Vĩnh Long Plaza – nâng cao quy trình quản lý bảo trì tòa nhà & trung tâm thương mại chuyên nghiệp, hiệu quả

Khách hàng

Công ty TNHH MTV Vĩnh Long Plaza (Vĩnh Long Plaza) là một dự án thuộc hệ sinh thái của Công ty CP SX KD XNK Vĩnh Long (Vĩnh Long JSC).

Vĩnh Long JSC đã thành lập Công ty TNHH MTV Vĩnh Long Plaza, đầu tư thiết lập một TTTM phức hợp hiện đại nhằm cung cấp các giải pháp tiện ích phục vụ việc nâng cao đời sống cộng đồng và mở ra cơ hội kinh doanh mới.

Công ty TNHH MTV Vĩnh Long Plaza cho thuê mặt bằng kinh doanh và văn phòng tại Trung Tâm thương mại Vĩnh Long Plaza.

Bài toán

Trong công tác quản lý, vận hành trung tâm thương mại, đặc biệt là những trung tâm thương mại phân khúc cao cấp thì bảo trì cho cơ sở là hoạt động thiết yếu. Đối với những hệ thống sử dụng trong nhiều năm dễ xảy ra hỏng hóc trong thời gian hoạt động. Do đó, trong công tác quản lý bảo trì tòa nhà, Công ty TNHH MTV Vĩnh Long Plaza gặp phải 2 vấn đề khó khăn: 

Về công tác quản lý thiết bị: Các hạng mục thiết bị cần được quản lý và bảo trì trong trung tâm thương mại là rất nhiều và rải rác như: hệ thống bơm cấp, hệ thống báo khói, hệ thống camera, hệ thống chiếu sáng, chống sét,… Khối lượng thiết bị tại trung tâm thương mại cần quản lý là không hề nhỏ, lại cần được quản lý chặt chẽ, rõ ràng về thông tin, vị trí. Vì vậy, Công ty TNHH MTV Vĩnh Long Plaza quản lý tài sản bằng quy trình thủ công giấy tờ, excel,… khiến công ty khó trong việc quản lý tài sản và tra cứu thông tin, vị trí.  

Quản lý thông tin, dữ liệu thiết bị của tòa nhà, bao gồm trung tâm thương mại thì cần rất nhiều thông tin và liên tục cập nhập dữ liệu. Quản lý và nhập dữ liệu thủ công là cực kì dễ sai sót và nhầm lẫn. Hơn thế, nếu nhân viên nhập thiếu số liệu thì việc rà soát lại để bổ sung rất lâu và khó khăn. 

Về công tác quản lý công việc bảo trì: Đối với những trung tâm thương mại thì bảo trì tài sản là hoạt động thiết yếu. Các hệ thống Chiller, điều hòa, thông gió, phòng cháy chữa cháy. điện, cấp thoát nước,… đều cần được bảo trì, bảo dưỡng định kỳ theo kế hoạch để hướng tới mục tiêu hạn chế gián đoạn vận hành. Tuy nhiên, Công ty TNHH MTV Vĩnh Long Plaza hiện đang quản lý bảo trì bằng quy trình thủ công. Quản lý các đầu công việc bằng phương pháp thủ công như excel, giấy tờ,… khiến các ban quản lý khó nắm bắt được hết các tình trạng từng thiết bị khi có quá nhiều tài sản cần bảo trì. Điều này rất dễ gây ra sự chậm trễ, ko nắm bắt được tình hình khi có một thiết bị nào đó cần sửa chữa kịp thời. 

Cấp quản lý tòa nhà giao việc bảo trì hoàn toàn bằng zalo và gọi điện khiến cho các kỹ thuật viên bảo trì dễ quên vài đầu mục việc mình cần làm. Tại trung tâm thương mại, khối lượng công việc dành cho nhân viên bảo trì là rất nhiều, cần được thực hiện liên tục theo sự sắp xếp và tuân thủ các quy tắc chung của quản lý tòa nhà. Do đó, thông tin công việc không được trao đổi xuyên suốt các bộ phận liên quan gây ảnh hưởng rất lớn đến công việc bảo trì, tuổi thọ tài sản và trải nghiệm của khách thuê. 

