Đây được coi là một trong những phương pháp quản lý tồn kho chuẩn xác và tiết kiệm chi phí hàng đầu hiện nay. Việc hiểu và áp dụng đúng nguyên tắc FIFO sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót trong quản lý hàng tồn, đảm bảo chất lượng hàng hóa, đồng thời tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành và bảo quản kho. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích cụ thể về nguyên tắc FIFO.
Nguyên tắc FIFO là gì?
Nguyên tắc FIFO (First In, First Out) là một phương pháp quản lý tồn kho phổ biến và hiệu quả. Theo định nghĩa của nguyên tắc này, những sản phẩm, nguyên vật liệu hoặc hàng hóa được nhập vào kho sớm nhất sẽ là những mặt hàng được xuất kho đầu tiên. Quy tắc này đảm bảo rằng các loại hàng hóa sẽ được luân chuyển theo đúng trình tự thời gian mà chúng được nhập vào kho. Mục tiêu chính của việc tuân thủ thứ tự này là để tránh tình trạng hàng hóa bị tồn đọng lâu ngày trong kho.
FIFO đặc biệt quan trọng và phát huy hiệu quả cao đối với các doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng có thời hạn sử dụng rõ ràng hoặc dễ bị lỗi thời. Các ngành hàng điển hình cần áp dụng FIFO bao gồm thực phẩm, y tế, dược phẩm, cũng như các sản phẩm công nghệ dễ lỗi thời. Bằng cách áp dụng FIFO, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng sản phẩm đưa đến tay khách hàng luôn là sản phẩm tươi mới nhất hoặc chưa bị lỗi thời, từ đó tránh lãng phí do hàng hóa hết hạn sử dụng hoặc không còn phù hợp với thị trường.
Ngoài ra, việc tuân thủ nguyên tắc FIFO còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát chính xác số lượng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào. Nó cũng giúp doanh nghiệp lập kế hoạch nhập hàng một cách hợp lý, dựa trên tình hình xuất nhập thực tế và lượng tồn kho cần thiết. Về mặt tài chính, FIFO còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính thông qua việc tính toán giá vốn hàng bán (Cost of Goods Sold – COGS) một cách sát với thực tế.
Tại sao nên áp dụng nguyên tắc FIFO trong quản lý tồn kho?
Áp dụng nguyên tắc FIFO trong quản lý tồn kho mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Những lợi ích này bao gồm:
1. Tránh sai sót và giảm thiểu rủi ro hàng hóa lỗi thời
Khi doanh nghiệp thực hiện xuất hàng theo nguyên tắc FIFO, hàng hóa được nhập vào kho trước sẽ luôn được ưu tiên xuất ra trước. Quy trình này giúp hạn chế tối đa tình trạng hàng hóa bị tồn đọng trong kho trong thời gian dài. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng có đặc điểm dễ hỏng hoặc có hạn sử dụng ngắn, chẳng hạn như thực phẩm tươi sống hay dược phẩm. Bằng cách đảm bảo hàng cũ được xuất trước, doanh nghiệp sẽ tránh được những tổn thất không đáng có phát sinh do hàng hóa bị hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng trong kho.
2. Cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng
Việc áp dụng FIFO không chỉ dừng lại ở việc quản lý nội bộ mà còn góp phần nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Khi nguyên tắc này được tuân thủ, khách hàng sẽ luôn nhận được những sản phẩm tươi mới và đảm bảo chất lượng. Sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ và sản phẩm của doanh nghiệp nhờ đó sẽ tăng lên đáng kể. Điều này đóng góp vào việc xây dựng lòng trung thành của khách hàng, giúp giữ chân khách hàng cũ và có thể thu hút thêm khách hàng mới, từ đó góp phần làm tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
3. Hỗ trợ tính toán giá vốn hàng bán chuẩn xác
Một lợi ích quan trọng khác của FIFO là khả năng hỗ trợ tính toán giá vốn hàng bán một cách chuẩn xác. Nguyên tắc này giúp cập nhật chi phí của hàng tồn kho một cách kịp thời và phản ánh sát với giá thị trường tại thời điểm nhập hàng. Khi tính giá vốn hàng bán, doanh nghiệp sẽ sử dụng chi phí của các lô hàng đã được nhập vào kho trước đó (chính là những lô hàng được xuất ra). Điều này giúp cho báo cáo tài chính của doanh nghiệp phản ánh đúng thực tế hiệu quả kinh doanh. Thông tin tài chính chính xác là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp cho hoạt động kinh doanh của mình.
