6 hoạt động không thể thiếu của công việc quản lý bảo trì

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc thực hiện các chương trình bảo trì hiệu quả và ổn định hiệu suất bảo trì lâu dài. Hãy cùng SpeedMaint tìm hiểu về công việc quản lý bảo trì để cải thiện

Mục lục nội dung

 Bảo trì là hoạt động cơ bản và không thể thiếu để máy móc đạt được hiệu suất hoạt động tốt nhất. Các sự cố và gián đoạn do tài sản thiết bị máy móc bị lỗi, có thể làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. Mọi vấn đề này đều được gọi chung là quản lý bảo trì để đảm bảo điều đó không xảy ra.

Nghiên cứu và chiến lược Aberdeen báo cáo rằng thời gian ngừng hoạt động của thiết bị không có kế hoạch sẽ tiêu tốn chi phí 260.000 đô la mỗi giờ. Đó là một khoản thất thu đáng kinh ngạc, thường xảy ra trong lĩnh vực công nghệ và công nghiệp như sản xuất và năng lượng.

Tương tự, một nghiên cứu có tên After The Fall: Cost, Causes, and Consequences of Unplanned Downtime (Sau sự sụp đổi: Chi phí, Nguyên nhân và Hậu quả của thời gian ngừng hoạt động không có kế hoạch), do GE Digital tài trợ, đã khảo sát 450 người ra quyết định trên toàn thế giới trong các ngành như năng lượng, sản xuất, y tế, dầu khí, tiện ích và giao thông vận tải. Nghiên cứu cho thấy rằng thời gian ngừng hoạt động ngoài kế hoạch gây ra bởi sự cố thiết bị là một vấn đề bất kể ngành nào và ảnh hưởng trên toàn bộ các doanh nghiệp.

Điều này cho chúng ta biết là nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc thực hiện các chương trình bảo trì hiệu quả và ổn định hiệu suất bảo trì lâu dài. Giải pháp là tiếp cận bảo trì một cách có cấu trúc và hệ thống thông qua quản lý bảo trì.

Quản lý bảo trì là gì? 

Quản lý bảo trì bao gồm tất cả các quy trình liên quan đến việc bảo trì tài sản của công ty. Mục tiêu chính là cải thiện tính sẵn có và độ tin cậy của tài sản để tối đa hóa hiệu quả và dịch vụ cốt lõi. Do đó, quản lý bảo trì là nền tảng để bảo trì thiết bị và quản lý cơ sở vật chất.

6 hoạt động không thể thiếu của công việc quản lý bảo trì
Quản lý bảo trì là gì?

Quản lý bảo trì đã phát triển đáng kể trong những năm qua. Nghiệp vụ này đã phát triển từ một bài tập thường mắc lỗi thành một hệ thống chính xác hơn, được hỗ trợ bởi công nghệ với các mục tiêu sau:

  1. Lập kế hoạch bảo trì công việc: Thông qua việc lập kế hoạch bảo trì hiệu quả, doanh nghiệp có thể phân phối hiệu quả thời gian, lao động, công cụ và các nguồn lực bảo trì khác để tập trung vào công việc chủ động và có thể nhanh chóng giải quyết các vấn đề tài sản phát sinh.
  2. Giảm thiểu sự cố thiết bị và thời gian ngừng sản xuất: Việc bảo trì tài sản được quản lý tốt giúp tối đa hóa tính khả dụng và hiệu suất của thiết bị. Ngay cả khi thời gian chết xảy ra, điều này sẽ không xảy ra thường xuyên và được khắc phục một cách nhanh chóng, hiệu quả.
  3. Kiểm soát chi phí bảo trì: Các hoạt động MRO (bảo trì, sửa chữa, vận hành) có thể là một phần chính trong chi phí hoạt động động của công ty. Hầu hết các đội bảo trì phải liên tục thực hiện hành động cân bằng – cố gắng thực hiện công việc bảo trì chất lượng trong một ngân sách bảo trì rất hạn chế.
  4. Đảm bảo tuân thủ quy định: Mọi ngành công nghiệp đều có những quy định để đưa ra các khoản tiền phạt và hình phạt nghiêm khắc nếu được đưa ra. Và theo như các cơ quan quản lý, nếu không có hồ sơ truy xuất nguồn gốc thì khó xác định các lỗi. Quản lý bảo trì hiện đại đi kèm các công cụ như CMMS giúp dễ dàng hơn trong việc tự động hóa và ghi lại các kiểm tra, thực hiện đánh giá nội bộ và tạo các báo cáo cần thiết. 
  5. Đảm bảo an toàn về nhân sự và thiết bị: Về bản chất, nhiều thiết bị rất nguy hiểm khi chúng gặp sự cố (ví dụ như nồi hơi, máy nén, hệ thống điện,…) Thông qua việc chủ động bảo trì và đào tạo an toàn, quản lý bảo trì tạo ra một môi trường làm việc an toàn và hiệu quả. 

