Nên sử dụng phần mềm bảo trì thiết bị free or trả phí: Cái nào tốt hơn?

Nhu cầu sử dụng ứng dụng quản lý thiết bị ngày càng trở nên cấp thiết, bởi vậy có rất nhiều doanh nghiệp đang băn khoăn không biết nên lựa chọn phần mềm quản lý bảo trì thiết bị free hay trả phí thì phù hợp nhất? Bài viết dưới đây sẽ là câu trả lời, hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu nhé!

I. Ưu và nhược điểm của phần mềm bảo trì thiết bị free và trả phí

Ba yếu tố chính riêng biệt của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị free và trả phí đó là chức năng, cách triển khai và hỗ trợ. Nhìn sâu hơn vào từng mục sẽ thấy được điểm mạnh và điểm yếu nằm ở cả hai loại phần mềm bảo trì thiết bị.

1. Chức năng

Chức năng của phần mềm bảo trì thiết bị là các tính năng có sẵn và bạn có thể sử dụng chúng. Ví dụ: thiết lập bảo trì theo lịch trong CMMS là một chức năng. Còn về chức năng giữa phần mềm bảo trì thiết bị free và phần mềm trả phí là khác nhau.

Đầu tiên là CMMS miễn phí thường có ít chức năng hơn. Bạn có thể thực hiện các hành động cơ bản, như tạo lịch bảo trì, bảng thông tin và nhật ký tài sản. Nhưng CMMS trả phí lại có nhiều tính năng nâng cao hơn như xây dựng báo cáo,phân tích dữ liệu, quản lý tài sản, quản lý kho phụ tùng vật tư, quản lý bảo trì khắc phục, tự động thông báo, quản lý mua sắm,…

Điểm khác biệt thứ hai là phần mềm miễn phí thường có những giới hạn về chức năng mà phần mềm trả phí không có. Ví dụ: bạn có thể chỉ tạo 30 nhiệm vụ bảo trì theo lịch trình mỗi tháng trên CMMS miễn phí. Những giới hạn này thường không được áp dụng khi bạn thanh toán cho một gói đăng ký đầy đủ, mặc dù giới hạn này có thể khác nhau tùy theo tính năng và cấp độ.

2. Cách triển khai

Việc triển khai phần mềm bảo trì thiết bị không chỉ bao gồm việc tạo tài khoản và thêm một số thông tin vào hệ thống. Nó bao gồm:

Tải lên các tác vụ và trình kích hoạt bảo trì theo lịch trình
Thêm thông tin tài sản và sắp xếp tài sản vào hệ thống phân cấp
Tạo hồ sơ người dùng và thiết lập quyền người dùng
Thiết lập các bộ phận và số lượng tối thiểu, đồng thời đính kèm hóa đơn nguyên vật liệu vào đơn đặt hàng công việc
Kết nối CMMS của bạn với phần mềm khác
Đào tạo nhân viên cách sử dụng hệ thống
Tải xuống ứng dụng di động trên tất cả các thiết bị người dùng
Xây dựng và lập kế hoạch báo cáo

Việc triển khai phần mềm CMMS miễn phí thường là nỗ lực tự thực hiện. Bạn có thể có quyền truy cập vào các tài nguyên như bài viết trợ giúp , video đào tạo và hỗ trợ cơ bản của nhà cung cấp. Tuy nhiên, bạn đang thực hiện công việc thiết lập và khởi chạy hệ thống cũng như các quy trình xung quanh nó.

Mặt khác, phần mềm bảo trì thiết bị phải trả phí thường đi kèm với hỗ trợ triển khai . Một đại diện hoặc nhóm triển khai được đào tạo thường sẽ giúp bạn triển khai hệ thống. Mức độ hỗ trợ triển khai có thể khác nhau tùy theo cấp độ. Các dịch vụ triển khai cũng có thể là một khoản chi phí bổ sung, bất kể bạn trả bao nhiêu cho hệ thống.

3. Hỗ trợ

Đối với phần mềm CMMS trả phí sẽ được hỗ trợ liên tục là sự trợ giúp từ nhà cung cấp để khắc phục sự cố hoặc cải tiến hàng ngày trên hệ thống. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu hỗ trợ liên tục nếu:

Bạn muốn tạo một trường bắt buộc trên biểu mẫu yêu cầu lệnh sản xuất của mình nhưng không biết cách
Nếu bạn muốn thay đổi quyền của người dùng nhưng không biết làm cách nào
Nếu bạn muốn tạo một báo cáo mới cho bạn biết tác động của việc bảo trì đối với việc sử dụng năng lượng của công ty bạn

Thường có các mức hỗ trợ liên tục khác nhau tùy thuộc vào việc bạn sử dụng phần mềm bảo trì thiết bị miễn phí hay phần mềm trả phí, nhưng thường phần mềm miễn phí sẽ ít được hỗ trợ. Việc sử dụng CMMS dựa trên đám mây sẽ luôn có mức dịch vụ cơ bản, bất kể cấp độ nào. Ví dụ: các biện pháp bảo mật sẽ luôn được nhà cung cấp cập nhật tự động, bất kể điều gì. Các dịch vụ miễn phí cũng thường bao gồm hỗ trợ qua điện thoại, email hoặc trò chuyện trực tuyến (mặc dù có thể không hoạt động 24/7), thông qua cộng đồng người dùng miễn phí và trung tâm câu hỏi thường gặp trực tuyến.

