Phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp [SpeedMaint]

Khó khăn của doanh nghiệp trong việc quản lý tài sản 

Số lượng tài sản cần quản lý quá nhiều

Việc quản lý một khối lượng tài sản khổng lồ không đơn giản chỉ là ghi chép và theo dõi. Doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý tài sản chuyên nghiệp để đảm bảo tất cả tài sản đều được theo dõi, giữ gìn và sử dụng một cách hiệu quả nhất. Không có một hệ thống rõ ràng, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mất kiểm soát với tài sản của mình.

Hệ thống quản lý tài sản cần bao gồm các yếu tố như: theo dõi số lượng, loại hình và tình trạng của từng tài sản. Nếu không, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nguy cơ mất mát, hư hỏng hoặc thất thoát tài sản, điều này không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh thương hiệu.

Nguy cơ tăng chi phí quản lý là một vấn đề khác. Khi không có hệ thống quản lý khoa học, doanh nghiệp sẽ phải huy động nhiều nhân lực hơn cho việc kiểm kê và quản lý thủ công, dẫn đến chi phí quản lý bị đội lên đáng kể. Hơn nữa, khi không nắm rõ thông tin về tài sản, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc đưa ra các quyết định chiến lược như đầu tư hay nâng cấp tài sản.

Không xác định được vị trí cất giữ tài sản

Một trong những khó khăn tiếp theo mà doanh nghiệp thường gặp phải là việc xác định vị trí cất giữ tài sản. Đặc biệt là với những doanh nghiệp có nhiều kho bãi, chi nhánh hoặc tài sản phân tán tại nhiều địa điểm khác nhau. Việc không nắm bắt được vị trí chính xác của từng tài sản sẽ dẫn đến nhiều vấn đề nghiêm trọng.

Hệ thống quản lý không chặt chẽ góp phần làm gia tăng rủi ro mất mát tài sản. Nếu thiếu các quy định cụ thể về việc phân loại và lưu trữ tài sản, doanh nghiệp sẽ rất khó để tổ chức và theo dõi tài sản của mình. Nhiều khi, nhân viên có thể không thực hiện đầy đủ nhiệm vụ ghi chép thông tin, dẫn đến tình trạng không cập nhật dữ liệu kịp thời về vị trí tài sản.

Hậu quả chính của việc không xác định được vị trí tài sản là sự lãng phí thời gian và nguồn lực. Khi cần sử dụng tài sản, doanh nghiệp sẽ phải mất nhiều thời gian tìm kiếm, tiềm ẩn nguy cơ gián đoạn hoạt động sản xuất. Chưa kể, việc không xác định vị trí cất giữ tài sản hợp lý còn gia tăng nguy cơ tài sản bị hư hỏng hoặc thất lạc.

Sai sót trong quản lý dữ liệu

Dữ liệu là một phần không thể thiếu trong quá trình quản lý tài sản. Thông tin chính xác và kịp thời về tài sản giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn. Tuy nhiên, việc quản lý dữ liệu tài sản lại thường xuyên xảy ra sai sót, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động quản lý.

Một số sai sót phổ biến trong quản lý dữ liệu bao gồm dữ liệu không chính xác, dữ liệu trùng lặp và thiếu cập nhật. Ví dụ, nếu thông tin như mã tài sản hay giá trị mua không chính xác, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sai lầm về đầu tư hoặc bảo trì tài sản. Hệ quả của điều này không chỉ gây lãng phí chi phí mà còn làm giảm uy tín của doanh nghiệp.

Các vấn đề liên quan đến bảo mật dữ liệu cũng cần được chú ý. Nếu không có biện pháp bảo vệ an toàn cho dữ liệu tài sản, doanh nghiệp có thể gặp phải nguy cơ bị truy cập trái phép và rò rỉ thông tin quan trọng. Điều này không chỉ tạo nên nguy cơ pháp lý mà còn ảnh hưởng đến lòng tin của khách hàng và đối tác.

Đánh giá tình trạng của tài sản

Việc đánh giá tình trạng tài sản là một yếu tố quan trọng trong quản lý tài sản. Doanh nghiệp cần nắm rõ tình hình sử dụng, độ hao mòn và hư hỏng của từng tài sản để có kế hoạch bảo trì, sửa chữa hợp lý. Tuy nhiên, công việc này cũng gặp phải nhiều khó khăn.

Trước hết, không phải doanh nghiệp nào cũng áp dụng phương pháp đánh giá khoa học. Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng các phương pháp chủ quan, điều này dẫn đến kết quả không chính xác và thiếu tính khách quan. Bên cạnh đó, việc thiếu chuyên gia hoặc kỹ thuật viên có chuyên môn trong lĩnh vực này cũng là một trở ngại lớn.