Hậu quả của thực hành bảo trì kém 

Bảo trì có mối liên hệ với nhau và ăn sâu vào các hoạt động kinh doanh đến mức bất kỳ sự kém hiệu quả nào cuối cùng sẽ có ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức.

Hậu quả của thực hành bảo trì kém

Trong hình ảnh bên dưới, chúng ta có thể thấy một số tác động của việc bảo trì kém, có thể thấy rõ ngay lập tức (tăng chi phí lao động, hợp đồng và nguyên vật liệu). Trong khi đó, có rất nhiều thứ còn được che giấu và phát triển sau này (dưới dạng rủi ro an toàn, mất giờ sản xuất, chi phí cao hơn)

Tất cả các chi phí bảo trì gián tiếp đó có thể loại bỏ, hoặc ít nhất là giảm thiểu, thông qua việc quản lý bảo trì thích hợp. 

6 Hoạt động chính của công việc quản lý bảo trì

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày 6 yếu tố chính tạo nên khuôn khổ quản lý bảo trì, cũng như các hoạt động điển hình mà chúng bao gồm: 

Lập kế hoạch và quản lý công việc

Quản lý bảo trì cần phân bổ các nguồn lực và công cụ cần thiết để tổ chức và lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa, cũng như để đối phó với các trường hợp khẩn cấp về bảo trì.

Các hoạt động chính gồm: 

  • Quản lý các yêu cầu công việc
  • Quản lý đơn hàng công việc
  • Lập kế hoạch bảo trì thường xuyên và phòng ngừa

Quản lý tài sản

Quản lý tài sản là cốt lõi của quản lý bảo trì. Đây là một cách tiếp cận chiến lược và phân tích để quản lý tài sản của một công ty trong suốt ba giai đoạn vòng đời riêng biệt của nó:

  • Mua sắm: xác định nhu cầu đối với một mặt hàng cụ thể, lập kế hoạch, mua và vận hành tài sản.
  • Vận hành/ bảo trì: giai đoạn này đánh dấu thời gian sử dụng hữu ích của tài sản. Tài sản được sử dụng để tạo ra giá trị và cần được chăm sóc thường xuyên để tránh sự cố có thể làm giảm tuổi thọ. Vòng đời tài sản dài nhất thường bao gồm nhiều công việc bảo trì và sửa chữa.
  • Xử lý: Chi phí bảo trì tăng dần cho đến khi kinh tế không đủ để duy trì hoạt động của tài sản 

Mặc dù mọi tài sản mà doanh nghiệp sở hữu đều quan trọng, nhưng một số thiết bị sẽ quan trọng hơn những thiết bị khác. Tầm quan trọng được xác định bởi một số yếu tố như chi phí thay thế tài sản và mức độ quan trọng để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.

Quản lý con người 

Cuối cùng, nhân viên bảo trì của doanh nghiệp sẽ thực hiện mọi thứ và giữ cho các hoạt động trơn tru. Do đó, quy trình bảo trì của doanh nghiệp chỉ tốt khi có những người thực hiện chúng.