4. Tiết kiệm chi phí lưu kho và vận hành
Luân chuyển hàng hóa thường xuyên theo nguyên tắc FIFO giúp tránh việc hàng hóa bị tích tụ quá lâu trong kho. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu đáng kể các chi phí liên quan đến việc bảo quản hàng hóa, chi phí kiểm tra định kỳ, cũng như chi phí hao hụt do hàng hóa bị hư hỏng, giảm chất lượng hoặc hết hạn. FIFO giúp tối ưu hóa việc sử dụng không gian kho hiện có và phân bổ nguồn lực quản lý một cách hiệu quả hơn. Tổng thể, việc áp dụng FIFO góp phần tiết kiệm đáng kể các chi phí vận hành liên quan đến hoạt động kho bãi.
Ưu điểm nổi bật của nguyên tắc FIFO trong quản lý tồn kho
Nguyên tắc FIFO có nhiều ưu điểm nổi bật, làm cho nó trở thành lựa chọn hàng đầu cho nhiều doanh nghiệp:
1. Quản lý tồn kho hiệu quả, minh bạch
Nguyên tắc FIFO được đánh giá là vô cùng đơn giản và dễ hiểu, giúp doanh nghiệp triển khai áp dụng một cách nhanh chóng. Việc tuân thủ FIFO giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho một cách chặt chẽ, giảm thiểu nguy cơ thất thoát hàng hóa hoặc nhầm lẫn giữa các lô hàng nhập khác nhau. Sự minh bạch trong quy trình nhập xuất hàng hóa theo thứ tự thời gian cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, từ bộ phận kho vận, bán hàng cho đến kế toán.
2. Phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh
Mặc dù đặc biệt quan trọng với hàng hóa có hạn sử dụng, FIFO lại phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh khác nhau. Nguyên tắc này phát huy hiệu quả mạnh mẽ trong các ngành có yêu cầu nghiêm ngặt về hạn sử dụng như thực phẩm, đồ uống, và dược phẩm. Ngoài ra, nó cũng rất hiệu quả trong ngành sản xuất và bán lẻ, nơi vòng quay hàng tồn kho diễn ra nhanh chóng. FIFO cho phép mỗi doanh nghiệp điều chỉnh quy trình nhập – xuất sao cho phù hợp nhất với đặc thù sản phẩm và mô hình hoạt động của mình.
3. Hỗ trợ kế toán và báo cáo tài chính chính xác
Như đã đề cập, phương pháp FIFO có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán. Nó giúp kế toán viên của doanh nghiệp xác định giá vốn hàng bán dựa trên chi phí thực tế của các lô hàng được nhập vào kho trước đó. Điều này đảm bảo rằng báo cáo tài chính của doanh nghiệp phản ánh tình hình kinh doanh sát với thực tế thị trường. Từ đó, báo cáo tài chính sẽ thể hiện đúng lãi lỗ và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Thông tin này là cực kỳ quan trọng cho việc lập kế hoạch tài chính trong tương lai và đánh giá hiệu quả hoạt động tổng thể.
4. Giúp giảm thiểu tồn kho thừa và dư
Nhờ cơ chế luân chuyển hàng hóa liên tục và ưu tiên xuất các lô hàng cũ trước, FIFO giúp doanh nghiệp thường xuyên cập nhật và xuất kho hàng hóa. Điều này tránh được tình trạng lưu trữ hàng hóa vượt quá nhu cầu thực tế của thị trường hoặc của hoạt động sản xuất. Việc tránh được tồn kho thừa giúp doanh nghiệp hạn chế lãng phí nguồn vốn bị đọng lại trong hàng tồn kho, đồng thời giảm bớt chi phí bảo quản không cần thiết.
Cách áp dụng nguyên tắc FIFO trong thực tế
Việc triển khai nguyên tắc FIFO trong hoạt động quản lý tồn kho cần được thực hiện một cách bài bản, thông qua các bước cơ bản sau:
1. Xây dựng quy trình nhập – xuất kho chuẩn xác
Bước đầu tiên và quan trọng là doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình nhập kho và xuất kho rõ ràng, chi tiết. Quy trình này phải đảm bảo rằng tất cả nhân viên làm việc trong kho đều tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc xuất hàng theo đúng thứ tự thời gian nhập kho. Điều này có nghĩa là không được phép lấy hàng mới hơn để xuất đi khi các lô hàng cũ hơn vẫn còn tồn đọng trong kho và chưa được xuất hết. Quy trình cần được văn bản hóa và phổ biến tới toàn bộ nhân viên liên quan.
