Về Khái Niệm
Biên bản nghiệm thu sửa chữa tài sản, trang thiết bị là một biểu mẫu được sử dụng để xác nhận về quá trình hoạt động đáp ứng yêu cầu của máy móc, vật tư sau khi hoàn tất quá trình sửa chữa, lắp đặt. Biểu mẫu này thường được sử dụng giữa đội ngũ bảo trì với các phòng ban gửi yêu cầu hoặc giữa hai bên doanh nghiệp và đơn vị sửa chữa.
Khi thiết bị, tài sản gặp sự cố hoặc cần được kiểm tra, người phụ trách sẽ gửi phiếu yêu cầu bảo trì tới bộ phận kỹ thuật. Sau khi các kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng được lên và quá trình bảo dưỡng bảo trì hoàn tất, các bên liên quan sẽ đi đến ký kết biên bản nghiệm thu.
Để tiết kiệm thời gian và công sức xây dựng, người lập biên bản có thể tham khảo 02 mẫu dưới đây mà SpeedMaint đã chuẩn bị:
Tải mẫu biên bản nghiệm thu: Link tải mẫu
So Sánh Biểu Mẫu Biên Bản Nghiệm Thu Với Phần Mềm Quản Lý Bảo Trì CMMS
Thay vì những biểu mẫu Excel, Word hay giấy tờ như trước đây, doanh nghiệp đang có xu hướng chuyển đổi số, ứng dụng các giải pháp phần mềm vào công tác quản lý và bảo trì.
Một phần mềm quản lý bảo trì được xây dựng trên nền tảng công nghệ, có khả năng tích hợp và tự động hoá các thao tác bảo trì, từ gửi yêu cầu cho đến xây dựng quy trình bảo trì, tổng hợp và báo cáo.
Có thể nói, đối với những doanh nghiệp lớn, sở hữu khối lượng tài sản, thiết bị đồ sộ thì việc quản lý yêu cầu bảo trì là một bài toán cực kỳ nan giải, không chỉ bởi cách viết thủ công mất thời gian mà riêng việc quản lý các bảng Excel hay giấy tờ cũng đã “quá tải”.
Hơn thế nữa, quy trình từ việc yêu cầu bảo trì cho đến khi hoàn tất công việc và đi đến nghiệm thu phải trải qua rất nhiều bước, nhiều giấy tờ và đặc biệt là công cụ làm việc không thống nhất. Điều này khiến cho công việc gặp nhiều gián đoạn, thông tin bị ngắt quãng và không rõ ràng nhiệm vụ mỗi người.
Chính bởi những khó khăn đó mà việc xây dựng một hệ thống quy trình thống nhất, khoa học và sử dụng một công cụ đã trở thành nhiệm vụ quan trọng của phần mềm CMMS.
Một phần mềm quản lý và bảo trì có đầy đủ các chức năng để giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo yêu cầu bảo trì, lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ, kiểm tra vật tư thay thế trong kho, tạo quy trình làm việc, cảnh báo sai phạm và báo cáo nghiệm thu.
>>> Xem thêm bài viết: Điểm Danh Những Chức Năng Cần Có Của Phần Mềm Quản Lý Bảo Trì Tài Sản
Cách Làm Một Mẫu Biên Bản Nghiệm Thu Sửa Chữa Thiết Bị
Biên bản nghiệm thu sửa chữa tài sản, thiết bị cũng giống như một số văn bản hành chính nói chung, cần thông tin chi tiết và chính xác. Nội dung biên bản nghiệm thu sửa chữa thiết bị sẽ cần nêu rõ lý do hư hỏng, các trang thiết bị hư hỏng cũng như vật tư, phụ tùng thay thế về số lượng, tên gọi cụ thể.
Một số trường hợp cần phải đợi thời gian kiểm tra sau khi vận hành xem thiết bị đã được sửa chữa hoàn thiện hay chưa nên có thể biên bản nghiệm thu, sửa chữa sẽ không được lập ngay khi bảo dưỡng.
Một phần mềm quản lý bảo trì có các phân hệ thông tin tài sản gắn liền với phụ tùng đi kèm. Vì thế mà khi tiến hành kiểm tra và sửa chữa, đội ngũ kỹ thuật chỉ cần kiểm tra phụ tùng cần thay thế có sẵn trong kho không bằng cách tìm kiếm ở phân hệ Quản Lý Kho. Sau đó có thể tiến hành tra cứu lịch sử bảo trì định kỳ hoặc thông tin bảo trì sự cố để có tư liệu tham khảo, hỗ trợ công việc diễn ra nhanh chóng và chính xác.
Có thể thấy rằng, biểu mẫu nghiệm thu sửa chữa tài sản là một phần tất yếu trong quá trình vận hành và bảo trì tài sản, máy móc, thiết bị. Tuỳ vào từng lĩnh vực, quy mô và số lượng tài sản mà doanh nghiệp có thể phân tích, lựa chọn sử dụng biểu mẫu Excel có sẵn hay ứng dụng giải pháp quản lý bảo trì CMMS.
>>> Xem thêm bài viết: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị thời đại chuyển đổi số 4.0
