Biên bản bàn giao thiết bị đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp bởi đây là bằng chứng quản lý tài sản hay được dùng để yêu cầu thanh toán trong trường hợp như mua bán/sửa chữa thiết bị. Bên cạnh đó, biên bản bàn giao là một biểu mẫu được xây dựng thủ công được dùng trong đơn vị, doanh nghiệp khi có nhu cầu bàn giao máy móc, thiết bị tài sản.
Dưới đây là hướng dẫn doanh nghiệp thiết lập biên bản bàn giao thiết bị bằng bộ công cụ Microsoft Office được sử dụng phổ biến nhất.
Những nội dung chính cần có trong biên bản bàn giao
Các nội dung chính trong biên bản bàn giao máy móc thiết bị được dùng phổ biến như:
- Thông tin đơn vị giao/người giao thiết bị máy móc
- Thông tin chi tiết về thiết bị được bàn giao bao gồm số lượng, mã sản phẩm, màu sắc, số lượng, dấu hiệu nhận biết,…
- Tên loại thiết bị, thông số kỹ thuật
- Cách sử dụng, nội dung liên quan đến thiết bị máy móc đó
- Thông tin đơn vị nhận/người nhận thiết bị bàn giao
Hướng dẫn lập biên bản giao nhận thiết bị
Bước 1: Lựa chọn công cụ
Người lập biên bản sẽ lựa chọn công cụ Microsoft Office phù hợp với mục đích sử dụng cũng như các mục nội dung sẽ có trong biên bản bàn giao. Phổ biến nhất vẫn là hai công cụ Microsoft Word và Microsoft Excel.
Bước 2: Trình bày nội dung của biên bản bàn giao
Phần đầu của biên bản bàn giao cần đưa ra các mục thông tin được yêu cầu để xác định mục đích đơn vị/người bàn giao lập ra biên bản bàn giao. Bao gồm mục “Tên Công ty” cần sử dụng tên pháp lý được sử dụng trong trường hợp này. Ngoài ra, phía dưới mục tên doanh nghiệp cần nêu rõ họ, tên người bàn giao hoặc đơn vị bàn giao.
Địa chỉ, số điện thoại và số chứng minh nhân dân hoặc các giấy tờ cá nhân là cần thiết trong việc cung cấp thông tin đầy đủ.
Bước 3: Chỉ định các mục thông tin bàn giao
Trong mục thông tin bàn giao, cần nêu rõ thiết bị bàn giao, ký hiệu, mã số sản xuất, tình trạng, số lượng, màu sắc,…
Việc liệt kê đầy đủ và chi tiết các thiết bị này có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp nhà quản lý có thể dễ dàng quản lý tài sản và lập kế hoạch nhập mới thiết bị một cách chính xác.
Bước 4: Cung cấp thông tin người nhận bàn giao
Phần tiếp theo gồm các mục được yêu cầu nhập đầy đủ thông tin người nhận bàn giao. Các thông tin gồm tên, số chứng minh nhân dân, địa chỉ, số điện thoại, tên thành phố, mã Zip,…
Bước 5: Cung cấp thông tin ghi chú về biên bản giao nhận
Bất kỳ thông tin nào được người bàn giao/nhận bàn giao cần cung cấp thông tin cho việc lưu giữ sau này đều được ghi nhận trong mục này. Những thông tin liên quan bao gồm thời gian bảo hành thiết bị, biên lai mua hàng, ngày mua hàng, tình trạng khi giao,…
Những lưu ý khi sử dụng biên bản bàn giao thiết bị
Đối với các biên bản được tải sẵn hay được thiết lập sẵn, cần bổ sung thông tin đầy đủ và cụ thể của hai bên giao nhận. Để biên bản bàn giao có giá trị, sau khi điền đầy đủ thông tin theo các mục yêu cầu trong biên bản giao nhậnị, cần có chữ ký và đóng dấu của hai bên đơn vị.
Mỗi biên bản bàn giao được in làm hai bản, mỗi bên giữ một bản trong trường hợp xảy ra những sự cố không mong muốn.
Tham khảo thêm:
Phân loại 5 thiết bị y tế cơ bản được dùng trong bệnh viện
Tổng hợp kiến thức hữu ích về tài sản cố định hữu hình
Các thuật ngữ và định nghĩa trong ngành điện công nghiệp bạn cần biết
Quy trình bảo trì năng suất toàn diện cần biết cho doanh nghiệp
