Kế Toán Tài Sản Cố Định Là Gì?
Để hiểu quy trình kế toán của doanh nghiệp, trước tiên bạn phải hiểu tài sản cố định là gì?. Tài sản cố định là một hạng mục có thời gian sử dụng hữu ích kéo dài trong nhiều kỳ báo cáo và nguyên giá của nó vượt quá một giới hạn tối thiểu nhất định (gọi là giới hạn vốn hóa).
Khi doanh nghiệp của bạn đang trong giai đoạn phát triển, việc theo dõi sự tăng trưởng của hàng tồn kho, hoạt động bán hàng, dịch vụ và quy trình sản xuất trở nên vô cùng quan trọng. Chỉ sử dụng bảng tính thủ công cho các nghiệp vụ này và nhu cầu kế toán cơ bản là chưa đủ. Để tương thích với sự thay đổi, bạn có thể phải cập nhật phương pháp kiểm soát hàng tồn kho mới, bao gồm ứng dụng phần mềm vào quy trình quản lý — đây là lúc kế toán tài sản cố định xuất hiện.
Các Loại Tài Sản Cố Định
Doanh nghiệp thường đầu tư vào một số loại tài sản cố định ví dụ như:
- Tòa nhà và cơ sở vật chất
- Thiết bị máy tính và phần mềm
- Nội thất và đồ đạc
- máy móc
- Xe cộ
>>> Tham khảo thêm: Điều kiện ghi nhận tài sản cố định theo quy định hiện nay
Tìm Hiểu Về Kế Toán Tài Sản Cố Định
Kế toán tài sản cố định đề cập tới việc ghi chép chính xác hồ sơ tài chính của doanh nghiệp về tài sản vốn của bạn. Điều này nêu chi tiết vòng đời của một tài sản trong năm giai đoạn khác nhau. Sau lần mua đầu tiên của bạn, vòng đời của mỗi tài sản cố định bao gồm ít nhất ba trong số năm giai đoạn dưới đây:
- Mua lại: Một tài sản cố định mới được nhập vào sổ sách.
- Khấu hao: Tài sản của bạn giảm giá trị theo định kỳ, được tính theo một phương pháp cụ thể.
- Đánh giá lại: Đánh giá để ghi lại giá trị thị trường hợp lý hiện tại của nó.
- Suy giảm giá trị: Còn được gọi là ghi giảm giá trị, đây là sự giảm giá trị được ghi lại do các sự kiện hoặc hoàn cảnh.
- Xử lý: Bán, loại bỏ hoặc một hình thức xử lý tài sản khác khi hết thời gian sử dụng.
Kiểm toán cũng được bao gồm trong việc kiểm tra chi tiết hồ sơ kế toán của công ty khi đóng sổ sách cho năm tài chính. Cho dù là nội bộ hay bên ngoài, đây là lúc bạn có thể nhận thấy sự không nhất quán hoặc khác biệt giữa các ghi chú của bạn và tình trạng thực tế của tài sản của bạn. Điều này cũng thúc đẩy tính minh bạch đối với tài sản và sổ sách kế toán nếu bạn đang mất nhiều tiền hơn dự đoán.
>>> Tham khảo thêm: Thủ Tục Thanh Lý Tài Sản Cố Định Theo Quy Định Mới Nhất
Bản ghi tài sản ban đầu
Với giả định rằng tài sản được mua bằng hình thức tín dụng, mục nhập ban đầu là ghi có vào tài khoản phải trả và ghi nợ vào tài khoản tài sản cố định áp dụng cho chi phí của tài sản.
Chi phí của một tài sản có thể bao gồm mọi chi phí vận chuyển liên quan, thuế bán hàng, phí lắp đặt, phí thử nghiệm, v.v. Có thể có một số tài khoản tài sản cố định, chẳng hạn như tòa nhà, nội thất và đồ đạc, đất đai, máy móc và thiết bị, thiết bị văn phòng và xe cộ.
Khấu hao tài sản
Số lượng tài sản này dần dần giảm đi theo thời gian thông qua quá trình khấu hao liên tục. Có một số cách để tính khấu hao, nhưng phương pháp phổ biến nhất là phương pháp đường thẳng.
Trong phương pháp này, giá trị dự kiến của tài sản sau khi khấu hao sẽ được trừ đi từ chi phí ban đầu, và số tiền còn lại sẽ được chia cho số tháng còn lại trong thời gian sử dụng tài sản. Kết quả là mỗi tháng sẽ có một khoản phí khấu hao, trong đó ghi nợ vào tài khoản chi phí khấu hao và ghi có vào tài khoản khấu hao lũy kế.
