Trong vài năm gần đây, hệ thống WMS ngày càng được nhiều tổ chức lựa chọn nhờ khả năng hỗ trợ cắt giảm chi phí hoạt động và đảm bảo tiến độ giao hàng. Khi môi trường cạnh tranh buộc các doanh nghiệp phải cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng, WMS đóng vai trò then chốt trong việc tinh giản quy trình, tăng độ chính xác của đơn hàng và rút ngắn thời gian xử lý.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về Hệ thống Quản lý Kho – bao gồm chức năng chính, lợi ích thực tiễn và các yếu tố cần cân nhắc khi triển khai – để giúp doanh nghiệp bạn quyết định xem WMS có phù hợp và mang lại giá trị như thế nào
WMS (hệ thống quản lý kho)?
Hệ thống quản lý kho (WMS) là phần mềm chuyên dụng giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý toàn bộ tồn kho, đồng thời điều phối các hoạt động trong chuỗi cung ứng – từ trung tâm phân phối cho đến các kệ hàng tại điểm bán. Thông qua giao diện hiển thị tập trung, WMS cung cấp cái nhìn toàn diện về vị trí, số lượng và trạng thái hàng hóa, giúp giảm sai sót trong kiểm kê và nâng cao hiệu quả vận hành.
Giải pháp WMS còn hỗ trợ tối ưu hóa nhân lực, không gian lưu trữ và đầu tư thiết bị bằng cách lập kế hoạch, phối hợp và điều phối tài nguyên cùng luồng vật liệu một cách khoa học. Hệ thống này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu phức tạp của chuỗi cung ứng toàn cầu – bao gồm hoạt động phân phối, hỗ trợ sản xuất và quản lý các tài sản, dịch vụ liên quan – từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến tập đoàn đa quốc gia.
Thương mại đa kênh hiện nay, người tiêu dùng mong muốn mua sắm, thanh toán và hoàn trả hàng hóa một cách linh hoạt ở nhiều điểm tiếp xúc khác nhau. Để theo kịp xu hướng này, doanh nghiệp cần một nền tảng quản lý kho có khả năng phản ứng nhanh, tối ưu hóa quá trình hoàn tất đơn hàng và đồng bộ hóa các kênh bán. Giải pháp WMS trên nền tảng đám mây của chúng tôi được phát triển nhằm chuẩn bị cho chuỗi cung ứng tương lai: mở rộng khả năng quản lý để đồng bộ hóa hàng tồn kho và quy trình hoàn tất, tương thích với phương thức mua sắm hiện đại. Hệ thống cung cấp khả năng hiển thị kho theo thời gian thực trên điện thoại thông minh và trình duyệt web; điểm yêu cầu duy nhất là có kết nối Internet, giúp đội ngũ vận hành và quản lý ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn.
Lợi ích của hệ thống quản lý kho hiện đại dựa trên nền tảng đám mây
Sự bùng nổ của internet và công nghệ số, thói quen mua sắm của người tiêu dùng đã thay đổi sâu sắc, làm xáo trộn chuỗi cung ứng và tạo ra các mô hình hoàn tất đơn hàng phức tạp, đa kênh. Để đáp ứng những biến động này, doanh nghiệp cần ứng dụng các giải pháp kết nối kỹ thuật số cho quy trình hoàn thiện đơn hàng — và hệ thống quản lý kho (WMS) trên nền tảng đám mây chính là một trong những công cụ hiệu quả nhất.
Khả năng phản ứng nhanh và triển khai tức thì
Để giữ vững vị thế cạnh tranh trong môi trường thương mại hiện đại, doanh nghiệp phải thích nghi nhanh chóng. Hệ thống WMS trên đám mây cho phép triển khai các năng lực hậu cần mạnh mẽ trong thời gian ngắn – thường là vài tuần thay vì nhiều tháng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nâng cấp chuỗi cung ứng nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu thị trường và hỗ trợ các quy trình hoàn tất đơn hàng phức tạp, đa kênh một cách kịp thời.
Tiết kiệm chi phí vận hành và giảm gánh nặng CNTT
WMS đám mây cung cấp đầy đủ chức năng tương đương hệ thống tại chỗ nhưng giảm đáng kể chi phí CNTT. Doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều vào phần cứng, mua giấy phép phần mềm hay thuê nhân lực chuyên trách để quản lý và bảo trì hệ thống. Môi trường đám mây giúp triển khai và vận hành nhanh chóng với chi phí vận hành dễ dự đoán hơn, từ đó duy trì biên lợi nhuận tốt hơn.
Luôn cập nhật — không tốn công nâng cấp
Với mô hình phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), hệ thống luôn được cập nhật phiên bản mới mà không phát sinh chi phí nâng cấp lớn. Các bản cập nhật được triển khai định kỳ giống như ứng dụng trên điện thoại, đảm bảo người dùng luôn hoạt động trên nền tảng mã nguồn mới nhất mà không cần lo lắng về việc cài đặt hay bảo trì phức tạp tại chỗ.
