngoài và rất ít dịch vụ hỗ trợ. Đối với CMMS Cloud, nhà cung cấp cập nhật rất nhiều dịch vụ hỗ trợ được tích hợp trong các gói đăng ký.
- Dễ dàng di chuyển dữ liệu: Vì bất kỳ máy tính nào cũng có thể truy cập phần mềm CMMS Cloud nên việc nhập, tải dữ liệu từ bảng tính hoặc hệ thống cũ hơn sẽ dễ dàng hơn nhiều.
4. Độ tin cậy và bảo mật
Một lần rò rỉ dữ liệu hoặc sự cố hệ thống dữ liệu bảo trì có thể gây ra thảm họa cho nhóm bảo trì của công ty. Do đó, một trong những vấn đề được doanh nghiệp quan tâm nhất khi lựa chọn phần mềm CMMS chính là tính bảo mật – an toàn dữ liệu:
- Quản lý dữ liệu: Phần mềm CMMS tại chỗ License có thể đạt hiệu quả bảo mật cao do ít người truy cập vào máy chủ.Tuy nhiên máy chủ có thể bị đe dọa bởi tin tặc, hacker hơn hệ thống CMMS Cloud. Hiện nay, các nhà cung cấp CMMS dựa trên đám mây hợp tác với các công ty như Amazon để lưu trữ dữ liệu một cách an toàn. Họ cũng đảm nhận việc sao lưu nó, vì vậy dữ liệu không bao giờ bị mất hoặc bị phá hủy.
- Cài đặt và cập nhật bảo mật: Cài đặt và cập nhật bảo mật trên hệ thống CMMS Cloud đám mây do nhà cung cấp phần mềm xử lý. Các biện pháp bảo mật cho phần mềm tại chỗ license phải được phát triển trong nhà hoặc bởi một nhà tư vấn đã ký hợp đồng, điều này sẽ tốn kém và rủi ro hơn.
- Độ tin cậy và an toàn: Nếu một máy chủ dựa trên đám mây gặp sự cố, một máy chủ dự phòng sẽ hoạt động ngay lập tức, ngăn chặn sự cố. Nếu máy chủ tại chỗ gặp sự cố, CMMS sẽ không khả dụng cho đến khi nó có thể được khắc phục.
5. Nhân rộng CMMS
Doanh nghiệp sẽ ngày càng có xu hướng mở rộng quy mô và không ngừng phát triển. Do đó, phần mềm CMMS cũng cần được mở rộng phù hợp với sự gia tăng về số lượng tài sản cũng như số lượng nhân viên trong doanh nghiệp. Vì vậy công tác lựa chọn phần mềm CMMS Cloud hay CMMS License sẽ giúp doanh nghiệp tối đa hóa giá trị trong tương lai.
Hãy cùng xem cách hai loại phần mềm này mở rộng dữ liệu CMMS cho doanh nghiệp:
- Cập nhật và nâng cấp sản phẩm: Các nhà cung cấp CMMS Cloud điện toán đám mây thường xuyên giới thiệu và tự động áp dụng các bản cập nhật và nâng cấp cho phần mềm. Trong khi đó, phần mềm tại chỗ License có thể tốn kém thời gian và chi phí hơn bởi quá trình nâng cấp diễn ra phức tạp hơn.
- Khả năng đa trang web: Quản lý một CMMS tại chỗ License trên nhiều trang web tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc và công sức. Tuy nhiên, công nghệ Cloud có thể giúp các doanh nghiệp quản lý và sử dụng hàng trăm Website một các dễ dàng.
- Thêm người dùng hoặc giấy phép: Việc thêm người dùng vào CMMS Cloud dựa trên đám mây có thể được thực hiện trong vài phút. Trong khi đó, Thao tác đó có thể kéo dài tới vài ngày ở CMMS License.
4. Doanh nghiệp nên chọn phần mềm công nghệ nào?
Cả hai loại phần mềm đều có những điểm cộng và điểm trừ khác nhau. Tuy nhiên chúng ta có thể thấy phần mềm CMMS Cloud có những nét nổi trội hơn hẳn đặc biệt về mặt tính năng linh hoạt giúp đội ngũ doanh nghiệp quản lý, vận hành công tác bảo trì bất cứ khi nào và ở đâu. Phần mềm CMMS License không làm được điều đó. Mặt khác, CMMS Cloud có mức chi phí tối ưu và đảm bảo an toàn thông tin hơn CMMS tại chỗ on-premise.
Có thể thấy phần mềm CMMS Cloud điện toán đám mây hiện nay đã được triển khai rất rộng rãi. Tại Mỹ 78% doanh nghiệp đã triển khai công nghệ Cloud vào hệ thống bảo trì cũng như chiến lược kinh doanh của mình. Do đó, CMMS Cloud chắc chắn sẽ trở thành xu hướng bảo trì ở Việt Nam trong năm 2021.
Tham khảo phần mềm Speedmaint CMMS Cloud:
>>> Xem thêm bài viết: 7 Lý do Doanh nghiệp cần chuyển đổi “cài đặt CLOUD” trong năm 2021
*Nguồn: Fiix
