Hầu hết các doanh nghiệp đều dựa vào hệ thống quản lý kho vật tư để đảm bảo luôn có mọi thứ cần thiết để hoạt động hiệu quả và có lợi nhuận trong khi vẫn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Thậm chí đối với doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý kho vật tư chặt chẽ là một mắt xích cực kỳ quan trọng trong quy trình sản xuất.
Bài viết dưới đây sẽ làm rõ tầm quan trọng của hệ thống quản lý kho vật tư. Sau đó chúng ta sẽ tìm hiểu những thách thức trong quản lý vật tư và thảo luận về những sai lầm cần tránh trong việc kiểm soát kho vật tư ngành sản xuất.
Kiểm soát kho vật tư là gì?
Kiểm soát kho vật tư trong một doanh nghiệp là quy trình theo dõi, giám sát và tiến hành kiểm kê tất cả vật tư mà doanh nghiệp lưu trữ, xác định vị trí của từng sản phẩm, khi nào vật tư được nhập vào và dự kiến khi nào sẽ rời khỏi kho. Kiểm soát kho vật tư tốt sẽ giúp nhà sản xuất có thể giảm chi phí và ngăn ngừa sai sót, gian lận xảy ra.
Kiểm soát kho vật tư trong sản xuất tốt, hiệu quả có thể cân bằng chính xác kho vật tư trong kho, giúp ngăn ngừa những điều sau đây xảy ra:
- Mất doanh thu do thiếu vật tư. Khi việc quản lý vật tư được thực hiện tốt, quá trình sản xuất và dịch vụ khách hàng sẽ được đảm bảo tốt hơn.
- Khó kiểm soát số lượng vật tư nào được sử dụng nhiều, vật tư nào được sử dụng ít. Kiểm soát được điều này giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng dư thừa vật tư, giảm thiểu tổn thất và cân bằng lợi nhuận
Tại sao quy trình quản lý vật tư lại quan trọng?
Trong sản xuất, các doanh nghiệp dựa vào tất cả các loại linh kiện, bộ phận, thiết bị và máy móc để tạo ra thành phẩm bán cho khách hàng. Bất kỳ sự gián đoạn nhỏ nào đều có thể ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, tạo ra sự chậm lại và đình trệ tốn kém.
Quản lý kho vật tư phù hợp giúp các nhà sản xuất theo dõi kho vật tư, vị trí và số lượng trong kho vật tư. Và đặc biệt là báo cáo, cảnh báo ngay khi một số mặt hàng, vật tư giảm xuống dưới ngưỡng tồn kho tối thiểu, sắp hết hạn hoặc sắp hết bảo hành.
Ngoài ra, các nhà sản xuất sử dụng hệ thống quản lý kho vật tư giúp tối ưu hóa và truy cập vào dữ liệu lịch sử của doanh nghiệp đã sử dụng trong quá khứ. Những con số và số liệu này có thể giúp ban quản lý đưa ra quyết định đúng đắn và hiệu quả.
Lợi ích của quản lý vật tư
Tiết kiệm chi phí: Quản lý kho vật tư đảm bảo rằng doanh nghiệp không phải mua quá nhiều vật tư hoặc linh kiện và không bị lãng phí tiền bạc. Doanh nghiệp có thể tính toán được số lượng vật tư cần thiết cho sản xuất và đặt hàng. Ngoài ra, việc quản lý kho cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu trữ và xử lý vật tư không cần thiết.
Tăng năng suất: Việc quản lý kho vật tư đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và lấy vật tư cần thiết cho sản xuất. Điều này cũng giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng những vật tư doanh nghiệp cần đều có sẵn để sử dụng, giảm thời gian chờ đợi và tăng năng suất sản xuất.
Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Quản lý kho vật tư đảm bảo rằng các vật tư sử dụng trong quá trình sản xuất đều đáp ứng chất lượng và tiêu chuẩn cần thiết. Việc kiểm soát kho vật tư giúp doanh nghiệp theo dõi những nguồn cung cấp chất lượng và đảm bảo rằng những vật tư sử dụng trong sản xuất đều được kiểm tra trước khi đưa vào sử dụng.
Thách thức của quản lý kho vật tư
Những thách thức chính của việc quản lý kho vật tư là có quá nhiều kho vật tư hoặc không đó đủ vật tư, hàng hóa để thực hiện các đơn đặt hàng, phục vụ sản xuất và không xác định rõ có những mặt hàng có sẵn trong kho và vị trí của chúng.
Ngoài ra, còn có một số trở ngại khác điển hình như:
Khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát kho vật tư chính xác: Trong quá trình sản xuất, có rất nhiều linh kiện và vật tư được sử dụng. Việc theo dõi và kiểm soát kho vật tư đòi hỏi chính xác và tỉ mỉ. Một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn dẫn đến thiếu hụt vật tư và lãng phí tiền bạc.
Quy trình kém: Quy trình lỗi thời hoặc thủ công có thể khiến công việc dễ bị lỗi và làm chậm hoạt động của doanh nghiệp.
