Just in time là gì? Tìm Hiểu Về Chiến Lược quản lý hàng tồn kho

Trong bài viết này chúng ta hãy cùng nhau đi tìm hiểu chi tiết về just in time là gì? và chiến lược quản lý hàng tồn kho:

Just-in-Time (JIT) là gì?

Just in time là một chiến lược quản lý liên kết các đơn đặt hàng nguyên liệu thô từ nhà cung cấp trực tiếp với lịch trình sản xuất. Các công ty sử dụng chiến lược tồn kho này để tăng hiệu quả và giảm lãng phí bằng cách chỉ nhận hàng khi họ cần cho quy trình sản xuất, giúp giảm chi phí tồn kho. Phương pháp này yêu cầu nhà sản xuất phải dự báo nhu cầu một cách chính xác.

Tầm quan trọng của Just in Time

Just in time đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận cho toàn bộ chuỗi cung ứng và sử dụng phần mềm ưu việt để thực hiện toàn bộ quy trình cho đến khi giao hàng, giúp tăng hiệu quả và loại bỏ phạm vi sai sót khi theo dõi từng quy trình. Sau đây là một số tác động quan trọng của hệ thống quản lý hàng tồn kho just in time:

Giảm thiểu lãng phí hàng tồn kho

Chiến lược just in time loại bỏ tình trạng sản xuất quá mức, xảy ra khi nguồn cung một mặt hàng trên thị trường vượt quá nhu cầu và dẫn đến tình trạng tích tụ hàng tồn kho không bán được. Những sản phẩm không bán được này chuyển thành hàng tồn kho chết, làm tăng chất thải và chiếm dụng không gian tồn kho. Trong hệ thống just in time, bạn chỉ đặt hàng những gì bạn cần, do đó không có nguy cơ tích tụ hàng tồn kho không sử dụng được.

Giảm chi phí lưu kho

Kho bãi rất tốn kém và hàng tồn kho dư thừa có thể tăng gấp đôi chi phí lưu kho của bạn. Trong hệ thống just in time, chi phí lưu kho được giữ ở mức tối thiểu. Vì bạn chỉ đặt hàng khi khách hàng của bạn đặt hàng, nên mặt hàng của bạn đã được bán trước khi đến tay bạn, do đó không cần phải lưu trữ mặt hàng của bạn trong thời gian dài. Các công ty áp dụng mô hình tồn kho just in time sẽ có thể giảm số lượng mặt hàng trong kho của họ hoặc loại bỏ hoàn toàn kho.

Cung cấp cho nhà sản xuất nhiều quyền kiểm soát hơn

Trong mô hình JIT, nhà sản xuất có toàn quyền kiểm soát quy trình sản xuất, hoạt động theo cơ chế kéo theo nhu cầu. Họ có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng bằng cách nhanh chóng tăng sản lượng cho sản phẩm có nhu cầu cao và giảm sản lượng cho các mặt hàng bán chậm. Điều này làm cho mô hình JIT linh hoạt và có thể đáp ứng nhu cầu thị trường luôn thay đổi. Ví dụ, Toyota không mua nguyên liệu thô cho đến khi nhận được đơn đặt hàng. Điều này cho phép công ty duy trì lượng hàng tồn kho tối thiểu, do đó giảm chi phí và cho phép công ty nhanh chóng thích ứng với những thay đổi về nhu cầu mà không phải lo lắng về lượng hàng tồn kho hiện có.

Nguồn cung ứng tại địa phương

Vì just-in-time yêu cầu bạn chỉ bắt đầu sản xuất khi có đơn hàng, bạn cần tìm nguồn nguyên liệu thô tại địa phương vì chúng sẽ được giao đến đơn vị của bạn sớm hơn nhiều. Ngoài ra, tìm nguồn nguyên liệu tại địa phương giúp giảm thời gian và chi phí vận chuyển. Điều này tạo ra nhu cầu cho nhiều doanh nghiệp bổ sung hoạt động song song, qua đó cải thiện tỷ lệ việc làm trong nhóm nhân khẩu học cụ thể đó.

