I. Tổng quan dự án
Công ty Cổ phần Y Việt – Phòng khám Bệnh viện Đại học Y Dược 1 đã đưa SpeedMaint CMMS vào sử dụng chính thức từ năm 2024 với quy mô khoảng 50 người dùng. Hệ thống được ứng dụng để quản lý tài sản, bảo trì, công việc và kho vật tư trên một nền tảng tập trung, hướng tới chuẩn hóa hoạt động quản lý kỹ thuật và tăng khả năng theo dõi dữ liệu thiết bị trong quá trình vận hành.
Trong môi trường phòng khám và cơ sở y tế, hoạt động vận hành phụ thuộc vào nhiều loại tài sản, máy móc và thiết bị khác nhau. Bên cạnh việc nắm được thiết bị đang ở đâu, thuộc bộ phận nào, người quản lý còn cần theo dõi nhiều thông tin liên quan như tình trạng tài sản, kế hoạch bảo trì, công việc kỹ thuật phát sinh và vật tư sử dụng trong quá trình sửa chữa. Khi các dữ liệu này được quản lý trên nhiều file hoặc nhiều công cụ riêng biệt, việc tổng hợp và tra cứu có thể trở nên phức tạp. Để từng bước số hóa và tập trung dữ liệu quản lý, Công ty Cổ phần Y Việt – Phòng khám Bệnh viện Đại học Y Dược 1 đã triển khai phần mềm quản lý bảo trì SpeedMaint CMMS.
Cụ thể, SpeedMaint CMMS bắt đầu được đưa vào sử dụng tại đơn vị từ tháng 6 năm 2024, với quy mô khoảng 50 người dùng. Và các phân hệ được ứng dụng bao gồm:
- Phân hệ Quản lý tài sản
- Phân hệ Bảo trì
- Phân hệ Công việc
- Phân hệ Kho vật tư
Việc kết hợp các phân hệ trên giúp xây dựng một luồng quản lý xuyên suốt từ tài sản, kế hoạch bảo trì, công việc kỹ thuật cho đến vật tư phục vụ quá trình thực hiện.
II. Bài toán quản lý thiết bị trong môi trường phòng khám
Đối với một cơ sở y tế, tài sản không chỉ là danh mục cần thống kê. Mỗi thiết bị đều có thể gắn với nhiều hoạt động trong suốt quá trình sử dụng:
“ Tài sản → Bảo trì → Công việc → Vật tư → Lịch sử quản lý ”
Nếu mỗi khâu được theo dõi bằng một công cụ hoặc một nguồn dữ liệu khác nhau, người quản lý có thể gặp khó khăn khi cần tổng hợp toàn bộ thông tin liên quan đến một thiết bị cụ thể. Chẳng hạn, khi cần kiểm tra một tài sản, bộ phận phụ trách có thể cần trả lời đồng thời nhiều câu hỏi:
– Thiết bị đang được quản lý tại đâu?
– Thiết bị thuộc bộ phận nào?
– Kế hoạch bảo trì gần nhất là khi nào?
– Có công việc sửa chữa nào đang được thực hiện?
– Công việc đã hoàn thành hay chưa?
– Những vật tư nào đã được sử dụng?
– Lịch sử bảo trì của thiết bị ra sao?
Đây là lý do việc liên kết dữ liệu tài sản với các hoạt động bảo trì và công việc kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong quá trình số hóa quản lý thiết bị.
III. Quản lý tập trung thông tin tài sản với SpeedMaint CMMS
Một trong những phân hệ được Phòng khám Bệnh viện Đại học Y Dược 1 sử dụng là phân hệ Quản lý tài sản. Phân hệ này đóng vai trò như nền tảng dữ liệu trung tâm để tổ chức thông tin về máy móc, thiết bị và tài sản thuộc phạm vi quản lý. Thay vì chỉ duy trì một danh sách thiết bị, dữ liệu tài sản có thể được tổ chức thành từng hồ sơ cụ thể, phục vụ quá trình tra cứu và quản lý. Tùy theo cấu hình và dữ liệu của đơn vị, hồ sơ tài sản có thể bao gồm các nhóm thông tin như:
* Mã tài sản
* Tên thiết bị
* Nhóm tài sản
* Vị trí sử dụng
* Bộ phận quản lý
* Thông tin kỹ thuật
* Trạng thái thiết bị
* Các dữ liệu liên quan trong quá trình vận hành
Việc tập trung dữ liệu giúp tạo nền tảng để những phân hệ khác như bảo trì, công việc và kho vật tư có thể liên kết trực tiếp với từng tài sản.