Thêm vào đó, chi phí cho việc đánh giá tài sản cũng có thể cao. Doanh nghiệp thường phải thuê chuyên gia hoặc sử dụng các thiết bị kiểm định hiện đại, điều này có thể gây áp lực tài chính cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong giai đoạn khó khăn.

Sử dụng phần mềm quản lý không đáng tin cậy

Ngày nay, việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản đã trở thành xu hướng phổ biến để nâng cao hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, việc lựa chọn phần mềm không phù hợp hoặc không đáng tin cậy có thể mang lại nhiều rủi ro.

Nhiều phần mềm không đáp ứng đủ nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Giao diện phức tạp và tính năng hạn chế có thể khiến nhân viên cảm thấy khó khăn khi sử dụng, từ đó ảnh hưởng đến quy trình làm việc. 

Rủi ro về bảo mật dữ liệu cũng là một vấn đề cần được xem xét, vì nếu phần mềm không đảm bảo an toàn, thông tin tài sản có thể bị rò rỉ hoặc đánh cắp.

Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp SpeedMaint CMMS

Dưới đây là một số lý do vì sao kiến cho phần mềm quản lý tài sản SpeedMaint CMMS trở thành một công cụ được nhiều doanh nghiệp yêu thích và tin tưởng sử dụng:

Tăng cường hiệu quả quản lý tài sản

Phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp cung cấp cho người dùng khả năng theo dõi và quản lý tất cả thông tin liên quan đến tài sản một cách tổng quan nhất. Điều này giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm và nâng cao hiệu suất làm việc.

Cải thiện độ chính xác và đáng tin cậy

Khi mọi thông tin được lưu trữ trong hệ thống tập trung, khả năng xảy ra sai sót do con người sẽ giảm đi đáng kể. Phần mềm giúp đảm bảo rằng dữ liệu luôn được cập nhật và dễ dàng truy xuất tài sản đang ở vị trí nào khi cần thiết.

Tiết kiệm chi phí và thời gian

Với khả năng tự động hóa nhiều quy trình, phần mềm quản lý tài sản SpeedMaint giúp người dùng tiết kiệm thời gian quản lý. Nhờ đó, bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác, giúp giảm thiểu chi phí nhân lực và tăng cường hiệu quả hoạt động.

Tích hợp nhiều tính năng hữu ích

SpeedMaint CMMS được tích hợp nhiều tính năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người dùng như theo dõi lịch sử bảo trì, quản lý kho vật tư, lập kế hoạch bảo trì dự đoán và phân tích báo cáo. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát và chiến lược rõ ràng trong việc quản lý tài sản. 

Các tính năng trong phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp SpeedMaint CMMS:

1. Quản lý tài sản

• Giúp quản lý tập trung mọi tài sản trên một hệ thống, qua đó giúp việc tra cứu thông tin về tài sản bất kỳ một cách nhanh chóng chỉ trong có vài giây thông qua việc tìm kiếm từ khóa hoặc đơn giản bằng cách quét mã QR (mã tài sản)
• Mọi thông tin về lý lịch thiết bị, lịch sử giao nhận, điều chuyển cho tới lịch sử bảo trì, sửa chữa đều có thể được ghi nhận và quản lý.
• Hỗ trợ việc quản lý tài sản theo nhiều chiều: theo vị trí, theo chủng loại, theo đơn vị quản lý,…thậm chí theo mô hình phân cấp tài sản Cha – Con
• Bên cạnh các chức năng cơ bản như thêm mới, cập nhật thông tin tài sản, người dùng có thể sử dụng một số các chức năng tiện ích như: sao chép nhanh thông tin của các tài sản có các đặc tính giống nhau.

2. Quản lý hồ sơ

Thay vì chiều quản lý và tra cứu thông tin theo từng tài sản, chức năng Quản lý hồ sơ tài sản sẽ giúp người dùng có thể khai thác từng loại thông tin của  tài sản. 

Trong module chức năng này giúp thực hiện các nghiệp vụ quản lý theo dõi vòng đời tài sản, công cụ dụng cụ từ khi mua về cho tới khi thanh lý như:

+ Yêu cầu cung cấp tài sản

+ Bàn giao

+ Điều chuyển, thu hồi

+ Kiểm kê tài sản định kỳ

+ Thanh lý tài sản

Việc quản lý chặt chẽ giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát được tình trạng của tài sản cũng như việc mất mát, thất lạc tài sản, qua đó giúp giảm thiểu những hư hỏng, chi phí đầu tư không đáng có.