Nếu có phiên bản trả phí của phần mềm bảo trì thiết bị, bạn thường có quyền truy cập vào nhiều dịch vụ hỗ trợ hơn. Điều này có thể bao gồm một đại diện hỗ trợ khách hàng tận tâm và quyền truy cập ưu tiên khi yêu cầu trợ giúp. Đăng ký của bạn có thể đi kèm với một số giờ hỗ trợ cao cấp nhất định.

	CMMS miễn phí	CMMS trả phí
Ưu điểm	– Không mất phí: Cải thiện khả năng bảo trì cơ bản mà không cần tốn ngân sách hoặc chờ phê duyệt từ sếp bạn – Dễ dàng thiết lập và áp dụng: Ít tính năng hơn đồng nghĩa với trải nghiệm hợp lý hơn cho quản trị viên và người dùng – Rủi ro thấp: Thử nghiệm các quy trình hoặc hệ thống mới ở quy mô nhỏ trước khi đầu tư tiền vào chúng – Chỉ nhận những gì bạn cần : Nếu bạn là một nhóm nhỏ, bạn sẽ có được những công cụ mình cần mà không phải trả tiền cho những tính năng bạn không sử dụng	– Chức năng nâng cao: Bạn có sử dụng tất cả các tính năng để quản lý bảo trì trong tầm tay với ít hoặc không có hạn chế – Hỗ trợ bổ sung hoặc cao cấp: Bạn có quyền truy cập vào nhiều tài nguyên hơn để giúp bạn tận dụng tối đa khoản đầu tư của mình – Khả năng tùy chỉnh cao hơn: Bạn có nhiều quyền hơn để thiết kế CMMS theo cách bạn muốn – Ưu đãi và đặc quyền đặc biệt : Thông thường, bạn sẽ có quyền truy cập vào các sự kiện đặc biệt, thử nghiệm tính năng,…
Nhược điểm	– Chức năng hạn chế : Ít người dùng hơn, ít tính năng hơn và giới hạn số lượng hành động bạn có thể thực hiện – Hỗ trợ hạn chế : Truy cập vào hỗ trợ cơ bản, như các bài viết trên bàn trợ giúp hoặc hỗ trợ qua điện thoại trong giờ làm việc – Không mở rộng quy mô : Khi nhóm bảo trì của bạn phát triển, CMMS của bạn sẽ không thể phát triển cùng với nó – Không có tùy chỉnh hoặc kết nối : Rất ít khả năng sửa đổi quy trình công việc và không có khả năng kết nối phần mềm với các hệ thống khác	– Tốn tiền : Sử dụng phiên bản CMMS trả phí bao giờ cũng tốn ngân sách hơn. – Thiết lập và quản lý thay đổi lớn hơn : Sẽ mất nhiều thời gian hơn để triển khai và làm quen với phần mềm – Sự dư thừa tính năng : Bạn có thể không sử dụng được tất cả các tính năng mà bạn đang trả tiền – Kỳ vọng quá lớn : Bạn có thể phải mang lại kết quả nhanh hơn khả năng của mình, ngay cả khi bạn hiểu rằng CMMS không phải là giải pháp tốt nhưng nó sẽ giúp tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.

II. Khi nào nên sử dụng phần mềm bảo trì thiết bị trả phí hay miễn phí

Có một số yếu tố khiến bạn băn khoăn trong việc lựa chọn giữa phần mềm bảo trì thiết bị miễn phí và trả tiền. Mặc dù điều này sẽ phụ thuộc vào tài chính cụ thể của bạn nhưng dưới đây là tóm tắt nhanh về phần mềm nào là tốt nhất cho một số nhóm bảo trì nhất định:

Có một điều cần cân nhắc khác khi đưa quyết định giữa hai loại phần mềm CMMS dựa trên đám mây – nhưng bạn luôn có thể nâng cấp từ miễn phí lên trả phí vì thường có thể chuyển từ cấp trả phí này sang cấp thấp hơn hoặc cao hơn.