IV. Chủ động hơn trong quản lý kế hoạch bảo trì
Bên cạnh tài sản, phân hệ Bảo trì là một thành phần quan trọng trong hệ thống được triển khai tại đơn vị. Trong môi trường y tế, việc theo dõi bảo trì máy móc và thiết bị có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động vận hành. SpeedMaint CMMS hỗ trợ tổ chức thông tin bảo trì theo hướng có kế hoạch và có dữ liệu tập trung. Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào bảng tính hoặc lịch nhắc riêng lẻ, đơn vị có thể xây dựng kế hoạch bảo trì gắn với từng tài sản. Một quy trình quản lý có thể được hình dung như: Tài sản → Kế hoạch bảo trì → Công việc cần thực hiện → Người phụ trách → Kết quả → Lịch sử
Cách tổ chức này tạo điều kiện để bộ phận phụ trách theo dõi các công việc bảo trì theo từng thiết bị và lưu lại dữ liệu phục vụ quá trình quản lý sau này. Quản lý công việc kỹ thuật trên cùng hệ thống Bảo trì chỉ là một phần trong hoạt động vận hành thiết bị. Trong thực tế, đội ngũ kỹ thuật còn phải xử lý nhiều loại công việc khác nhau như:
* Kiểm tra thiết bị
* Xử lý yêu cầu
* Sửa chữa
* Bảo trì định kỳ
* Theo dõi tiến độ công việc
* Ghi nhận kết quả thực hiện
Với phân hệ Công việc, các hoạt động này có thể được quản lý trên SpeedMaint CMMS theo từng nhiệm vụ cụ thể. Một công việc có thể được theo dõi từ lúc phát sinh cho đến khi hoàn thành: Phát sinh công việc → Phân công → Thực hiện → Cập nhật tiến độ → Hoàn thành → Lưu lịch sử
Việc số hóa luồng công việc giúp tạo ra một nguồn dữ liệu rõ ràng hơn về ai phụ trách, công việc đang ở trạng thái nào và những nội dung nào đã được thực hiện. Đồng thời, khi công việc được gắn trực tiếp với tài sản, lịch sử kỹ thuật của thiết bị cũng được hình thành đầy đủ hơn theo thời gian.
V. Kết nối kho vật tư với hoạt động bảo trì và sửa chữa
Một điểm quan trọng khác trong phạm vi ứng dụng SpeedMaint tại Phòng khám Bệnh viện Đại học Y Dược 1 là phân hệ Kho vật tư. Trong hoạt động bảo trì và sửa chữa thiết bị, vật tư và phụ tùng là một phần không thể tách rời. Nếu dữ liệu vật tư được quản lý độc lập với công việc kỹ thuật, việc kiểm soát mối liên hệ giữa vật tư và hoạt động sửa chữa có thể trở nên khó khăn hơn. Việc sử dụng phân hệ kho vật tư trên cùng hệ thống tạo điều kiện để đơn vị từng bước quản lý các thông tin như:
* Danh mục vật tư
* Số lượng tồn kho
* Nhập – xuất vật tư
* Vật tư sử dụng cho công việc
* Vật tư liên quan đến hoạt động bảo trì
Từ đó, dữ liệu có thể được kết nối theo một chuỗi rõ ràng hơn: Thiết bị → Công việc → Vật tư sử dụng → Kết quả thực hiện. Đây là nền tảng quan trọng để hình thành dữ liệu toàn diện hơn về quá trình vận hành và bảo trì tài sản.