Ngoài ra, còn có một số phương pháp khấu hao khác có thể dẫn đến việc ghi nhận nhiều khấu hao ban đầu hơn trong vòng đời của tài sản. Số dư trong tài khoản khấu hao lũy kế sẽ được kết hợp với số tiền trong tài khoản tài sản cố định, dẫn đến việc giảm dần số dư tài sản.
Suy giảm tài sản
Kế toán viên nên thường xuyên kiểm tra tất cả các tài sản cố định chính để xem có xuất hiện hiện tượng suy giảm giá trị hay không. Suy giảm giá trị xảy ra khi giá trị ghi sổ của một tài sản vượt quá giá trị của tất cả các dòng tiền tương lai mà nó sẽ mang lại, sau khi đã chiết khấu. Trong tình huống này, cần ghi nhận một khoản lỗ tương ứng với sự chênh lệch xảy ra, để điều chỉnh giá trị ghi sổ của tài sản.
Trong trường hợp vẫn còn giá trị ghi trên sổ, thì tài sản vẫn cần phải được khấu hao, nhưng có thể ở mức tỷ lệ hàng tháng thấp hơn nhiều so với trước đó. Thường thì suy giảm giá trị tài sản ít có khả năng xảy ra vào giai đoạn cuối cùng của thời gian sử dụng hữu ích của tài sản, vì trong quá trình khấu hao liên tục đã làm giảm đáng kể giá trị ghi sổ của tài sản này.
Xử lý tài sản
Khi kết thúc thời gian sử dụng hữu ích của tài sản cố định, nó được bán hoặc loại bỏ. Mục nhập là ghi nợ tài khoản khấu hao lũy kế cho số tiền của tất cả các chi phí khấu hao đã phát sinh và ghi có vào tài khoản tài sản cố định để xóa số dư liên quan đến tài sản đó.
Nếu tài sản đã được bán, thì cũng sẽ được ghi nợ tài khoản tiền mặt cho số tiền mặt nhận được. Bất kỳ số tiền còn lại nào cần thiết để cân bằng mục nhập này sau đó được ghi nhận là lãi hoặc lỗ khi bán tài sản.
>>> Tham khảo thêm: 6 bước quy trình trong quản lý tài sản cố định
Lời Khuyên Để Cải Thiện Kế Toán Tài Sản Cố Định Cho Doanh Nghiệp
Hiểu những kiến thức cơ bản về kế toán tài sản cố định sẽ giúp ích rất lớn trong việc áp dụng một số điều vào chiến lược của mình để đảm bảo rằng bạn đang tối đa hóa thu nhập:
Thiết lập một ngưỡng cho vốn hóa: Khi bạn lần đầu mua một mặt hàng và người quyết định mua tài sản sẽ xác định một số tiền cố định để tính vào vốn, điều này giúp đảm bảo rằng sổ kế toán của bạn được ghi nhận một cách đồng nhất và đồng thời giúp bạn và đội ngũ kế toán có thể phát hiện ngay lập tức bất kỳ sai sót kế toán nào.
Đánh giá lại tuổi thọ thiết bị: Ước tính chính xác khoảng thời gian bạn có thể sử dụng tài sản cố định của mình cho mục đích ban đầu sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp của bạn về lâu dài. Sổ sách kế toán và khấu hao tài sản được ước tính dựa trên tuổi thọ chính xác nên việc tái đánh giá là rất quan trọng, vì nó có thể thay đổi theo thời gian.
Gắn thẻ tài sản của bạn: Theo dõi và gắn nhãn cho tài sản trong suốt quá trình sử dụng là một công việc cần thiết vì có nhiều yếu tố khác nhau có thể ảnh hưởng đến giá trị của chúng. Gắn nhãn giúp theo dõi hàng hóa trong từng giai đoạn của chu kỳ sử dụng, đồng thời ngăn chặn việc mất cắp, loại bỏ tình trạng bị lạc và kiểm tra các số liệu tài chính.
Tự động hóa bằng phần mềm kế toán tài sản cố định: Bằng cách tự động hóa các hoạt động thủ công để theo dõi dữ liệu bằng phần mềm kế toán TSCĐ, điều này sẽ làm cho quy trình dễ dàng hơn. Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm, chỉ có người được cấp quyền truy cập mới có thể xem và sửa đổi tài liệu, đảm bảo tính bảo mật cho các thông tin nội bộ.
Để duy trì tính minh bạch tốt nhất trong suốt quá trình sử dụng, yêu cầu một sự phối hợp chặt chẽ giữa tất cả các bên liên quan trong doanh nghiệp. Đặc biệt, đối với những doanh nghiệp có quy mô hoạt động phức tạp, việc tích hợp phần mềm kế toán tài sản cố định vào quy trình là một bước quan trọng, đem lại lợi ích to lớn cho công việc kế toán của mình.