Các hoạt động điển hình để quản lý lực lượng kỹ thuật viên bảo trì bao gồm:

  • Thuê và giới thiệu nhân viên bảo trì mới
  • Thiết lập trách nhiệm rõ ràng và hệ thống phân cấp tổ chức
  • Tạo ra các quy trình bắt buộc và hướng dẫn an toàn 
  • Đào tạo và nâng cao tay nghề cho công nhân khi cần thiết
  • Giữ cho người lao động có trách nhiệm, cũng như động viên,

Quản lý hàng tồn kho và nhà cung cấp MRO

Quản lý hàng tồn kho MRO đề cập đến sản phẩm và công cụ mà một công ty mua để duy trì hoạt động của mình. Ví dụ bao gồm bóng đèn, vật tư làm sạch, dầu bôi trơn, bu lông, đai ốc,…

Quản lý hàng tồn kho và nhà cung cấp MRO

Do những tác động tiêu cực của việc tồn kho quá mức và thiếu hàng, các doanh nghiệp thường phải vật lộn để có được sự cân bằng phù hợp cho hàng tồn kho MRO của họ. Một phần quan trọng của quản lý bảo trì là đảm bảo số kho MRO và tránh gián đoạn công việc do các vấn đề về tính khả dụng của các bộ phận.

Hàng tồn kho đóng một phần quan trọng trọng quản lý bảo trì, các nhà cung cấp MRO có khả năng ảnh hưởng đến sự thành công của quy trình bảo trì của doanh nghiệp. 

Các hoạt động tiêu biểu bao gồm: 

  • Theo dõi việc sử dụng mặt hàng (kiểm soát hàng tồn kho)
  • Đưa ra dự báo hàng tồn kho
  • Thương lượng giá mặt hàng
  • Thảo luận về những thay đổi và vấn đề
  • Theo dõi và quản lý chi phí hàng tồn khi cho từng nhà cung cấp 

 Quản lý nhà thầu

Các hoạt động điển hình xoay quanh việc quản lý các nhà thầu bảo trì bao gồm:

  • Tìm nhà thầu cho các nhiệm vụ bảo trì chuyên biệt 
  • Đàm phán hợp đồng bảo trì
  • Gửi yêu cầu công việc và theo dõi tuân thủ / hiệu suất 
  • Trao đổi những thay đổi và vấn đề
  • Theo dõi chi phí liên quan đến từng nhà thầu 

Quản lý ngân sách

Công việc bảo trì nâng cao mức độ hiệu suất và tính sẵn sàng của thiết bị, nhưng đồng thời, nó làm tăng thêm chi phí vận hành. Tốt nhất, các doanh nghiệp nên tìm kiếm sự cân bằng tối ưu giữa hai yếu tố này.

Bằng cách thu thập, theo dõi và phân tích tổng chi phí, các nhà quản lý bảo trì có thể hiểu rõ hơn, cải thiện ngân sách và điều chỉnh các hoạt động của họ phù hợp hơn với các dự báo tài chính của doanh nghiệp.

Các hoạt động bao gồm:

  • Quản lý ngân sách bảo trì
  • Phân bổ ngân sách cho các hoạt động bảo trì cụ thể
  • Tìm kiếm các lĩnh vực để cắt giảm chi phí và tạo ra các quy trình hiệu quả hơn về chi phí
  • Tạo báo cáo
  • Theo dõi tổng chi phí bảo trì

Các phương pháp tiếp cận bảo trì

Nhiều doanh nghiệp tự hỏi làm thế nào để giải quyết chiến lược quản lý bảo trì của mình – hoặc thậm chí làm thế nào để bắt đầu ngay từ đầu. 

Nói chung, có hai hướng chính để quản lý bảo trì, phản ứng và chủ động. Ngày càng có nhiều tổ chức tập trung vào phần sau. 

Sự phát triển của các chiến lược quản lý bảo trì

Việc sử dụng thiết bị cho đến khi nó hỏng, sau đó sửa chữa nó – không cần bảo trì thường xuyên, mặc dù bề ngoài phương pháp này có vẻ nhanh, rẻ và dễ dàng những các tổ chức nhanh chóng nhận ra rằng nó không bền vững.

Sự phát triển của các chiến lược quản lý bảo trì

Khi các hoạt động sản xuất tiếp tục mở rộng quy mô, việc bảo trì phản ứng gây ra các vấn đề phức tạp khác như chuỗi cung ứng và các vấn đề về kiểm soát chất lượng. Dần dần, ý tưởng bảo trì chủ động thường xuyên kiểm tra và bảo dưỡng các tài sản quan trọng đã thành công. 