Đầu tư nhỏ hơn

Trong mô hình JIT, chỉ có các kho dự trữ thiết yếu được lấy ra và do đó cần ít vốn lưu động hơn cho việc mua sắm tài chính. Do đó, do lượng hàng tồn kho ít hơn nên lợi tức đầu tư của tổ chức sẽ cao. Các mô hình Just-in-time sử dụng khái niệm “đúng ngay từ đầu” có nghĩa là thực hiện đúng các hoạt động ngay từ lần đầu tiên khi hoàn thành, do đó giảm chi phí kiểm tra và làm lại. Điều này đòi hỏi ít tiền đầu tư hơn cho công ty, ít tiền tái đầu tư để sửa lỗi và nhiều lợi nhuận hơn khi bán một mặt hàng.

Quản lý hàng tồn kho đúng lúc hoạt động như thế nào?

Quản lý hàng tồn kho JIT đảm bảo rằng hàng tồn kho đến đúng lúc cần thiết cho sản xuất hoặc đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng, nhưng không sớm hơn. Mục tiêu là loại bỏ lãng phí và tăng hiệu quả hoạt động của bạn. Vì mục tiêu chính thường là chất lượng chứ không phải giá thấp nhất, JIT yêu cầu hợp đồng dài hạn với các nhà cung cấp đáng tin cậy.

JIT là cái được gọi là quy trình quản lý tinh gọn. Trong JIT, mọi bộ phận của bất kỳ hệ thống sản xuất hoặc dịch vụ nào, đặc biệt là con người, đều được kết nối với nhau. Chúng thông báo cho nhau và phụ thuộc lẫn nhau để tạo ra kết quả thành công. Nguồn gốc của phương pháp này bắt nguồn từ Kaizen, một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn”. Có nguồn gốc từ Nhật Bản, triết lý kinh doanh này hướng đến việc liên tục cải thiện hoạt động và liên quan đến tất cả nhân viên, từ công nhân dây chuyền lắp ráp đến CEO. Giống như JIT, mục tiêu là giảm thiểu lãng phí và cải thiện chất lượng.

Sơ đồ quy trình JIT và các bước

Các tổ chức có thể khác nhau về cách triển khai JIT trong môi trường của họ, nhưng các bước chung là giống nhau. Sơ đồ này cho thấy chu trình cải tiến liên tục hoạt động như thế nào trong quản lý hàng tồn kho JIT.

Các bước trong chu trình cải tiến liên tục cho hàng tồn kho JIT

Thiết kế: Quy trình JIT bắt đầu bằng việc xem xét các khối xây dựng sản xuất thiết yếu: thiết kế sản phẩm, thiết kế quy trình, nhân sự và lập kế hoạch sản xuất. Sau đó, các kế hoạch được đưa ra để loại bỏ sự gián đoạn, giảm thiểu lãng phí và xây dựng một hệ thống linh hoạt.
Quản lý: Đánh giá Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) đảm bảo có sự cải tiến liên tục trong suốt quá trình. Đánh giá quản lý xác định vai trò và trách nhiệm của người lao động, xác định và đo lường kiểm soát chất lượng thống kê, ổn định lịch trình và kiểm tra lịch trình và mức tải và năng lực.
Kéo: Đào tạo nhóm về phương pháp sản xuất và rút lui bằng các phương pháp báo hiệu như Kanban. Xem xét các chính sách về quy mô lô và giảm quy mô lô.
Thiết lập: Mối quan hệ với nhà cung cấp là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của JIT. Xem xét danh sách nhà cung cấp. Quyết định nhà cung cấp ưa thích, đàm phán hợp đồng, thảo luận về thời gian giao hàng, kỳ vọng giao hàng và số liệu và biện pháp sử dụng. Tìm hiểu cách tận dụng tối đa chúng trong chuỗi cung ứng .
Tinh chỉnh: Xác định nhu cầu, chính sách, biện pháp kiểm soát hàng tồn kho và giảm thiểu việc di chuyển hàng tồn kho.
Xây dựng: Thông báo cho nhóm của bạn về các kỹ năng và khả năng cần thiết để hoàn thành công việc và tiến hành các buổi giáo dục và trao quyền cho nhóm để đào tạo họ.
Tinh chỉnh: Giảm số lượng bộ phận và bước trong sản xuất bằng cách tinh chỉnh, chuẩn hóa và xem xét lại toàn bộ quy trình.
Đánh giá: Xác định và triển khai các biện pháp và số liệu chất lượng và tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ của mọi vấn đề. Nhấn mạnh các cải tiến và theo dõi xu hướng để cải thiện mọi khía cạnh của JIT.

