SICOM – Tỏa sáng trong “làng” Xây dựng Việt
Thành lập năm 2011, SICOM đã trở thành một cái tên quen thuộc trong lĩnh vực xây dựng tại Việt Nam. Hiện nay, doanh nghiệp đang sở hữu hàng trăm kiến trúc sư và kỹ sư dày dặn kinh nghiệm với sứ mệnh mang lại diện mạo hoàn toàn mới cho cơ sở hạ tầng Việt Nam. Không chỉ bao phủ thị trường nội địa, SICOM đã có mặt ở các nước ngoại quốc như: Singapore, Nhật Bản,…Các công trình như chung cư, văn phòng, biệt thự trải dài tại nhiều quốc gia.
Sở hữu hơn 2000 thiết bị, máy móc tài sản SICOM hiện đã ở vị trí số 1 trong ngành. Tuy nhiên với khối lượng máy móc tài sản quá lớn, công ty cũng vấp phải không ít các vấn đề về sự cố máy móc hư hỏng, gây gián đoạn công việc của đội ngũ kinh doanh và hao hụt ngân sách của công ty.
Chính vì lý do đó, SICOM đã “bắt tay” với Speedmaint CMMS nhằm cải thiện tình trạng máy móc thiết bị hư hỏng, khó kiểm soát, thất thoát đang thường trực tại doanh nghiệp.
10 “KHÓ” trong công tác Quản lý tài sản tại SICOM
“Xây dựng” là ngành cần mua sắm và phát sinh số lượng lớn tài sản, máy móc thiết bị. Bên cạnh đó, đây là ngành làm việc không cố định và thực thi công trình ngoài hiện trường do đó việc kiểm kê, kiểm soát tài sản gặp rất nhiều bất cập và tốn thời gian của đội ngũ bảo trì. Hãy xem đội ngũ SICOM nói gì về những khó khăn trong quá trình quản lý tài sản của họ:
1. “Khó” kiểm soát tài sản.
Đội ngũ quản lý công trình tại SICOM cho biết: Tình trạng máy móc, thiết bị sử dụng tại công trường thất thoát không rõ nguyên nhân, hư hỏng, gặp sự cố đã xảy ra tại các dự án xây dựng. Điều này gây gián đoạn quy trình làm việc đội ngũ nhân viên và gây lãng phí chi phí của doanh nghiệp.
2. “Khó” quản lý hiệu suất làm việc của đội ngũ công nhân
Ông Trần Việt Anh – Giám đốc đơn vị cho biết: “Ban lãnh đạo rất khó khăn trong việc theo dõi thời gian thực đội ngũ công nhân có mặt làm việc tại công trường. Hầu hết kết quả hiệu suất làm việc của công nhân thông qua giám sát viên. Điều này gây tình trạng thiếu minh bạch, gian lận. Do đó chúng tôi rất mong muốn có một thiết bị giám sát nhân viên làm việc hiệu quả.
3. Lãng phí chi phí Nhân sự
Do công tác quản lý thông tin, dữ liệu còn được thực hiện bảng bảng tính excel hoặc phần mềm CMMS license tại chỗ nên chi phí nhân sự thực hiện thủ công đổ dữ liệu, báo cáo dữ liệu diễn ra trong thời gian khá lâu gây lãng phí chi phí nhân sự.
4. Chi phí quản lý kho, quản lý tài sản quá lớn
SICOM đang sở hữu hơn 2000 tài sản. Do đó chi phí nhân sự, chi phí quản lý tài sản, kho hàng tại doanh nghiệp này khá lớn.
5. “Khó” quản lý công tác bảo trì máy móc thiết bị
Theo Ông Nguyễn Văn Hiến – Quản lý kỹ thuật tại SICOM chia sẻ: “Công tác quản lý bảo trì tại doanh nghiệp đang được triển khai thủ công do đó hiệu quả bảo trì không cao”.
6. “Khó” kết nối các nhóm quản lý bảo trì
Các nhóm bảo trì, nhóm xây dựng tại doanh nghiệp được quản lý và làm việc theo chỉ huy của người quản lý trực tiếp chưa có sự gắn kết, trao đổi kinh nghiệm, công việc giữa các bộ phận.
7. Lịch sử bảo trì khó cập nhật
Lịch sử bảo trì được quản lý trên bảng tính Excel nên không được thông báo nhắc nhở bảo trì định kỳ dẫn đến lịch trình bảo trì thường quá hạn làm cho hệ thống máy móc đôi khi xảy ra vấn đề ngoài ý muốn.