Giảm chi phí trả trước và lợi tức đầu tư nhanh
Các giải pháp đám mây đa thuê bao giúp giảm chi phí đầu tư ban đầu, rút ngắn thời gian hoàn vốn và hạ tổng chi phí sở hữu so với triển khai tại chỗ. Thay vì phải chi trả cho phần cứng, phần mềm và chuyên viên CNTT, doanh nghiệp có thể dùng ngân sách đó để đầu tư trực tiếp cho hoạt động kinh doanh và mở rộng thị trường.
Khả năng mở rộng linh hoạt theo nhu cầu
Thị trường toàn cầu đòi hỏi tốc độ và khả năng điều chỉnh nhanh theo biến động. Hệ thống WMS đám mây cho phép mở rộng năng lực xử lý khi cần — ví dụ trong mùa cao điểm hoặc khi mở rộng vùng phục vụ — mà không phải đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng mới. Do đó, doanh nghiệp có thể tận dụng cơ hội tăng trưởng ngay lập tức mà không bị ràng buộc bởi hạn chế về IT.
Tích hợp liền mạch với hệ sinh thái doanh nghiệp
Các giải pháp WMS trên đám mây được thiết kế để tích hợp dễ dàng với hệ thống ERP, quản lý bán hàng và các phần mềm SCM khác. Dữ liệu có thể trao đổi thông suốt qua các dịch vụ web RESTful hoặc XML theo chuẩn ngành, giúp đồng bộ thông tin giữa kho, bán hàng và quản lý chuỗi cung ứng. Điều này đặc biệt hữu ích khi kết hợp với thiết bị tự động hóa — các nhà cung cấp thiết bị có thể tận dụng điểm tích hợp để xây dựng giải pháp kho tự động phù hợp.
Chuyển sang hệ thống quản lý kho dựa trên đám mây mang lại nhiều lợi thế thiết thực: triển khai nhanh, chi phí vận hành thấp hơn, cập nhật liên tục, khả năng mở rộng linh hoạt và tích hợp dễ dàng với hệ thống doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả hoàn tất đơn hàng và phản ứng kịp thời trước những thay đổi của thị trường, WMS đám mây là một lựa chọn chiến lược giúp tối ưu chi phí và tăng tốc khả năng cạnh tranh.
Các loại hệ thống quản lý kho (WMS)
Có nhiều dạng hệ thống quản lý kho (WMS), mỗi dạng mang đến các chức năng và lợi ích khác nhau. Dưới đây là các loại phổ biến và điểm nổi bật của từng loại:
- WMS độc lập: Là phần mềm truyền thống được cài đặt và vận hành trên máy chủ hoặc máy tính riêng của doanh nghiệp. Các chức năng thường thấy gồm theo dõi tồn kho, xử lý đơn hàng và quản lý nhân sự kho.
WMS trên nền tảng đám mây: Cho phép truy cập từ xa qua Internet mà không cần cài đặt tại chỗ. Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ đám mây, thuận tiện cho quản lý nhiều địa điểm và làm việc từ xa. - WMS mã nguồn mở: Là các giải pháp phần mềm mở có thể tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu riêng của từng tổ chức. Thường có chi phí thấp hơn so với các sản phẩm thương mại đóng.
- WMS tích hợp ERP: Là module quản lý kho được gắn với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), giúp đồng bộ dữ liệu giữa kho và các phòng ban khác để nâng cao hiệu quả vận hành.
- WMS cho chuỗi cung ứng (SCE): Thiết kế để điều phối luồng hàng hóa xuyên suốt chuỗi cung ứng, từ sản xuất đến giao hàng, đồng thời hỗ trợ các chức năng như quản lý vận chuyển và hoàn tất đơn hàng.
- WMS cho nhà cung cấp logistics bên thứ ba (3PL): Dành riêng cho các đơn vị cung cấp dịch vụ logistics, cung cấp các công cụ quản lý đa khách hàng, lập hóa đơn và thanh toán trong cùng một hệ thống.
Quyết định chọn loại WMS thường phụ thuộc vào quy mô kho và mô hình kinh doanh — doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ cần WMS độc lập, trong khi doanh nghiệp lớn hoặc nhiều chi nhánh có thể ưu tiên WMS tích hợp ERP hoặc đám mây. Ngoài ra, nhiều nhà cung cấp còn phát triển giải pháp chuyên biệt theo ngành (thương mại điện tử, bán lẻ, sản xuất…), vì vậy nên lựa chọn hệ thống phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.
>>Xem thêm: Mô Hình EOQ Là Gì? Tối Ưu Hàng Tồn Kho Với EOQ Nhanh Chóng
Tiêu chí Lựa chọn hệ thống quản lý kho phù hợp
Với vô số giải pháp quản lý kho trên thị trường hiện nay, việc chọn lựa một hệ thống phù hợp đôi khi trở nên phức tạp và tốn thời gian.
