Tại Sao Nên Quản Lý Tài Sản Bằng Mã Vạch?

Quản Lý Tài Sản Bằng Mã Vạch Là Gì?

Quản lý tài sản bằng mã vạch được hiểu đơn giản là ứng dụng công nghệ mã vạch vào trong quy trình theo dõi và quản lý các tài sản của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Các tài sản, như máy móc, thiết bị, hàng hóa, sản phẩm và nhiều loại tài sản khác, mỗi loại tài sản sẽ được gắn mã vạch duy nhất và khi người dùng cần tìm hiểu thông tin về tài sản thì chỉ cần thiết bị di động để quét mã là có thể truy xuất toàn bộ thông tin về tài sản đó. 

Mỗi một mã vạch đại diện cho một tài sản cụ thể và chứa thông tin liên quan đến tài sản đó, chẳng hạn như mã sản phẩm, mô tả, ngày mua, giá trị và vị trí hiện tại. Khi tài sản được gắn mã vạch, các thiết bị quét mã vạch có thể đọc thông tin từ mã vạch và truyền nó vào hệ thống quản lý tài sản.

Quản lý tài sản bằng mã vạch cho phép doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát tài sản một cách chính xác và hiệu quả. Bằng cách quét mã vạch, thông tin về tài sản có thể được cập nhật thường xuyên và truy xuất nhanh chóng trong hệ thống, giúp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và thiết thực.

>>> Tham khảo thêm: Quy trình quản lý tài sản cố định

Lợi Ích Của Việc Theo Dõi Tài Sản Bằng Mã Vạch

Theo dõi tài sản bằng mã vạch mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức và doanh nghiệp, trong đó bao gồm độ chính xác của tình trạng tài sản như lịch sử bảo trì, khấu hao thiết bị và thu thập dữ liệu tài sản nhanh hơn, chi phí theo dõi tài sản thấp hơn, ít lỗi hơn, lưu trữ hồ sơ đơn giản và quy trình triển khai tương đối đơn giản, dễ dàng sử dụng.

Hầu hết các tổ chức và doanh nghiệp hiện đại đang bắt đầu nhận ra rằng việc theo dõi tài sản bằng mã vạch là một hoạt động rất quan trọng đối với sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp mà không phải chỉ áp dụng cho mục đích kế toán. Mã vạch có thể nắm bắt thông tin cập nhật theo thời gian thực về vị trí của tài sản, cho dù tài sản đó đang được chuyển từ địa điểm này sang địa điểm khác hay đang trong quá trình cập nhật bảo trì theo kế hoạch.

Bằng cách quét mã vạch, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tài sản bất kể vị trí của chúng. Sử dụng mã vạch để theo dõi tài sản cũng làm giảm rủi ro do lỗi của con người, những sai lầm thường xuyên mắc phải khi thực hiện theo dõi bằng phương pháp thủ công trên Excel hay trên giấy nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp tới doanh nghiệp.

>>> Tham khảo thêm: Top 7 phần mềm quản lý tài sản tốt nhất

Dưới đây là một số lợi ích của việc quét mã vạch trong hệ thống theo dõi tài sản:

• Nắm bắt toàn bộ thông tin về từng tài sản
• Cải thiện tính xác thực của dữ liệu
• Nâng cao trách nhiệm giải trình
• Giảm chi phí về thời gian, nhân lực trong quá trình giám sát, thực thi công việc bảo trì….
• Truy cập ngay vào vị trí của từng tài sản
• Lập kế hoạch bảo trì, loại bỏ lịch trình bảo trì bị bỏ lỡ

Theo Dõi Quản Lý Mã Vạch Trên Thiết Bị Di Động

Khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm theo dõi tài sản với máy quét mã vạch trên thiết bị di động, doanh nghiệp có được:

• Nhận kết quả ngay lập tức, thời gian thực, chính xác
• Loại bỏ sự thiếu hiệu quả và các lỗi tiềm ẩn liên quan đến theo dõi tài sản thủ công
• Tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong khi thúc đẩy trách nhiệm của nhân viên

Trước đây, người quản lý theo dõi tài sản quan trọng của công ty bằng cách nhập từng mục vào hồ sơ của họ. Khi nói đến theo dõi tài sản, việc sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng được trang bị phần mềm theo dõi tài sản mới nhất (có khả năng quét mã vạch) đã thay đổi hoàn toàn quy trình quản lý tài sản.

>>> Tham khảo thêm: Quy trình quản lý tài sản thiết bị cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp của bạn có thể quản lý toàn bộ tài sản cố định của mình, bao gồm cả tài sản CNTT, từ điện thoại thông minh của bạn 24/7 mà không cần thêm thiết bị nào khác. Khi thiết bị di động được tích hợp khả năng quét mã vạch, việc theo dõi tài sản bằng mã vạch mang lại sự tiện lợi rất lớn. Hệ thống theo dõi mã vạch đơn giản hóa rất nhiều quá trình theo dõi tài sản. Nó cho phép các công ty và tổ chức tối đa hóa việc sử dụng hệ thống theo dõi cho tất cả các bên liên quan trong vòng đời tài sản cố định của họ.

Nền tảng theo dõi tài sản di động đơn giản nhưng hiệu quả đang dần trở thành công cụ hàng đầu thực sự trong việc theo dõi tài sản. Ứng dụng di động Android và iPhone/iPad được đồng bộ hóa trên đám mây và bao gồm một máy quét mã vạch di động (một thành phần phần mềm chính).

Khi doanh nghiệp kết hợp máy quét mã vạch của mình với một ứng dụng theo dõi tài sản, doanh nghiệp sẽ kiểm soát được toàn bộ vòng đời của các tài sản quan trọng của mình. Từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình, người dùng có thể nhập và xem thông tin như vị trí và chủ sở hữu của tài sản, trạng thái của tài sản, lịch bảo trì, thông tin mua/thuê, thống kê khấu hao, v.v. 

Trên đây là các thông tin về quản lý tài sản bằng mã vạch mà SpeedMaint tổng hợp được, hy vọng các kiến thức này sẽ giúp ích cho bạn đọc.