2. Sắp xếp kho hàng khoa học
Việc bố trí và sắp xếp hàng hóa trong kho đóng vai trò then chốt trong việc áp dụng hiệu quả FIFO. Kho hàng cần được tổ chức một cách có hệ thống. Các sản phẩm hoặc lô hàng được nhập vào trước nên được đặt ở những vị trí dễ tiếp cận nhất, lý tưởng là gần cửa xuất kho. Cách sắp xếp này giúp nhân viên kho dễ dàng thao tác theo đúng thứ tự FIFO, giảm thiểu thời gian tìm kiếm và di chuyển, đồng thời hạn chế tối đa nguy cơ nhầm lẫn giữa các lô hàng. Việc có sơ đồ kho rõ ràng và đánh dấu vị trí các lô hàng là rất hữu ích.
3. Áp dụng công nghệ quản lý kho
Trong thời đại công nghệ, việc sử dụng phần mềm quản lý kho hiện đại là yếu tố không thể thiếu để tự động hóa và nâng cao hiệu quả áp dụng FIFO. Các phần mềm này thường tích hợp tính năng theo dõi chi tiết ngày nhập hàng, ngày xuất hàng, và có thể cảnh báo về tình trạng tồn kho lâu hoặc gần hết hạn. Điều này giúp tự động hóa việc xác định lô hàng cần xuất theo FIFO, tăng độ chính xác của quy trình và giảm thiểu đáng kể các sai sót có thể xảy ra do con người. Ngoài ra, việc sử dụng mã vạch hoặc công nghệ RFID (Nhận dạng qua tần số vô tuyến) cũng là các công cụ rất hữu ích. Chúng giúp dễ dàng xác định thông tin chi tiết của từng lô hàng, bao gồm cả ngày nhập khẩu và thời hạn sử dụng, từ đó hỗ trợ đắc lực cho việc tuân thủ FIFO.
4. Đào tạo nhân viên và giám sát quy trình
Yếu tố con người là rất quan trọng trong việc áp dụng thành công bất kỳ quy trình nào, bao gồm cả FIFO. Nhân viên làm việc trong kho cần được đào tạo một cách cụ thể và kỹ lưỡng về cách thức vận hành quy trình FIFO. Họ cần được nắm rõ ý nghĩa của nguyên tắc “Nhập trước – Xuất trước” và hiểu được những lợi ích mà việc tuân thủ đúng thứ tự này mang lại. Việc hiểu rõ giúp nhân viên thực hiện công việc một cách chính xác và có ý thức hơn. Song song với đào tạo, việc giám sát thường xuyên quy trình thực hiện FIFO là cần thiết. Giám sát giúp người quản lý kịp thời phát hiện ra các sai sót, nhầm lẫn hoặc trường hợp không tuân thủ quy trình và có biện pháp xử lý, khắc phục ngay lập tức.
Những lưu ý khi áp dụng FIFO để đạt hiệu quả cao
Để tối ưu hóa lợi ích từ việc áp dụng nguyên tắc FIFO, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:
1. Tổ chức kho hàng hợp lý
Việc sắp xếp kho hàng theo nguyên tắc FIFO cần đi đôi với việc thiết kế tổng thể khu vực kho một cách hợp lý và hiệu quả. Kho cần có đủ không gian rộng rãi và được bố trí một cách khoa học. Phải đảm bảo có các lối đi thuận tiện, dễ dàng di chuyển giữa các khu vực. Đặc biệt, việc sắp xếp cần tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên dễ dàng quan sát và xác định các mốc thời gian nhập hàng của từng lô. Điều này giúp việc lấy hàng theo thứ tự thời gian được thực hiện nhanh chóng và chính xác.
2. Kiểm tra định kỳ và cân đối lượng tồn kho
Thực hiện kiểm kê kho định kỳ và đối chiếu số liệu tồn kho trên hệ thống với thực tế là một việc làm cần thiết. Hoạt động này giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời những mặt hàng đã tồn đọng trong kho một thời gian dài. Bằng cách kiểm soát được tình trạng và thời gian tồn kho của hàng hóa, doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch xử lý phù hợp (như đẩy mạnh bán hàng, khuyến mãi…) để tránh việc tồn kho phát sinh chi phí bảo quản không cần thiết và giảm rủi ro hư hỏng, hết hạn. Việc này cũng giúp cân đối lại lượng hàng tồn kho sao cho phù hợp với nhu cầu.