Với sự ra đời của phần mềm bảo trì, cảm biến giám sát tình trạng và công nghệ IIoT, việc bảo trì đã tiếp tục phát triển. Ngày nay, các doanh nghiệp có thể có quyền truy cập vào khối lượng lớn dữ liệu bảo trì mà họ có thể sử dụng để dự đoán các vấn đề về thiết bị và tối ưu hóa khối lượng công việc bảo trì.  

Các tùy chọn để quản lý bảo trì chủ động 

Danh sách các chiến lược bảo trì chủ động này được thiết lập để đi từ cách tiếp cận rẻ nhất và đơn giản nhất đến các cách tiếp cận phức tạp và tiên tiến hơn:

  • Bảo trì phòng ngừa (PM) là chiến lược bảo trì chủ động phổ biến nhất. Công việc bảo trì được thực hiện định kỳ. Khoảng thời gian dựa trên lịch hoặc dựa trên mức sử dụng.
  • Bảo trì dựa trên điều kiện (CBM) là một phương pháp bảo trì trong đó tình trạng của tài sản được theo dõi thông qua công nghệ giám sát tình trạng. Công việc bảo trì được thực hiện khi các cảm biến (hoặc các thử nghiệm được thực hiện với thiết bị cầm tay) cho thấy nội dung đang gặp sự cố.
  • Bảo trì dự đoán (PdM) sử dụng kết hợp các cảm biến giám sát tình trạng và máy học để dự báo khi máy có khả năng bị lỗi. Nó hoạt động giống như một hệ thống cảnh báo sớm cung cấp cho nhân viên bảo trì các cảnh báo, thông báo và có đủ thời gian để lập kế hoạch và lên lịch sửa chữa / bảo dưỡng trước khi xảy ra hỏng hóc.
  • Bảo trì theo quy định vượt xa PdM một bước. Với bảo trì theo quy định, máy sử dụng cảm biến và phân tích để tự chẩn đoán và trình bày cho kỹ thuật viên một số giải pháp về cách xử lý (các) vấn đề đã xác định. 

Trên mỗi chiến lược đó, các doanh nghiệp cố gắng tạo ra một tổ chức tinh gọn có thể thực hiện các khái niệm như bảo trì tự chủ và bảo trì tổng năng suất (TPM).

Kết luận

Đầu tư vào quản lý bảo trì không phải là một đề xuất dễ dàng. Có thể là vì có thể mất một thời gian dài để bắt đầu nhận thấy lợi tức đáng kể từ khoản đầu tư đó. Doanh nghiệp nên ngừng suy nghĩ về việc bảo trì như một trung tâm trả phí và bắt đầu nhìn nhận nó đúng với thực tế – một hoạt động gia tăng giá trị làm tăng hiệu suất của toàn doanh nghiệp. 

>>> Xem thêm:
Hướng dẫn cách thiết lập hợp đồng bảo trì chuẩn cho doanh nghiệp
6 bước giảm chi phí bảo trì máy móc thiết bị dành cho doanh nghiệp khai thác và sản xuất
Phân loại, vai trò và mục tiêu cốt lõi của bảo trì thiết bị
Bảo trì máy móc và check-list công việc cụ thể giúp kéo dài tuổi thọ sử dụng

Thông tin liên hệ

Công ty TNHH MTV phần mềm SpeedMaint

SpeedMaint sẵn sàng lắng nghe ý kiến của bạn

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

ĐĂNG KÝ TRỞ THÀNH ĐỐI TÁC CỦA SPEEDMAINT

Chúng tôi sẽ liên hệ lại ngay!

Affiliate partnerStrategy Partner

Yêu cầu tư vấn, dùng thử

Let’s Talk

Cho dù bạn đang cần tìm một sản phẩm đầy đủ chức năng hay mở rộng tính năng theo yêu cầu, đội ngũ tư vấn của chúng tôi sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp tốt nhất.

Hotline: 1900-400-016

Kinh doanh Miền Bắc: 094-204-1024

Kinh doanh Miền Nam: 0868-995-885

Email: sales@speedmaint.com










 

Đăng ký tư vấn gói dịch vụ

SpeedMaint

Cung cấp giải pháp chuyên biệt về Quản lý bảo trì thiết bị, đội ngũ tư vấn của chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp bạn tìm ra gói giải pháp tốt nhất!

Hotline Miền Bắc: 094-204-1024

Hotline Miền Nam: 098-842-1237

Email: sales@speedmaint.com