Ưu và nhược điểm của Quản lý hàng tồn kho JIT

Hệ thống tồn kho JIT có một số ưu điểm so với các mô hình truyền thống. Chu kỳ sản xuất ngắn, nghĩa là nhà sản xuất có thể nhanh chóng chuyển từ sản phẩm này sang sản phẩm khác. Ngoài ra, phương pháp này giúp giảm chi phí bằng cách giảm thiểu nhu cầu kho bãi. Các công ty cũng chi ít tiền hơn cho nguyên liệu thô vì họ chỉ mua đủ nguồn lực để sản xuất các sản phẩm đã đặt hàng và không mua thêm.

Nhược điểm của hệ thống tồn kho JIT liên quan đến sự gián đoạn tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng. Nếu nhà cung cấp nguyên liệu thô gặp sự cố và không thể giao hàng kịp thời, điều này có thể làm đình trệ toàn bộ dây chuyền sản xuất. Một đơn đặt hàng hàng hóa bất ngờ đột ngột có thể làm chậm việc giao sản phẩm hoàn thiện cho khách hàng cuối.

Lợi ích của Quản lý hàng tồn kho JIT

Quản lý hàng tồn kho JIT giúp tăng ROI của công ty bằng cách giảm chi phí lưu kho, tăng hiệu quả và giảm lãng phí.

Giảm thiểu lãng phí

Mô hình quản lý hàng tồn kho JIT loại bỏ tình trạng đặt hàng quá nhiều và dư thừa ở mọi loại sản phẩm.

Giảm hàng tồn kho lỗi thời và hàng tồn kho chết: Mức tồn kho thấp làm giảm đáng kể nguy cơ hàng tồn kho không bán được và nằm trong kho vì lỗi thời .
Giảm tổn thất sản phẩm lỗi: Các mặt hàng tồn kho lỗi dễ được xác định và sửa chữa hơn khi mức sản xuất thấp, giúp giảm chi phí phế liệu.

Nâng cao hiệu quả

JIT loại bỏ chi phí phát sinh từ nguyên liệu thô, hàng tồn kho không cần thiết và lưu trữ sản phẩm.

Tăng tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho: Hiệu quả cao hơn mang lại tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho cao hơn .
Giảm thiểu tình trạng lỗi thời của hàng tồn kho: Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho cao giúp các mặt hàng không bị lưu kho quá lâu và trở nên lỗi thời.
Giảm thiểu nguyên liệu thô có sẵn: Nhận hàng với số lượng ít nhất có thể – đôi khi nhiều lần trong ngày – về cơ bản sẽ loại bỏ được lượng nguyên liệu thô tồn kho.
Nguồn cung ứng tại địa phương: Khi các nhà cung cấp ở gần cơ sở sản xuất của công ty, khoảng cách ngắn hơn sẽ giúp giao hàng đúng hạn. Giao hàng đúng hạn, đáng tin cậy sẽ giúp giảm nhu cầu về hàng tồn kho an toàn.

Năng suất cao hơn

JIT nâng cao năng suất bằng cách giảm thời gian và nguồn lực liên quan đến quy trình sản xuất.

