Trang chủ » RPA – GIẢI PHÁP TỰ ĐỘNG HÓA CHO DOANH NGHIỆP

RPA – GIẢI PHÁP TỰ ĐỘNG HÓA CHO DOANH NGHIỆP

Tự động hóa thường khởi nguồn từ việc tự động hoá các tác vụ đơn giản bằng công nghệ RPA (tự động hóa quy trình bằng robot). Tuy nhiên, đó chỉ là bước mở đầu. Tiếp theo là giai đoạn tự động hóa thông minh (IA), nơi RPA được tích hợp với quản lý quy trình kinh doanh (BPM) và các giải pháp trí tuệ nhân tạo (AI). Sau đó xuất hiện AI doanh nghiệp, mở rộng khả năng bằng cách kết hợp tự động hóa thông minh với các công nghệ nhận thức như xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), xử lý tài liệu thông minh (IDP) và AI tạo sinh, tất cả được hỗ trợ bởi cơ chế quản trị AI chặt chẽ.

Hiện nay, chúng ta đã tiến sang một bước phát triển mới: tự động hóa tác nhân hay AI tác nhân. Trong mô hình này, các tác nhân AI có thể thực hiện những nhiệm vụ phức tạp hơn với ít sự giám sát của con người — chỉ cần đặt ra một mục tiêu, chúng sẽ tự động tìm cách thực hiện một cách hiệu quả.

Mặc dù RPA đã tiến hóa theo thời gian, nó vẫn giữ vai trò quan trọng trong nhiều hệ thống tự động hóa doanh nghiệp. Không phải mọi quy trình đều cần đến mức độ tự chủ tối đa của tác nhân AI; nhiều nhiệm vụ vẫn được xử lý hiệu quả bằng RPA. Bạn đang cân nhắc mức độ tự động hóa phù hợp cho từng phòng ban trong tổ chức? Đó chính là lĩnh vực mà chúng tôi có thể hỗ trợ.

RPA là gì?

RPA là một công nghệ giúp tự động hóa các tác vụ số một cách nhanh chóng và đáng tin cậy. RPA vẫn là công nghệ cốt lõi cho phép tự động hóa doanh nghiệp, hoạt động cùng với các công cụ AI, bao gồm AI tạo sinh, để triển khai quy trình kinh doanh với tốc độ cao và độ chính xác trên quy mô lớn.

RPA có mấy loại

RPA là phương pháp tự động hóa quy trình kinh doanh dùng robot phần mềm (hay bot) để thay thế các công việc kỹ thuật số mà con người thường thực hiện. Công nghệ này đặc biệt hiệu quả khi xử lý khối lượng lớn các tác vụ lặp đi lặp lại — ví dụ: trích xuất dữ liệu, điền biểu mẫu, sao chép-dán, tính toán, truyền tệp và tương tác với API — và có thể vận hành thông qua giao diện người dùng lẫn kết nối trực tiếp với hệ thống.

Một ưu điểm nổi bật của RPA là tính dễ triển khai. Việc thiết lập quy trình tự động thường không đòi hỏi kỹ năng lập trình sâu; những thao tác cơ bản giống như ghi lại hành động trên màn hình có thể giúp tạo nên một luồng tự động. Tuy nhiên, phiên bản dành cho doanh nghiệp được trang bị thêm các khả năng về bảo mật, tích hợp hệ thống, mở rộng quy mô và tuân thủ, cho phép điều phối hàng nghìn bot đồng thời và đảm bảo tính sẵn sàng cùng hiệu năng trên toàn tổ chức.

Điều cần làm rõ là RPA bản thân nó không phải là AI: nó hoạt động theo những quy trình được định nghĩa trước chứ không tự suy đoán hay học hỏi. Trong thực tế triển khai tại doanh nghiệp, RPA thường được kết hợp với các công nghệ AI để mở rộng phạm vi ứng dụng — xử lý các tình huống phức tạp hơn, cung cấp phân tích sâu hơn và tăng tốc quá trình phát hiện, phát triển tự động hóa.

Về cách vận hành, có ba mô hình RPA chính:

Ba mô hình chỉnh của RPA: RPA có sự tham gia, RPA không giám sát, RPA kết hợp

RPA có sự tham gia: bot hỗ trợ nhân viên theo thời gian thực, khởi tạo từ các kích hoạt hoặc đầu vào do người dùng cung cấp – phù hợp cho các nghiệp vụ tương tác như dịch vụ khách hàng hay hỗ trợ CNTT.
RPA không giám sát: bot chạy độc lập theo lịch trình hoặc sự kiện, không cần can thiệp con người – thường dùng cho các quy trình hậu cần như nhập liệu, tác vụ CNTT hay tích hợp hệ thống.
RPA kết hợp: kết hợp cả hai kiểu trên, cho phép bot và con người cộng tác trong cùng một luồng công việc, tối ưu hóa tốc độ thực thi đồng thời bảo đảm khả năng ra quyết định của con người khi cần.

Công nghệ RPA đem lại những lợi ích gì?