Giải pháp

 Với sứ mệnh cung cấp giải pháp không gian an toàn, tiện lợi và hiện đại cho các mục đích khác nhau nhằm cải thiện chất lượng cuộc sống, sinh hoạt, kết nối và nâng cao năng lực bản thân với một chi phí hợp lý. Vì vậy, khi gặp bài toán khó trong hệ thống bảo trì của trung tâm thương mại, Công ty TNHH MTV Vĩnh Long Plaza quyết định lựa chọn phần mềm quản lý bảo trì SpeedMaint để giải quyết bài toán trên: 

Về công tác quản lý thiết bị: Ứng dụng SpeedMaint, Công ty TNHH MTV Vĩnh Long Plaza có thể quản lý tất cả dữ liệu, thông tin tập trung trên một hệ thống duy nhất. Dễ dàng tra cứu lý lịch thiết bị, vị trí, lịch sử bảo trì & sửa chữa sự cố. 

Công việc quản lý, nhập liệu trên phần mềm trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.Ngoài ra, nếu không may nhập liệu thiếu hoặc sai sót thì người dùng có thể dễ dàng rà soát lại và bổ sung thông tin một cách chính xác nhất .   

Về công tác quản lý công việc bảo trì: Với các module bảo trì sát với nghiệp vụ của phần mềm SpeedMaint, giúp Vĩnh Long Plaza có thể lập kế hoạch và theo dõi lịch sử bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà. Với tính năng lập kế hoạch tự động, Vĩnh Long Plaza có thể làm chủ tình hình, đề phòng hỏng hóc và phát hiện sửa chữa kịp thời lỗi nhằm tăng tuổi thọ thiết bị và giảm đáng kể chi phí vận hành trung tâm thương mại. 

Phần mềm SpeedMaint hỗ trợ các quản lý dễ dàng giao việc, yêu cầu bảo trì một cách tiện lợi và đầy đủ thông tin. Nhân viên kỹ thuật bảo trì có thể “check” nhanh chóng các đầu công việc cần làm và cập nhật kết quả công việc bằng hình ảnh, nội dung thực hiện. 

Kết quả

Sau khi ứng dụng SpeedMaint, Công ty TNHH MTV Vĩnh Long Plaza đã xây dựng được quy trình quản lý bảo trì trung tâm thương mại chuyên nghiệp và thống nhất, tối ưu chi phí, điện năng,… và giảm thiểu tối đa các sai sót trong quá trình quản lý vận hành. 

Hệ thống phần mềm SpeedMaint hỗ trợ Vĩnh Long Plaza xử lý những sự cố nhất thời có thể xảy ra, quản lý bảo trì hệ thống vận hành, hệ thống bơm và báo cháy cùng các trang thiết bị trong trung tâm thương mại, tăng cường tuổi thọ của cơ sở hạ tầng bên trong trung tâm thương mại.

Các bộ phận nhân sự của công tin nắm rõ được các đầu công việc của mình và các thông tin được trao đổi xuyên suốt giữa các ban giúp công tác bảo trì thiết bị được nâng cao và hiệu quả hơn.

Tài sản, thiết bị của trung tâm thương mại đều được số hóa tập trung, dễ dàng kiểm soát, quản lý tài sản và vị trí của các thiết bị. 

>>> Xem thêm:
Kem Tràng Tiền – Số hóa quản lý bảo trì & nâng tầm dấu ấn Thủ đô với SpeedMaint CMMS
Thang máy Việt Đông Hải và sứ mệnh “Kết nối không gian an toàn và dịch vụ hoàn hảo nhất” với SpeedMaint CMMS
Nâng cấp mô hình quản lý bảo trì thiết bị vào dự án bảo trì BĐS & tòa nhà sau hơn 10 năm hoạt động với phần mềm SpeedMaint
Công Ty TNHH Ân Nam: “Công Nghệ Là Giải Pháp Để Cạnh Tranh Sòng Phẳng Với Thế Giới”
Puratos Grand-Place Việt Nam – Hành trình “vươn mình” số hóa trong ngành sản xuất Chocolate Việt