Thời gian hoàn thành sản phẩm nhanh hơn: Các nhà sản xuất có thể sản xuất sản phẩm nhanh hơn.
Rút ngắn thời gian sản xuất: Với JIT, các nhà sản xuất có thể cung cấp sản phẩm mới nhanh hơn và dễ dàng hơn.
Đơn giản hóa các lệnh thay đổi: Việc có ít nguyên liệu thô phải rút trước khi thay đổi sản phẩm giúp việc triển khai các lệnh thay đổi kỹ thuật cho các sản phẩm hiện có trở nên dễ dàng hơn.

Luồng sản xuất trơn tru hơn

JIT có thể loại bỏ tình trạng tắc nghẽn và chậm trễ trong toàn bộ quá trình sản xuất.

Chu kỳ sản xuất ngắn hơn: JIT rút ngắn thời gian sản xuất, giúp giảm thời gian chờ cho khách hàng.
Giảm lỗi sản phẩm: Các lỗi sản xuất có thể được phát hiện nhanh hơn và sửa chữa, giúp giảm số lượng sản phẩm lỗi.
Rút ngắn thời gian sản xuất: Thời gian thiết lập thiết bị nhanh giúp rút ngắn thời gian sản xuất, giảm đầu tư vào thành phẩm.
Các ô sản xuất chức năng hơn: Nhân viên hướng dẫn từng bộ phận qua các bước xử lý trong một ô làm việc, giúp giảm mức độ phế liệu. Các mô hình ô cũng loại bỏ hàng đợi công việc đang thực hiện tích tụ tại các trạm làm việc chuyên biệt hơn.
Hoạt động nén: Việc sắp xếp các ô sản xuất gần nhau sẽ hạn chế lượng hàng tồn kho đang sản xuất di chuyển giữa các ô.

Giảm chi phí

Nhận hàng khi cần giúp giảm chi phí tồn kho.

Giảm vốn lưu động: Mức tồn kho thấp đi kèm với JIT sẽ hạn chế lượng vốn lưu động cần thiết.
Giảm chi phí lưu trữ: Chi phí lưu trữ hàng tồn kho (như chi phí kho bãi) là rất nhỏ vì sử dụng ít không gian hơn.
Giảm đầu tư tiền mặt: Các công ty đầu tư ít tiền mặt hơn vào hàng tồn kho vì JIT không yêu cầu phải có nhiều hàng tồn kho trong tay.
Giảm chi tiêu cho nguyên vật liệu thô lớn: Trong JIT, doanh nghiệp sẽ đặt hàng nguyên vật liệu thô khi cần, do đó sẽ có tiền mặt để sử dụng cho những mục đích khác có giá trị hơn đối với công ty.
Giảm chi phí lao động: Chi phí lao động thấp hơn vì số giờ làm việc cần thiết để hoàn thành đơn hàng thường ít hơn so với sản xuất toàn thời gian.

Cải thiện chất lượng

Lực lượng lao động linh hoạt có thể tập trung vào việc tạo ra các sản phẩm chất lượng với tỷ lệ lỗi thấp hơn. Kết quả tốt hơn làm tăng sự hài lòng của khách hàng và giảm chi phí tiền mặt cho sản xuất.

Giảm hàng tồn kho: Giảm số lượng sản phẩm tồn đọng trong xưởng cho phép các nhóm tập trung vào việc tạo ra các sản phẩm chất lượng cao.
Ít thiệt hại hơn: Vì lượng hàng tồn kho tối thiểu nên tai nạn liên quan đến kho bãi sẽ giảm xuống.
Chất lượng được chứng nhận: Nhà cung cấp đảm bảo chất lượng trước. Vì vậy, hàng hóa được chuyển thẳng đến khu vực sản xuất thay vì được giữ lại để chờ kiểm tra.

Để hỗ trợ các mục tiêu này, bạn có thể đầu tư vào công nghệ mới hoặc cập nhật các giải pháp hiện có để liên kết hệ thống của bạn với các nhà cung cấp nhằm phối hợp việc giao các bộ phận và vật liệu.