VI. Kết nối 4 phân hệ trong một quy trình quản lý xuyên suốt
Giá trị của một hệ thống CMMS không chỉ nằm ở việc số hóa từng nghiệp vụ riêng lẻ. Quan trọng hơn là khả năng liên kết các nghiệp vụ với nhau. Tại Phòng khám Bệnh viện Đại học Y Dược 1, việc sử dụng đồng thời các phân hệ Tài sản – Bảo trì – Công việc – Kho vật tư giúp hình thành một cấu trúc quản lý có tính liên kết. Có thể hình dung luồng dữ liệu như sau:
1. Tài sản là trung tâm: Mỗi thiết bị được quản lý với hồ sơ thông tin riêng.
2. Bảo trì được lập theo tài sản: Kế hoạch bảo trì có thể gắn với từng thiết bị cụ thể.
3. Công việc được tạo và theo dõi: Các nhiệm vụ kỹ thuật được giao cho người phụ trách và cập nhật tiến độ trên hệ thống.
4. Vật tư được liên kết với công việc: Vật tư sử dụng trong quá trình thực hiện có thể được ghi nhận và quản lý.
5. Dữ liệu được lưu thành lịch sử: Những hoạt động đã thực hiện tạo thành nguồn dữ liệu phục vụ quá trình tra cứu và quản lý thiết bị về sau.
Nhờ vậy, thay vì quản lý từng mảng dữ liệu tách rời, doanh nghiệp có thể từng bước xây dựng một hệ thống thông tin xuyên suốt vòng đời vận hành của tài sản.
VII. 50 người dùng cùng làm việc trên một nền tảng quản lý tập trung
SpeedMaint CMMS được triển khai tại đơn vị với quy mô khoảng 50 người dùng. Với hệ thống nhiều người tham gia, việc tập trung dữ liệu trên một nền tảng chung giúp tạo điều kiện để các bộ phận có thể làm việc dựa trên cùng một nguồn thông tin. Thay vì dữ liệu phụ thuộc vào một cá nhân hoặc nằm rải rác trong các file riêng lẻ, thông tin có thể được tổ chức theo từng nghiệp vụ và phân quyền theo vai trò sử dụng. Điều này đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý kỹ thuật, nơi một công việc thường có sự tham gia của nhiều bên: Người yêu cầu → Người tiếp nhận → Người phân công → Nhân sự thực hiện → Người quản lý
Một nền tảng chung giúp các bước trong quy trình được liên kết rõ ràng hơn và tạo cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý. Từ dữ liệu rời rạc đến hệ thống quản lý tài sản dựa trên dữ liệu
Việc đưa SpeedMaint CMMS vào sử dụng từ tháng 6/2024 đánh dấu bước chuyển trong cách tổ chức dữ liệu quản lý tại Công ty Cổ phần Y Việt – Phòng khám Bệnh viện Đại học Y Dược 1. Thay vì chỉ tập trung vào một nghiệp vụ đơn lẻ, phạm vi ứng dụng bao gồm bốn nhóm hoạt động có mối liên hệ trực tiếp:
Quản lý tài sản
↓
Quản lý bảo trì
↓
Quản lý công việc
↓
Quản lý vật tư
Khi các dữ liệu này được tổ chức trên cùng một nền tảng, đơn vị có thêm cơ sở để xây dựng một hệ thống quản lý tài sản và kỹ thuật có tính liên kết hơn. Đây cũng là cách SpeedMaint tiếp cận bài toán số hóa bảo trì trong lĩnh vực y tế: không chỉ chuyển dữ liệu từ giấy hoặc Excel lên phần mềm, mà hướng tới kết nối dữ liệu tài sản với toàn bộ hoạt động phát sinh xung quanh tài sản đó.