Trước hết, tổ chức cần xác định rõ yêu cầu của mình để chọn được WMS phù hợp nhất. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng giúp đánh giá và quyết định đầu tư:
- Tính năng phong phú: Hệ thống cung cấp đầy đủ các chức năng cần thiết cho hoạt động kho.
- Tích hợp mã vạch: Hỗ trợ công nghệ quét mã vạch để tăng độ chính xác và tốc độ xử lý.
- Cập nhật tồn kho theo thời gian thực: Dữ liệu kho được đồng bộ ngay lập tức khi có biến động.
- Thân thiện với người dùng: Giao diện và quy trình dễ học, dễ vận hành.
- Khả năng mở rộng: Đáp ứng được sự tăng trưởng và thay đổi quy mô trong tương lai.
- Quản lý nhập – xuất: Theo dõi đầy đủ các hoạt động như nhập hàng, xuất hàng, lưu trữ, lấy hàng, kiểm kê định kỳ và di chuyển hàng.
- Hỗ trợ nhiều chiến lược pick: Thích ứng với các phương pháp lấy hàng khác nhau của kho.
- Tích hợp với hệ thống back-office: Liên kết tốt với phân hệ quản lý đơn hàng, kiểm soát tồn kho và đặt hàng.
- Báo cáo nâng cao: Cung cấp khả năng phân tích và báo cáo chi tiết.
- Tự động hóa nhập – cất hàng: Hỗ trợ tự động trong quá trình nhận và lưu trữ hàng hóa.
- Cam kết dịch vụ kho vận: Nhà cung cấp có năng lực triển khai và hỗ trợ liên quan đến kho bãi, logistics.
>>Xem thêm: Mô Hình QDM: Chìa Khóa Tối Ưu Chi Phí Tồn Kho Cho Doanh Nghiệp Sản Xuất
Tham khảo giải pháp quản lý kho trên SpeedMaint CMMS
SpeedMaint CMMS cung cấp giải pháp quản lý kho vật tư tích hợp trong hệ sinh thái phần mềm quản lý bảo trì toàn diện trên nền tảng Cloud, giúp doanh nghiệp số hóa, chuẩn hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình kho – từ quản lý danh mục, nhập/xuất, kiểm kê đến đề xuất mua sắm và điều chuyển. Với mô hình 100% Cloud, SpeedMaint cho phép truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị mà không cần đầu tư hạ tầng CNTT phức tạp, phù hợp cho cả nhà máy công nghiệp – sản xuất, bệnh viện, hàng không, năng lượng,…
Hệ thống kho vật tư của SpeedMaint hỗ trợ quản lý chi tiết danh mục kho, nhóm vật tư, bộ vật tư, vật tư theo mã quy cách, lô hạn sử dụng. Cho phép thêm, sửa, xóa vật tư; nhập tồn đầu kỳ; thiết lập định mức tồn (tồn min/tồn max) và quản lý vị trí lưu trữ kèm lịch sử vị trí. Tính năng in thẻ linh kiện, xuất mã QR và import/export Excel giúp thao tác nhanh và chính xác.
Quy trình đề xuất – duyệt – tạo phiếu xuất/nhập/điều chuyển được hỗ trợ đầy đủ với khả năng cấu hình nhiều luồng duyệt. SpeedMaint cho phép tạo phiếu xuất kho từ phiếu đề xuất đã duyệt, tạo đơn đề xuất mua hàng, theo dõi trạng thái phê duyệt và gửi thông báo email/notify tới người liên quan. Hệ thống quản lý phiếu nhập/xuất chi tiết, kiểm soát trạng thái, in ấn và ghi nhận đơn giá; đồng thời hỗ trợ các phương pháp tính giá xuất kho phổ biến ( FIFO, LIFO).
Tích hợp chặt chẽ với phân hệ bảo trì, SpeedMaint giúp tự động đề xuất vật tư cho công việc bảo trì, tối ưu tồn kho phục vụ bảo trì phòng ngừa, giảm thời gian chờ vật tư, tiết kiệm chi phí và kéo dài tuổi thọ thiết bị. Với dashboard KPI và báo cáo đầy đủ, SpeedMaint hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh, minh bạch và hiệu quả.
Thông tin liên hệ
Công ty TNHH MTV phần mềm SpeedMaint
- Hotline: 0912 76 5656
- Email: marketing@speedmaint.com
- Website: https://speedmaint.com/
- Fanpage: https://www.facebook.com/phanmemquanlybaotri/
- Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemquanlybaotrispeedmaint
- Văn phòng Hà Nội: Khu văn phòng tầng 3, tòa nhà CT1, Khu nhà ở Bộ Công An, đường Phạm Văn Đồng, phường Đông Ngạc, Hà Nội
- Văn Phòng HCM: Tầng 6, Tòa nhà Parami, số 140 Bạch Đằng 2, Phường Tân Sơn Hòa, TP. Hồ Chí Minh