3. Cập nhật công nghệ và quy trình quản lý
Công nghệ và quy trình quản lý cần được xem xét và cập nhật thường xuyên để đảm bảo nguyên tắc FIFO được duy trì một cách hiệu quả. Doanh nghiệp nên xem xét nâng cấp hoặc thay thế phần mềm quản lý kho nếu phần mềm hiện tại đã cũ hoặc không còn đáp ứng được nhu cầu. Đồng thời, quy trình quản lý tồn kho theo FIFO cũng cần được rà soát và điều chỉnh định kỳ để phù hợp với sự thay đổi của quy mô doanh nghiệp, loại hình hàng hóa, hoặc công nghệ mới được áp dụng. Việc lạc hậu về công nghệ có thể gây gián đoạn trong quy trình và giảm hiệu quả của FIFO.
4. Quản lý chặt chẽ hàng hóa có hạn sử dụng
Đối với những mặt hàng có đặc điểm dễ hỏng hoặc có hạn sử dụng rõ ràng, việc quản lý cần phải được thực hiện một cách đặc biệt chặt chẽ. Cần kiểm soát kỹ lưỡng ngày hết hạn của từng lô hàng ngay từ khi nhập kho. Sau đó, việc xuất hàng theo đúng nguyên tắc FIFO là bắt buộc để đảm bảo rằng những sản phẩm có hạn sử dụng gần nhất sẽ được xuất đi trước. Điều này giúp tránh được mất mát do hàng hóa quá hạn sử dụng. Đồng thời, doanh nghiệp cần có kế hoạch cụ thể và linh hoạt để xử lý nhanh chóng các sản phẩm có hạn sử dụng sắp hết, có thể thông qua các chương trình khuyến mãi hoặc bán thanh lý.
SpeedMaint CMMS hỗ trợ gì trong quản lý kho
Phần mềm quản lý bảo trì SpeedMaint CMMS nổi bật với tính năng quản lý kho vật tư, phụ tùng và trang thiết bị,… Mặc dù tập trung chính vào quản lý bảo trì tài sản và thiết bị, SpeedMaint còn giúp kiểm soát chặt chẽ các vật tư, phụ tùng cần thiết cho công việc bảo trì.
Phần mềm giúp số hóa toàn bộ các quy trình bảo trì, trong đó có cả quản lý kho vật tư và phụ tùng. Việc quản lý kho vật tư đầy đủ và chính xác giúp doanh nghiệp cải thiện việc theo dõi hàng tồn kho. Nhờ đó, doanh nghiệp có một hệ thống quản lý kho hiện đại, hỗ trợ áp dụng nguyên tắc Nhập trước – Xuất trước (FIFO) hiệu quả.
SpeedMaint ghi lại chi tiết lịch sử nhập xuất của vật tư, giúp doanh nghiệp sử dụng các phụ tùng cũ trước, tránh để vật tư bị lỗi thời hoặc hư hỏng, tiết kiệm chi phí. Nhờ sự kết nối giữa bộ phận bảo trì và kho cùng công nghệ số, phần mềm giảm thiểu sai sót và nâng cao độ chính xác trong quản lý tồn kho.
Kết luận
Áp dụng nguyên tắc FIFO trong quản lý tồn kho là một chiến lược thông minh và hiệu quả. Nguyên tắc này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ cả về số lượng và chất lượng của hàng hóa trong kho, mà còn mang lại lợi ích đáng kể trong việc tiết kiệm chi phí vận hành và bảo quản. Bên cạnh đó, FIFO còn hỗ trợ đắc lực cho việc tính toán chi phí và lợi nhuận một cách chính xác, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Thị trường ngày càng cạnh tranh và yêu cầu về quản lý kho ngày càng cao, việc kết hợp linh hoạt nguyên tắc FIFO với các công nghệ quản lý hiện đại là điều cần thiết. Sử dụng phần mềm SpeedMaint CMMS để quản lý kho chính sẽ hữu ích hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho vật tư bảo trì theo các chuẩn mực tốt nhất, giúp nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Thông tin liên hệ
Công ty TNHH MTV phần mềm SpeedMaint
- Hotline: 0912 76 5656
- Email: marketing@speedmaint.com
- Website: https://speedmaint.com/
- Fanpage: https://www.facebook.com/phanmemquanlybaotri/
- Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemquanlybaotrispeedmaint
- Văn phòng Hà Nội: Khu văn phòng tầng 3, tòa nhà CT1, Khu nhà ở Bộ Công An, đường Phạm Văn Đồng, phường Cổ Nhuế 2, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội
- Văn Phòng HCM: Tầng 6 Tòa nhà Parami, 140 Bạch Đằng, P.2, Q. Tân Bình, TP. HCM