8. Thông tin tài sản, thông tin bảo trì bị rò rỉ
Theo Ông Trần Việt Anh: Hệ thống thông tin, dữ liệu của công ty đã có lúc bị thất lạc không rõ nguyên nhân dẫn đến tình trạng khó kiểm soát lịch sử làm việc, lịch sử bảo trì trong doanh nghiệp. Bên cạnh đo đội ngũ quản lý phải làm lại dữ liệu báo cáo đã bị thất lạc làm mất thời gian và rườm rà.
9. Quản lý tồn kho, thiết bị phụ tùng không hiệu quả
Quản lý hàng lưu kho và thiết bị phụ tùng thay thế là công việc quan trọng trong để thực hiện tốt hoạt động sản xuất, phân phối cũng như bảo trì. Tuy nhiên hoạt động này tại SICOM đang được thực hiện không hiệu quả đặc biệt trong quản lý số lượng hàng trong kho và tình trạng hoạt động của tài sản, thiết bị.
10. Thiếu linh hoạt trong việc trao đổi, gửi báo cáo cho người giám sát
Việc trao đổi thông tin, giao nhiệm vụ, làm báo cáo, đánh giá kết quả hoạt động bảo trì thiếu linh hoạt là vấn đề đang tồn đọng tại SICOM.
Đứng trước những thách thức đó, đội ngũ SICOM luôn mong muốn tìm giải pháp thay đổi mô hình làm việc quản lý bảo trì của mình. Do đó, công ty đã hợp tác với Speedmaint CMMS thực hiện triển khai mô hình làm việc và quản lý trên nền tảng công nghệ
Vậy SICOM đã vấp phải những rào cản gì trong quá trình triển khai phần mềm quản lý bảo trì CMMS?
Rào cản khi “chuyển mình” hướng tới CMMS Cloud của SICOM
Hiện nay, SICOM đang có dự án triển khai tại Bệnh viện Ung Bướu quận Bình Thạnh và Quận 9 thành phố Hồ Chí Minh. Do đó, doanh nghiệp cần một phần mềm giúp nhân viên thực hiện checklist dễ dàng, nhanh chóng, hỗ trợ chụp ảnh. Bên cạnh đó giúp nhân viên có thể tự theo dõi tiến độ công việc, cũng như quản lý kiểm soát được tình trạng thiết bị được tổng hợp tại một nơi và tiến độ của nhân viên.
Ngoài ra phần mềm có thể ghi nhận lại toàn bộ lịch sử bảo trì hệ thống, thiết bị vận hành của bệnh viện. Một số rào cản khi SICOM tiến hành sử dụng phần mềm CMMS:
- SICOM có nhu cầu vừa bảo trì tài sản thiết bị vừa có nhu cầu theo dõi vận hành. Do đó, đơn vị này cần có thời gian đào tạo, thích nghi với những tính năng của phần mềm.
- Doanh nghiệp cũng gặp khó khăn trong việc cập nhật và lưu trữ lịch sử bảo trì do trước đây thực hiện ghi chép lịch sử thủ công và bảng tính excel. Do đó, khi chuyển qua thực hiện trên phần mềm sẽ có rất nhiều trường thông tin chi tiết phải khai báo, khá công phu.
Tuy nhiên, dưới sự hỗ trợ nhiệt tình của đơn vị cung cấp Speedmaint về phương án đào tạo, truy xuất dữ liệu. SICOM đã quyết định thực hiện triển khai thí điểm 45 ngày phần mềm CMMS Cloud.
Sau thời gian thực hiện thí điểm Ông Trần Việt Anh – Giám đốc SICOM cho biết: Sau thời gian trải nghiệm phần mềm Speedmaint CMMS đội ngũ nhân viên tại công ty đã quen với mô hình quản lý bảo trì này. Mặt khác, thời gian chết trong công ty giảm đi đáng kể, hiệu suất làm việc của nhân viên tăng lên rõ rệt. Ông cho rằng đây thật sự là giải pháp công nghệ hữu ích và tiến hành triển khai thực tế.
>>> Xem thêm bài viết: 7 Lý Do Doanh Nghiệp Cần Chuyển Đổi “Triển Khai CLOUD” Trong Năm 2021
Lộ trình triển khai thực tế Speedmaint CMMS tại SICOM trong tương lai
Quy trình triển khai phần mềm CMMS Cloud tại SICOM sẽ diễn ra như thế nào?