3. Sơ đồ mặt bằng

Bên cạnh việc quản lý tài sản theo danh sách, việc quản lý tài sản theo vị trí lắp đặt trên các sơ đồ mặt bằng giúp trực quan hóa vị trí của tài sản mà vẫn đảm bảo sự liên kết với thông tin chi tiết của tài sản đó.

Qua đó giúp người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được tình trạng của tài sản trên một giao diện trực quan, có thể biết tài sản nào đang hoạt động bình thường, tài sản nào đang trong quá trình bảo trì dựa vào màu sắc của các vị trí tài sản.

4. Bản đồ tài sản

Ngoài khả năng quản lý hồ sơ lý lịch thiết bị chi tiết, SpeedMaint còn cung cấp dịch vụ bản đồ giúp định vị vị trí của tài sản trên bản đồ

Chức năng hỗ trợ cho các đơn vị có nhu cầu quản lý các đối tượng tài sản ngoài thực địa và có sự phân bố trên một phạm vi rộng lớn. 

5. Tài sản mạng lưới

Chức năng hỗ trợ đắc lực cho các đơn vị Quản lý tài sản hạ tầng kỹ thuật trong các lĩnh vực như: Thủy điện, Cấp nước, điện lực, chiếu sáng, cáp quang,…

Với lợi thế và kinh nghiệm triển khai tích hợp giải pháp GIS, SpeedMaint cung cấp giải pháp giúp các đơn vị xây dựng bản đồ mạng lưới tài sản trực quan trên nền bản đồ GIS mà vẫn đảm bảo quản lý thông tin chi tiết lý lịch thiết bị. 

Tài sản mạng lưới sẽ được chia thành các lớp đối tượng và có khả năng chồng xếp lên nhau.

6. BIM Viewer

Chức năng cho phép tận dụng mô hình BIM như một bản đồ 3D kỹ thuật số, có thể gán các tài sản lên trên mô hình – qua đó có thể định vị vị trí của tài sản một cách trực quan mà vẫn quản lý được đầy đủ thông tin lý lịch của tài sản.

7. Phân tích và báo cáo

Việc tổng hợp, phân tích số liệu về hiện trạng tài sản hiện vẫn đang là một vấn đề đối với các doanh nghiệp bởi các dữ liệu đang được quản lý rời rạc, tản mát, không đồng bộ. Việc tổng hợp mất rất nhiều thời gian.

Với SpeedMaint sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống dữ liệu tập trung, đồng bộ. Từ đó tự động tổng hợp, phân tích và đưa ra các báo cáo theo nhu cầu. 

Giờ đây việc xuất báo cáo số liệu chỉ đơn giản còn tính bằng phút bằng giây.. 

SpeedMaint hỗ trợ doanh nghiệp vận hành hệ thống một cách dễ dang, linh hoạt thông qua môi trường sử dụng phần mềm trên web và mobile app cho người dùng cuối. Qua đó người dùng có thể sử dụng phần mềm để cập nhật thông tin dữ liệu cũng như tra cứu thông tin một cách nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi trên các loại thiết bị có kết nối internet.

>>Tham khảo thêm một số tài liệu khác:

Các loại hình bảo trì và mô hình thuật toán học máy trong Bảo trì dự đoán

Top 8 phần mềm quản lý thiết bị, máy móc trong sản xuất

Kỹ Thuật Học Máy: Giải Pháp Đột Phá Trong Bảo Trì Dự Đoán 

Lời kết

Phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp SpeedMaint CMMS không chỉ là một công cụ quản lý tài sản mà còn là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc và giảm thiểu chi phí. Việc triển khai và tối ưu hóa phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp có được những lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trong thị trường ngày nay. Với những ưu điểm tuyệt vời của phần mềm này, hy vọng rằng bạn sẽ có được cái nhìn rõ ràng và đầy đủ về phần mềm quản lý tài sản SpeedMaint CMMS cũng như cách thức áp dụng hiệu quả tại doanh nghiệp của mình.

Thông tin liên hệ

Công ty TNHH MTV phần mềm SpeedMaint

• Hotline: 0912 76 5656
• Email: marketing@speedmaint.com
• Website: https://speedmaint.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/phanmemquanlybaotri/
• Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemquanlybaotrispeedmaint
• Văn phòng Hà Nội: Khu văn phòng tầng 3, tòa nhà CT1, Khu nhà ở Bộ Công An, đường Phạm Văn Đồng, phường Cổ Nhuế 2, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội
• Văn Phòng HCM: Tầng 6 Tòa nhà Parami, 140 Bạch Đằng, P.2, Q. Tân Bình, TP. HCM