Phần Mềm Quản Lý Kho Bảo Trì Cần Phải Đảm Bảo Những Tính Năng Nào Cho Doanh Nghiệp?

Quản lý kho bảo trì – Nhu cầu ngày một rõ ràng

Kho bảo trì là đơn vị quản lý toàn bộ phụ tùng cho máy móc, tài sản cũng như vật tư phục vụ công tác bảo trì. Với phương pháp giấy tờ và hồ sơ truyền thống thì việc quản lý và giám sát số lượng trong kho thực sự nhiều vướng mắc và khó khăn cho cả lãnh đạo cũng như đội ngũ kỹ thuật bảo trì. 

Thường xuyên, doanh nghiệp gặp tình trạng bộ phận hết nhiên liệu, vật tư hoặc phụ tùng cần thiết nhưng lại không kiểm tra được trong kho còn hay hết để kịp thời giải quyết công việc. 

Chưa kể, những bảng tính Excel hay sổ sách truyền thống không thể  tạo tính tự động cập nhật hay liên kết với kế hoạch sửa chữa, bảo trì, thiếu đi sự thuận tiện và kịp thời. 

>>> Xem thêm bài viết: CMMS là gì? 6 lợi ích CMMS doanh nghiệp không thể bỏ lỡ

Phần mềm quản lý kho bảo trì – Cơ hội của doanh nghiệp

Từ những nhu cầu trên, các phần mềm quản lý bảo trì thiết bị ra đời và tích hợp với phân hệ quản lý kho vật tư – không chỉ giúp hệ thống lại giấy tờ, phiếu xuất nhập kho mà còn cài đặt thông báo tự động đến các bộ phận khi xảy ra thừa thiếu phụ tùng, thiết bị. 

>>> Tìm hiểu thêm về: phần mềm quản lý & bảo trì CMMS.

Một phần mềm quản lý kho bảo trì trên nền tảng CMMS lý tưởng dành cho doanh nghiệp có thể mang lại những tính năng ưu việt: 

Đánh mã vật tư:

Việc đánh mã vật tư trong kho không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng hệ thống và sắp xếp toàn bộ thiết bị, phụ tùng phục vụ công tác bảo trì tài sản mà còn mang lại những ưu điểm khác như: tra cứu nhanh, tối ưu hoá lượng vật tư trong kho, dự báo một phần để xác định nhanh có bao nhiêu vật tư sử dụng được ngay, thống kê và điều chuyển vật tư,…

Khả năng tra cứu mã vạch:

Tra cứu bằng mã QR là một trong những tính năng cần phát triển ở một phần mềm quản lý bảo trì để giúp doanh nghiệp theo dõi nhanh chóng, kiểm soát kịp thời và tìm kiếm dễ dàng, hỗ trợ các chiến lược bảo trì thuận tiện hơn. 

Tự động cảnh báo:

Điểm khác biệt nổi bật trong Quản lý bảo trì thời đại 4.0 và quản lý bảo trì thủ công chính là ở khả năng tự động cảnh báo. Phân hệ quản lý kho bảo trì cần có khả năng thông báo mức tồn tối thiểu và đề xuất mua hàng, đồng thời tự động cảnh báo tồn kho theo ngưỡng quy định. Đội ngũ kỹ thuật hoặc bộ phận kho sẽ ngay lập tức nhận được thông báo và email về số các cảnh báo số lượng. 

Đặc biệt, khi yêu cầu công việc hoặc kế hoạch bảo trì định kỳ được lên lịch, các vật tư trong khi liên quan sẽ được tự động cập nhật để thông báo tình trạng, số lượng. 

>>> Xem thêm bài viết: Tầm Quan Trọng Của Việc Bảo Trì Tài Sản Trong Doanh Nghiệp

Khả năng quản lý:

Các công việc quản lý trong một kho bảo trì thực sự khá nhiều: từ quản lý vật tư cho đến phiếu luân chuyển, nhập/xuất cho đến hay vật tư tồn trong các kho khác nhau,….

Để chứng minh khả năng, một phần mềm quản lý kho bảo trì cần phải có khả năng quản lý danh sách thống nhất, thêm/sửa/xoá và in phiếu nhanh cũng như dự trù kinh phí. 

Trên đây là một số những tính năng cần có trong phân hệ quản lý kho bảo trì của một phần mềm CMMS. Quản lý kho bảo trì có thể coi là một trong những “công cụ” đắc lực giúp doanh nghiệp nhanh chóng và dễ dàng hơn trong việc kiểm soát và tự động hoá công việc quản lý vật tư, phụ tùng. 

>>> Xem thêm bài viết: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị thời đại chuyển đổi số 4.0