Bệnh viện Nhân dân Gia Định: Giải quyết nút thắt quản lý bảo trì thiết bị y tế bằng nền tảng số chuyên biệt

Hành trình chuyển đổi số họa động quản lý tài sản và bảo trì thiết bị y tế tại bệnh viện không chỉ cải thiện quy trình làm việc, mà còn mang lại một cách tiếp cận mới, gọn gàng và hiệu quả hơn.

“Từ những bảng Excel lộn xộn đến một hệ thống bảo trì thông minh – hành trình này đã thay đổi cách chúng tôi quản lý mọi thứ.” Đây là chia sẻ của một nhân viên kỹ thuật tại Bệnh viện Nhân dân Gia Định sau khi thử nghiệm phần mềm quản lý bảo trì SpeedMaint CMMS.

Quy trình quản lý cũ: Rời rạc và thiếu tính thống nhất

Trong một môi trường đòi hỏi tính chính xác và vận hành liên tục như bệnh viện, việc quản lý tài sản và bảo trì không chỉ dừng lại ở những con số, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và sự an toàn của bệnh nhân. Tuy nhiên, trước đây, Bệnh viện Nhân dân Gia Định đã phải đối mặt với nhiều thách thức:

Quản lý tài sản rời rạc: 2.632 thiết bị y tế nằm rải rác tại các khoa phòng được quản lý bằng Excel – một công cụ vốn không dành cho dữ liệu phức tạp. Điều này dẫn đến sai sót, thất thoát dữ liệu, và thiếu khả năng truy xuất thông tin.

Kế hoạch bảo trì thiếu sót: Mọi thứ đều làm thủ công, từ lập kế hoạch bảo trì đến ghi chép lịch sử sửa chữa. Kết quả là, các nhiệm vụ bảo trì thường bị bỏ sót hoặc không đồng nhất, ảnh hưởng đến độ ổn định của thiết bị.

Thiếu kết nối giữa các bộ phận: Bộ phận kỹ thuật và kho vật tư hoạt động như hai thế giới riêng, không có sự liên kết. Việc này khiến việc tổng hợp chi phí, theo dõi và quản lý vật tư trở nên rối rắm, mất thời gian.

Hệ quả của những vấn đề này là một hệ thống thiếu tính minh bạch và khó kiểm soát. Đội ngũ nhân sự phải dành nhiều thời gian xử lý các công việc hành chính thay vì tập trung vào chuyên môn.

Đã đến lúc ứng dụng nền tảng công nghệ cho quản lý bảo trì thiết bị y tế

Trong môi trường bệnh viện, nơi mà hiệu quả và sự an toàn của thiết bị y tế quyết định chất lượng điều trị và chăm sóc bệnh nhân, quản lý bảo trì thiết bị y tế là nhiệm vụ không thể lơ là. Tuy nhiên, việc dựa vào các bảng Excel thủ công để quản lý đã bộc lộ nhiều hạn chế, từ việc khó khăn trong lưu trữ và tra cứu thông tin đến nguy cơ bỏ sót các yêu cầu bảo trì quan trọng.

Trước nhu cầu ngày càng cao về tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất, việc triển khai một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị y tế trở thành lựa chọn hàng đầu. Phần mềm này không chỉ giúp tự động hóa quy trình bảo trì, lập kế hoạch và theo dõi lịch trình bảo trì định kỳ mà còn hỗ trợ bệnh viện kiểm soát tốt hơn các tài sản y tế.

Nhận thấy tầm quan trọng của chuyển đổi số trong việc quản lý bảo trì thiết bị y tế, Bệnh viện Nhân dân Gia Định đã triển khai ứng dụng phần mềm Quản lý bảo trì thiết bị SpeedMaint CMMS. Đây là bước đi chiến lược nhằm hiện đại hóa hệ thống quản lý thiết bị, đảm bảo các tiêu chí về an toàn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Buổi đào tạo, vận hành thử nghiệm phần mềm Quản lý bảo trì thiết bị SpeedMaint CMMS tại Bệnh viện Nhân dân Gia Định
(ảnh: SpeedMaint CMMS)

Hiệu quả đạt được

Hệ thống hóa quản lý thiết bị y tế tại bệnh viện

Thay vì mất hàng giờ tra cứu thông tin thiết bị, giờ đây chỉ cần vài cú nhấp chuột là có thể biết được toàn bộ tình trạng của bất kỳ tài sản nào. Hơn 2.600 thiết bị đã được nhập liệu đầy đủ trên hệ thống, giúp việc quản lý trở nên trực quan và nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Hoạt động bảo trì được lên kế hoạch chi tiết, rõ ràng

Phần mềm cho phép thiết lập tần suất bảo trì và nội dung chi tiết, đảm bảo không nhiệm vụ nào bị bỏ sót. Đội ngũ bảo trì cũng nhận được thông báo và giao việc cụ thể, giúp công việc diễn ra trơn tru. Những “kế hoạch bảo trì Excel” đầy sai sót trước đây giờ chỉ còn là câu chuyện cũ.

Xử lý sự cố theo quy trình chuẩn hóa

Với tính năng gửi yêu cầu trực tiếp trên hệ thống, nhân viên tại các khoa phòng không còn phải loay hoay gọi điện hay viết giấy đề xuất. Mọi sự cố được chuyển đến đội ngũ kỹ thuật nhanh chóng và xử lý kịp thời.

Kết nối giữa các bộ phận

Kho vật tư và phòng kỹ thuật giờ đây hoạt động như một đội ngũ thống nhất. Việc theo dõi vật tư trở nên minh bạch hơn, giúp bệnh viện kiểm soát chi phí và tối ưu nguồn lực.

Tương Lai Hiện Đại Hóa Quản Lý Bệnh Viện

SpeedMaint CMMS không chỉ là một phần mềm, mà còn là một giải pháp “gỡ rối” cho những khó khăn cố hữu mà Bệnh viện Nhân dân Gia Định gặp phải. Giai đoạn thử nghiệm với 70 người dùng và các phân hệ như Tài sản, Bảo trì, Mua hàng, Kho vật tư, và Báo cáo đã cho thấy tiềm năng to lớn trong việc thay đổi cách vận hành.

Hơn cả một công cụ, SpeedMaint CMMS đã trở thành người bạn đồng hành đáng tin cậy, giúp bệnh viện chuyển mình từ sự rời rạc sang tính thống nhất, từ cách làm việc thủ công sang tự động hóa. Đây là minh chứng rằng công nghệ không chỉ là một khoản đầu tư, mà còn là chìa khóa giúp mở ra những giá trị bền vững và thiết thực.

>>> Đọc thêm bài viết: Từ bảng tính Excel đến giải pháp quản lý bảo trì thông minh: Kim khí 3P đưa công nghệ vào quản lý tài sản vào bảo trì