Chi phí đầu tư ban đầu cao: Quản lý kho vật tư đòi hỏi đầu tư tiền vào cơ sở hạ tầng và hệ thống quản lý kho. Các doanh nghiệp sản xuất phải đầu tư vào việc lưu trữ, thiết bị và phần mềm quản lý kho để đảm bảo rằng kho vật tư được quản lý tốt nhất.
Quy trình quản lý kho vật tư
Mục tiêu của quản lý kho vật tư là để hiểu mức độ kho vật tư và vị trí vật tư trong kho. Để tối ưu hóa quản lý kho vật tư, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ quy trình quản lý kho vật tư. Quy trình quản lý vật tư gồm 4 bước chính:
Bước 1: Lập kế hoạch và chuẩn bị
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho vật tư là lập kế hoạch và chuẩn bị. Bạn cần xác định số lượng hàng hóa, vật tư, nguyên liệu cần nhập kho để phục vụ cho sản xuất hoặc bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Sau đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ hoặc công cụ hỗ trợ cần thiết để thực hiện việc nhập kho như phiếu nhập kho, hóa đơn, chứng từ thanh toán,…
Bước 2: Nhập kho
Sau khi đã chuẩn bị thông tin, giấy tờ cần thiết, doanh nghiệp sẽ thực hiện nhập kho. Việc nhập kho cần phải được thực hiện theo quy định của doanh nghiệp, bao gồm kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa, vật tư, nguyên liệu theo danh sách đã được lập trước đó.
Bước 3: Lưu trữ và quản lý kho
Sau khi hàng hóa đã được kiểm tra và xác nhận, doanh nghiệp sẽ tiến hành lưu trữ và quản lý kho. Việc lưu trữ và quản lý kho cần phải được thực hiện một cách hợp lý để giúp cho việc tìm kiếm nhanh chóng hơn. Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống mã hóa hoặc phần mềm hỗ trợ để có thể tìm kiếm và quản lý kho hiệu quả. Ngoài ra, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra số lượng hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho để có thể đưa ra các quyết định phù hợp như nhập kho thêm.
Bước 4: Xuất kho
Bước cuối cùng trong quy trình là xuất kho, Xuất kho cũng cần phải được thực hiện theo quy định của doanh nghiệp, bao gồm kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa, vật tư, nguyên liệu theo danh sách đã được lập trước đó. Sau đó, doanh nghiệp sẽ thực hiện xuất kho và giao hàng cho khách hàng hoặc đưa hàng hóa vào quá trình sản xuất.
Những sai lầm cần tránh trong quy trình quản lý kho vật tư
Không thực hiện kiểm tra định kỳ
Việc không thực hiện kiểm tra định kỳ kho vật tư sẽ khiến cho người quản lý không biết được số lượng vật tư trong kho, loại vật tư nào đang sắp hết. Điều này sẽ gây ra các trục trặc trong quá trình sản xuất.
Không phân loại và lưu trữ đúng cách
Việc không phân loại và lưu trữ đúng cách sẽ khiến cho các vật tư không được sắp xếp và lưu trữ đúng chủng loại, dễ gây nhẫm lẫn và mất mát trong quá trình quản lý.
Không có kế hoạch xử lý khi có vấn đề xảy ra
Khi không có kế hoạch xử lý khi có vấn đề xảy ra, người quản lý sẽ không biết cách giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và đúng quy trình. Điều này sẽ gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất và tăng chi phí cho doanh nghiệp.
Kết luận
Quy trình quản lý kho vật tư là một quy trình quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào. Việc thực hiện quy trình đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất và giảm thiểu lãng phí.
Tuy nhiên, để thực hiện quy trình quản lý vật tư đúng cách, người quản lý cần phải có kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Nếu không có kinh nghiệm hoặc kiến thức, người quản lý cần phải học hỏi và tìm hiểu thêm để có thể thực hiện quy trình quản lý kho vật tư đúng cách.
Ngoài ra, việc áp dụng công nghệ trong quản lý kho vật tư cũng là một giải pháp hiệu quả để giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình quản lý kho vật tư đúng cách và tiết kiệm chi phí.
Trên đây là những thông tin cơ bản về tầm quan trọng của quy trình quản lý kho vật tư trong ngành sản xuất. Hy vọng bài viết này sẽ giúp quý độc giả hiểu rõ hơn về quy trình quản lý kho vật tư và cách thực hiện đúng cách để giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất và giảm thiểu lãng phí.
>>> Xem thêm:
Tầm quan trọng của hệ thống quản lý thiết bị đối với hoạt động sản xuất
Bảo trì phòng ngừa cho dây chuyền sản xuất tự động có thực sự cần thiết?
Cách tối ưu hóa lịch bảo trì thiết bị và thay thế linh kiện
Phần mềm quản lý bảo trì – Giải pháp hiệu quả cho công tác bảo trì tài sản