SpeedMaint CMMS cho quản lý tài sản và bảo trì tại cơ sở y tế
SpeedMaint CMMS là phần mềm quản lý bảo trì và tài sản, hỗ trợ doanh nghiệp số hóa các nghiệp vụ liên quan đến máy móc, thiết bị và công việc kỹ thuật. Trong lĩnh vực bệnh viện, phòng khám và chăm sóc sức khỏe, hệ thống có thể hỗ trợ nhiều bài toán như:
* Quản lý tài sản và thiết bị
* Quản lý hồ sơ tài sản
* Lập kế hoạch bảo trì
* Theo dõi công việc kỹ thuật
* Quản lý yêu cầu sửa chữa
* Theo dõi lịch sử thiết bị
* Quản lý kho vật tư và phụ tùng
* Kết nối dữ liệu vật tư với công việc bảo trì
* Tổng hợp dữ liệu phục vụ công tác quản lý
Mỗi đơn vị có thể lựa chọn và cấu hình các phân hệ phù hợp với phạm vi nghiệp vụ thực tế.
Với Công ty Cổ phần Y Việt – Phòng khám Bệnh viện Đại học Y Dược 1, việc ứng dụng đồng thời bốn phân hệ Tài sản, Bảo trì, Công việc và Kho vật tư tạo nền tảng để các dữ liệu kỹ thuật được quản lý theo hướng tập trung và có tính liên kết.
VIII. Câu hỏi thường gặp
1. Phòng khám Bệnh viện Đại học Y Dược 1 bắt đầu sử dụng SpeedMaint CMMS từ khi nào?
→ SpeedMaint CMMS bắt đầu được đưa vào sử dụng tại Công ty Cổ phần Y Việt – Phòng khám Bệnh viện Đại học Y Dược 1 từ tháng 6 năm 2024.
2. Có bao nhiêu người dùng SpeedMaint tại đơn vị?
→ Quy mô sử dụng được triển khai cho khoảng 50 người dùng.
3. Những phân hệ SpeedMaint nào được sử dụng?
→ Đơn vị sử dụng bốn phân hệ chính là: Quản lý tài sản, bảo trì, công việc, kho vật tư
4. SpeedMaint hỗ trợ quản lý tài sản tại phòng khám như thế nào?
→ Hệ thống giúp tổ chức thông tin tài sản trên nền tảng tập trung và kết nối tài sản với các hoạt động liên quan như bảo trì, công việc và vật tư.
5. Phân hệ kho vật tư có liên quan gì đến công tác bảo trì?
→ Vật tư và phụ tùng thường được sử dụng trong quá trình sửa chữa hoặc bảo trì thiết bị. Việc quản lý kho trên cùng hệ thống tạo điều kiện để liên kết dữ liệu vật tư với các công việc kỹ thuật phát sinh.
6. Điểm nổi bật trong phạm vi ứng dụng tại Phòng khám Bệnh viện Đại học Y Dược 1 là gì?
→ Điểm đáng chú ý là việc sử dụng đồng thời Tài sản – Bảo trì – Công việc – Kho vật tư, giúp tạo một luồng quản lý từ thông tin thiết bị đến hoạt động kỹ thuật và vật tư sử dụng trên cùng một nền tảng.
Tìm hiểu giải pháp quản lý bảo trì SpeedMaint CMMS
Anh/Chị muốn tìm hiểu cách các bệnh viện như Bệnh Viện Hoàn Mỹ sài Gòn đang số hóa công tác quản lý bảo trì như thế nào? Hãy liên hệ SpeedMaint CMMS để được tư vấn và trải nghiệm giải pháp phần mềm quản lý bảo trì phù hợp với nhu cầu vận hành của bệnh viện.
Công ty TNHH MTV phần mềm SpeedMaint
Hotline: 0912 76 5656
Email: marketing@speedmaint.com
Website: https://speedmaint.com/
Fanpage: https://www.facebook.com/phanmemquanlybaotri
Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemquanlybaotrispeedmaint
Văn phòng Hà Nội: Khu văn phòng tầng 3, toà nhà CT1, Khu nhà ở Bộ Công An, đường Phạm Văn Đồng, phường Đông Ngạc, Hà Nội
Văn Phòng HCM: Tầng 6 Tòa nhà Parami, 140 Bạch Đằng, P.2, Phường Tân Sơn Hòa, TP. HCM