Tốc độ và hiệu quả

Robot phần mềm hoạt động cực kỳ nhanh chóng, đặc biệt là khi so sánh với con người khi thực hiện cùng một nhiệm vụ. Chúng cắt giảm đáng kể thời gian xử lý; một nhiệm vụ mà trước đây con người phải mất hàng giờ để hoàn thành giờ đây có thể được hoàn thành chỉ trong vài phút. Và không giống như một người làm việc vội vã, tốc độ này không ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra.

Tất nhiên, những hoạt động này không diễn ra riêng lẻ. Các tác vụ tự động hóa còn giúp tăng tốc và cải thiện các quy trình lớn, phức tạp hơn, đồng thời chuyển đổi nhiều hoạt động khác nhau trong toàn bộ tổ chức của bạn.

Độ chính xác loại bỏ lỗi của con người

Ai cũng mắc sai lầm, và không có gì ngạc nhiên khi lỗi của con người len lỏi vào khi con người dành nhiều giờ cho những công việc đơn điệu, lặp đi lặp lại. Nhưng bot RPA sẽ luôn hoạt động hoàn hảo. Miễn là chúng được hướng dẫn đúng cho nhiệm vụ của mình, bạn sẽ luôn nhận được kết quả đồng đều, có thể dự đoán được.

Giảm chi phí đáng kể

Robot phần mềm có năng suất cao hơn và chi phí thấp hơn nhiều so với số lượng nhân công tương đương cần thiết cho cùng một kết quả. Bất cứ khi nào bot IA/RPA thực hiện một nhiệm vụ, nhiệm vụ đó sẽ được hoàn thành nhanh hơn và chính xác hơn so với khi được thực hiện bởi con người. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí kinh doanh và giải phóng nhân viên của bạn để thực hiện các nhiệm vụ khác.

Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Một số điểm nhất định trong bất kỳ hành trình trải nghiệm khách hàng (CX) nào cũng sẽ được hưởng lợi từ “sự tương tác của con người”. Tuy nhiên, đối với các lĩnh vực khác, công nghệ IA/RPA mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng. Ví dụ, với những robot hoặc “nhân viên” này làm việc cùng nhân viên, khách hàng có thể mong đợi thời gian phản hồi nhanh hơn. Chatbot RPA cũng có thể trả lời các câu hỏi của khách hàng theo thời gian thực, 24/7.

Tiếp theo là lợi ích gián tiếp từ sự tự do của nhân viên. Bằng cách xử lý các công việc nặng nhọc, IA/RPA giúp nhân viên chăm sóc khách hàng có thời gian để xử lý các vấn đề phức tạp hơn của khách hàng. Họ có thể tập trung vào việc cung cấp phản hồi cá nhân xuất sắc để nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Tự do của nhân viên

Tự động hóa văn phòng IA/RPA giúp loại bỏ gánh nặng công việc đơn điệu như nhập liệu và xử lý hóa đơn cho nhân viên. Nó cho phép bạn tự động hóa quy trình thủ công để nhân viên có thể tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược và sáng tạo hơn.

Việc triển khai tự động hóa hệ thống back-end giúp đơn giản hóa quy trình làm việc, giải phóng nhân viên vốn được giao những công việc này. Giờ đây, họ có thể dành thời gian cho những công việc mang tính thử thách, sáng tạo và kích thích hơn.

RPA và công nghệ tự động hóa thông minh có thể mang lại nhiều lợi ích, nhưng con người và sức sáng tạo của con người vẫn là tài sản quý giá nhất của bạn. Giải phóng nhân viên để họ có thể giám sát, đánh giá và tinh chỉnh hoạt động một cách chiến lược sẽ là một trong những lợi ích lớn nhất của công cụ RPA.

Những tính năng và khả năng nào là then chốt trong công nghệ RPA?

Tự động hóa bằng robot giúp loại bỏ những quy trình thừa thãi, tốn thời gian và nguồn lực, từ đó giải phóng nhân lực để tập trung vào năng lực cốt lõi và các sáng kiến chiến lược. Khả năng này dựa trên nhiều tính năng nền tảng của RPA, gồm:

Bảo mật: Một yêu cầu thiết yếu khi xử lý dữ liệu nhạy cảm. Các nền tảng RPA thường tích hợp mã hóa và kiểm soát truy cập theo vai trò để bảo vệ dữ liệu và đảm bảo tính toàn vẹn dù có nhiều người dùng ở các cấp khác nhau.
Quản lý vòng đời tự động hóa: Hỗ trợ quản lý từ thiết kế bot, triển khai đến bảo trì, giúp các dự án tự động hóa luôn phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp và dễ điều chỉnh khi môi trường thay đổi.
Đo lường phù hợp với mục tiêu kinh doanh: Nền tảng tiên tiến cho phép liên kết và so sánh các sáng kiến tự động hóa với các mục tiêu kinh doanh cụ thể, giúp tối ưu hóa lợi tức đầu tư và đảm bảo chiến lược đồng bộ.
Tạo bot dễ dùng: Giao diện trực quan và chức năng kéo-thả cho phép người không phải lập trình viên cũng có thể xây dựng bot. Một số nền tảng còn tích hợp AI để tạo bot có khả năng xử lý các tác vụ phức tạp hơn.
Thị giác máy tính: Giúp bot tương tác với giao diện ứng dụng giống con người hơn, mở rộng phạm vi và độ chính xác khi tự động hóa trong các môi trường phức tạp.
Kiểm soát phiên bản: Rất quan trọng khi mở rộng quy mô trong các tổ chức lớn – cho phép nhiều nhà phát triển cùng làm việc, theo dõi thay đổi, phục hồi phiên bản trước và cập nhật mượt mà.
Tùy chọn lưu trữ và triển khai linh hoạt: Các giải pháp có thể được triển khai on‑premises hoặc trên đám mây, giúp doanh nghiệp lựa chọn mô hình phù hợp với ngân sách, yêu cầu pháp lý và nhu cầu mở rộng.
Xử lý lỗi và ngoại lệ thông minh: Khi bot gặp sự cố, hệ thống có thể thử lại, chuyển giao nhiệm vụ, hoặc gửi cảnh báo và báo cáo để con người can thiệp kịp thời, đảm bảo hoạt động liên tục và ổn định.
Nhận dạng ký tự quang học: Cho phép bot trích xuất và hiểu văn bản từ tài liệu hoặc hình ảnh phi cấu trúc, mở rộng khả năng tự động hóa các tác vụ như xử lý hoá đơn, biểu mẫu và email.
Tự động hóa không cần mã: Cung cấp khả năng thiết kế quy trình tự động mà không cần viết mã, giúp mọi thành viên trong tổ chức – kể cả người không chuyên kỹ thuật – tham gia đóng góp vào các sáng kiến tự động hóa.

Tham khảo Phần mềm quản lý bảo trì SpeedMaint CMMS

Phần mềm Quản lý bảo trì SpeedMaint CMMS là một giải pháp tiên phong dựa trên nền tảng Cloud, không yêu cầu cài đặt, dễ sử dụng. Cho phép doanh nghiệp truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, từ bất kỳ thiết bị hỗ trợ internet nào mà không cần cơ sở hạ tầng CNTT hay đội ngũ quản trị phần mềm chuyên biệt. SpeedMaint được xây dựng để giúp các tổ chức bước vào thế giới chuyển đổi kỹ thuật số, thay đổi cách quản lý và tương tác với tài sản cũng như các hoạt động bảo trì trong kỷ nguyên công nghiệp 4.0.

Mục tiêu chính của SpeedMaint là giúp thiết bị, phương tiện, tài sản của doanh nghiệp luôn ở trạng thái hoạt động tối ưu và phát huy tối đa lợi ích. Phần mềm đóng vai trò là một công cụ quản lý thống nhất, tích hợp tất cả các nghiệp vụ bảo trì trong một phần mềm và cơ sở dữ liệu tập trung.

Về mặt tính năng, SpeedMaint giúp doanh nghiệp số hóa quản lý toàn diện các hoạt động liên quan đến sử dụng và bảo trì thiết bị. Các tính năng nổi bật bao gồm quản lý tập trung mọi tài sản, hồ sơ lý lịch, lịch sử bảo trì, và nhà thầu. Phần mềm số hóa quy trình nghiệp vụ bảo trì thiết bị, bao gồm cả Bảo trì phòng ngừa (như lập kế hoạch bảo trì định kỳ) và Bảo trì khắc phục (như xử lý yêu cầu bảo trì sự cố). Thêm vào đó, SpeedMaint còn quản lý các nghiệp vụ liên quan như quản lý kho vật tư phụ tùng bảo trì, mua sắm, và ngân sách bảo trì. Giải pháp này còn cung cấp Hệ thống KPIs Dashboard tổng hợp theo nhiều chiều, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.

Việc SpeedMaint CMMS mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp thay đổi tư duy và cách thức làm việc của bộ phận bảo trì ngày càng hiện đại và tinh gọn hơn. Các lợi ích cụ thể bao gồm giảm thời gian ngừng hoạt động của thiết bị, tăng năng suất, giảm chi phí bảo trì, cải thiện quản lý hàng tồn kho, và tăng tuổi thọ của thiết bị.

SpeedMaint CMMS đã đồng hành với hơn 500 doanh nghiệp trong đa dạng các lĩnh vực như: Nhà Máy Sản Xuất, Y tế Bệnh Viện, Dịch vụ bảo trì, Tòa Nhà/Công Trình, Xây dựng, Chuỗi cửa hàng thực phẩm, Hàng Không/Cảng Biển, và Năng lượng. Đội ngũ tư vấn của SpeedMaint sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp tìm ra giải pháp tốt nhất, dù chỉ cần sản phẩm đầy đủ chức năng hay mở rộng tính năng theo mô hình của từng lĩnh vực.

>>Tham khảo thêm một số tài liệu khác:

15 Tiêu chí đánh giá doanh nghiệp sản xuất 2025

3 Xu Hướng Công Nghệ Mới Cho Nhà Máy Sản Xuất Thông Minh

Hướng dẫn triển khai quy trình 5s trong doanh nghiệp