Quy trình triển khai CMMS cho SICOM
- Bước 1: Thực hiện triển khai CMMS tại 2 cơ sở của Bệnh viện Ung Bướu quận Bình Thạnh và Quận 9 thành phố Hồ Chí Minh. Với 20 hệ thống thiết bị dành cho vận hành của Bệnh viện, Bình thạnh gồm 68 điểm checklist, Quận 9 gồm hơn 200 điểm checklist ở giai đoạn 1.
- Bước 2: Khảo sát về nhu cầu quản lý bảo trì thực tế từ giám đốc, kỹ sư trưởng.
- Bước 3: Nhận dữ liệu: Danh sách thiết bị, quy trình checklist, danh sách người dùng – khởi tạo hệ thống, thiết lập kiểm tra phù hợp với các yêu cầu của ban lãnh đạo SICOM chuyển giao.
- Bước 4: Đào tạo và hỗ trợ 2 cơ sở trong quá trình dùng thử phần mềm
- Bước 5: Tiếp nhận các góp ý, yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa từ SICOM
- Bước 6: Bổ sung và theo dõi chỉnh sửa các tính năng khác SICOM yêu cầu
- Bước 7: Tổng kết và ký kết bàn giao
Định hướng tương lai của SICOM sau khi áp dụng CMMS
Hiện tại SICOM mới áp dụng các chức năng quản lý bảo trì trọng điểm của phần mềm Speedmaint CMMS. Trong khi đó còn rất nhiều tính năng như lập kế hoạch bảo trì, bảo trì định kỳ, quản lý định mức nguyên vật liệu, quản lý kho hàng, vật tư,…SICOM vẫn chưa triển khai.
Trong tương lai các toàn bộ tính năng của phần mềm sẽ được đội ngũ chuyên gia Speedmaint hỗ trợ triển khai cho SICOM và các dự án công ty đang triển khai cho khách hàng.
Tính năng vượt trội của Speedmaint CMMS – lý do SICOM chọn Speedmaint?
Tại sao SICOM lựa chọn Speedmaint làm giải pháp chuyển mình?
Thứ nhất, Đáp ứng được các nhu cầu cấp thiết của SICOM: như có app trên điện thoại, truy xuất thiết bị bằng cách quét mã QR code, nội dung checklist được tạo trường thông tin để lựa chọn giúp tiết kiệm thời gian. Bên cạnh đó các phương pháp bắt buộc chụp ảnh để hoàn thành kiểm tra, giúp đảm bảo nhân sự trung thực trong công việc tăng hiệu suất làm việc.
Hơn nữa, SICOM đã từng triển khai CMMS với một nhà cung cấp khác. Tuy nhiên điểm nổi bật ở Speedmaint đó là: gửi thông báo cho người giám sát khi kiểm tra bị nhân viên đánh giá là bất thường, ghi nhận thông tin lịch sử bảo trì trực tiếp bằng điện thoại, chụp ảnh báo cáo, giảm thời gian so với thực hiện bằng giấy tờ hay báo cáo qua zalo như trước.
Speedmaint giúp SICOM dễ dàng tổng hợp các báo cáo về kiểm tra, công việc bảo trì, tiến độ làm việc của nhân viên
Bên cạnh đó, Ông Trần Việt Anh – Giám đốc Doanh nghiệp còn nhận xét thêm: SpeedMaint có rất nhiều tính năng vượt trội như:
- Tính năng ghi nhận chỉ số điện nước, bằng cách quét mã QR code nhập chỉ số, phần mềm tự tổng hợp, giúp tiết kiệm thời gian ghi giấy và tự tổng hợp excel
- Tính năng cảnh báo vượt ngưỡng ứng dụng cho các thiết bị cần theo dõi điện thế U
- Thông tin dữ liệu được quản lý tập trung không giới hạn, tùy vào người dùng tổng hợp theo các thời gian tùy ý, khách với trước đây phải lưu nhiều file excel, hoặc phần mềm cũ phải tải báo cáo thành file excel để lưu lại
- Đội ngũ SICOM có thể chủ động setup thông tin, tự tạo mới hoặc chỉnh sửa thiết bị, nội dung kiểm tra, thông số báo động, thiết lập lịch kiểm tra mà không cần sự can thiệp của nhà cung cấp dịch vụ phần mềm như trước đây. Speedmaint linh động được theo các quy trình hoặc tình huống thực tế khác nhau.
>>> Xem thêm bài viết: Tìm hiểu chi tiết về phần mềm quản lý bảo trì Speedmaint CMMS