Xem ngay: Phần mềm Quản lý Bảo trì SpeedMaint

III. Khi nào nên chuyển từ phần mềm bảo trì thiết bị free sang phần mềm trả phí

Nếu bạn đã sử dụng phần mềm miễn phí ở mức giới hạn, có lẽ đã đến lúc chuyển sang phiên bản trả phí. Đây là cách bạn biết mình đang ở đâu:

1. Bạn cần phải làm nhiều hơn nữa

Đạt đến giới hạn của gói miễn phí là dấu hiệu đầu tiên cho thấy bạn nên chuyển sang cấp trả phí. Nếu nhu cầu của bạn vượt quá khả năng của CMMS miễn phí, có thể bạn đang quản lý việc bảo trì theo cách truyền thống, chẳng hạn như Excel hoặc bảng tính. Điều này làm tăng nguy cơ quản lý thiếu việc, trùng lặp dữ liệu và giảm năng suất, thất thoát tài sản. Trong trường hợp này, việc trả tiền cho phần mềm bảo trì thiết bị mang lại lợi ích đầu tư cao hơn và giúp bạn tiết kiệm thời gian, gia tăng năng xuất hiệu quả.

2. Bạn cần nhiều dữ liệu hơn

Phần mềm bảo trì thiết bị miễn phí là một giải pháp tuyệt vời để thu thập dữ liệu bảo trì. Nhưng nó thường không có các công cụ bạn cần để phân tích dữ liệu đó. Mặc dù có những báo cáo cơ bản mà bạn có thể tự tạo trên các chương trình như Excel, nhưng việc này sẽ tạo ra ba vấn đề. Đầu tiên, nó tốn thời gian. Thứ hai, điều đó có nghĩa là bạn đang xử lý dữ liệu ở hai nơi khác nhau, dẫn đến sai sót và dữ liệu không chính xác. Cuối cùng, điều này không hiệu quả đối với các báo cáo và phân tích phức tạp hơn.

Nếu bạn đang gặp phải trường hợp dữ liệu không chính xác, chu kỳ báo cáo tốn thời gian và (tệ nhất là) dữ liệu mà bạn không thể sử dụng để đưa ra quyết định thì đã đến lúc chuyển từ CMMS miễn phí sang CMMS trả phí. Việc thực hiện khoản đầu tư này cho phép bạn thu thập dữ liệu và sử dụng dữ liệu đó để tạo báo cáo trong CMMS của mình. Một số phần mềm CMMS thậm chí còn bao gồm các phân tích dự đoán để đưa chương trình bảo trì của bạn lên một tầm cao mới.

3. Bạn cần quản lý nhiều người hơn hoặc nhiều trang web hơn

Hầu hết các phần mềm bảo trì thiết bị miễn phí đều giới hạn số lượng người dùng trên hệ thống. Nếu bạn có nhiều hơn ba hoặc bốn người trong nhóm bảo trì của mình thì không phải tất cả họ đều có thể sử dụng CMMS. Nếu bạn có một nhóm lớn hơn hoặc đang phát triển, bạn nên đầu tư vào phiên bản trả phí của CMMS.

Tương tự, nếu nhóm bảo trì của công ty bạn trải dài trên nhiều địa điểm, bạn sẽ cần CMMS trả phí. Việc sử dụng cùng một hệ thống tại các địa điểm khác nhau sẽ tạo ra sự tiêu chuẩn hóa. Nó cũng cho phép bạn xem xét các số liệu bảo trì trong toàn bộ tổ chức của mình và chia sẻ thông tin cũng như tài nguyên. Ví dụ: nếu trang web của bạn cần một bộ phận, bạn có thể kiểm tra CMMS được chia sẻ của mình để xem trang web khác có bộ phận đó hay không. Điều này giúp bạn tiết kiệm ngân sách chi tiêu cho các bộ phận mới hoặc khẩn cấp.

IV. Tham khảo giải pháp quản lý bảo trì thiết bị Speedmaint CMMS

Speedmaint CMMS là một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị mạnh mẽ và hiệu quả được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý hoạt động bảo trì và vận hành thiết bị, máy móc một cách hiệu quả. Với những tính năng và tiện ích thông minh, Speedmaint CMMS không chỉ giúp tối ưu hóa việc quản lý bảo trì, mà còn giúp tăng cường sự đáng tin cậy và hiệu suất của các hệ thống thiết bị trong môi trường làm việc.

Một trong những ưu điểm nổi bật của Speedmaint CMMS đó là khả năng quản lý tất cả các thông tin liên quan đến việc bảo trì của thiết bị một cách tổ chức và thông minh. Phần mềm này cho phép người dùng tạo lập lịch trình bảo trì, theo dõi các công việc bảo trì đang diễn ra, ghi chú về tình trạng của thiết bị và lưu trữ lịch sử bảo trì một cách chi tiết và dễ dàng truy cập.

Speedmaint CMMS cũng cung cấp các báo cáo tự động về tình trạng hoạt động của thiết bị, giúp người quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và kịp thời. Điều này giúp cải thiện hiệu suất làm việc, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động của thiết bị do bảo trì và nâng cao chất lượng sự phục vụ đối với khách hàng.