Thang máy Đức An đã làm gì để thu gọn quy trình xử lý yêu cầu sửa chữa – bảo dưỡng thang máy từ hàng trăm khách hàng?

Thang máy Đức An thu gọn quy trình xử lý yêu cầu sửa chữa - bảo dưỡng thang máy từ hàng trăm khách hàng trên SpeedMaint CMMS

Công ty TNHH Thang máy Đức An (viết tắt trong bài: Thang máy Đức An) là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh – lắp đặt – bảo trì thang máy uy tín tại Hà Nam. Thang máy Đức An cung cấp đa dạng các loại thang máy với nhiều mẫu cabin đẹp, chất lượng cao, phù hợp với nhu cầu của nhiều khách hàng, như: thang chở khách, thang chở hàng, thang chở thực phẩm…

Dựa trên đặc thù lĩnh vực lắp đặt – bảo trì thang máy của công ty, có thể thấy các tài sản của Thang máy Đức An chủ yếu phân bổ ở rất nhiều khu vực thuộc vị trí của khách hàng sử dụng. Cũng vì thế, ngoài việc cung cấp thiết bị, Thang máy Đức An còn thực hiện nhiệm vụ liên quan đến sửa chữa phát sinh, các hoạt động bảo trì thang máy định kỳ.

Một trong những công trình thang máy do Công ty Thang máy Đức An đã thực hiện (ảnh: fanpage Thang máy Đức An)

Rời rạc trong quản lý tài sản, quản lý bảo trì, quản lý công việc và xử lý yêu cầu khách hàng

Thang máy Đức An đang quản lý khoảng 300 tài sản (thang máy) được lắp đặt ở các công trình khách hàng sử dụng. Thực tế, số lượng tài sản này của công ty được gắn trực tiếp với một cá nhân/đơn vị khách hàng, nên việc quản lý tài sản của Thang máy Đức An phải được đi kèm với quản lý hồ sơ khách hàng.

300 tài sản tương ứng với 300 khách hàng tại 300 địa điểm khác nhau ở một và nhiều tỉnh thành đã gây nên bài toán khó trong quản lý tài sản cho Thang máy Đức An. Hồ sơ máy móc, lịch sử máy móc, thông tin khách hàng trở, tình trạng sử dụng… xảy ra tình trạng xung đột thông tin do không thống nhất trong công cụ quản lý. Đặc biệt, trong một số tình huống khẩn cấp cần tra cứu lịch sử máy móc, việc tra cứu thông tin gần như không đạt yêu cầu bởi khả năng tìm kiếm thông tin chậm hoặc thông tin được lưu trữ không khoa học. Nói cách khác, dữ liệu máy móc chưa được lưu trữ, sử dụng và phát huy lợi ích một cách hiệu quả.

Ngoài ra, các công việc liên quan như quản lý bảo trì, quản lý công việc của nhân viên bảo trì chưa được quản lý đồng bộ. Điển hình, các kế hoạch bảo trì vẫn phải tạo thủ công và khó theo dõi tiến độ thực hiện. Hoạt động quản lý công việc nhân viên bảo trì vẫn phải thực hiện thủ công, giao – nhận việc thực hiện trên các công cụ chat, dễ dàng thực hiện nhưng không đủ chuyên biệt để giám sát nhân viên.

Việc tiếp nhận – xử lý các yêu cầu của khách hàng chưa được quản lý tập trung, chủ yếu dựa vào người tiếp nhận thực hiện giao việc. Tuy nhiên, vì yêu cầu bảo trì – sửa chữa cho nhiều khách hàng khiến việc lưu trữ thông tin, yêu cầu trở thành bài toán khó khi không có công cụ chuyên biệt để quản lý. Dẫn việc việc truy vết thông tin diễn ra chậm, và chưa đạt được hiệu quả mong đợi.

Thang máy Đức An thay đổi phương thức quản lý bằng phần mềm chuyên biệt

100% tài sản và kế hoạch bảo trì được quản lý trên phần mềm

Khi thang máy gặp sự cố, áp lực đối với các đơn vị bảo trì và sửa chữa phải nhanh chóng giải quyết vấn đề là rất lớn. Khách hàng không thể dễ dàng di chuyển đến nơi họ cần đến và các dịch vụ chăm sóc sức khỏe quan trọng có thể bị trì hoãn, doanh nghiệp có thể mất khách hàng. Tệ nhất, mọi người có thể bị mắc kẹt trong thang máy trong vài phút hoặc vài giờ và điều này có thể ảnh hưởng đến an toàn và sức khỏe.

Từ tháng 6 năm nay, Thang máy Đức An đã đầu tư đưa toàn bộ tài sản và các hoạt động liên quan lên quản lý tập trung trên phần mềm Quản lý bảo trì thiết bị SpeedMaint CMMS.

Thang máy Đức An quản lý toàn bộ tài sản và khách hàng trên phần mềm của SpeedMaint (Ảnh: SpeedMaint)

Hiện, 100% tài sản của công ty được quản lý chuyên biệt trên phần mềm, phân loại từng chủng loại và vị trí tài sản. Danh sách khách hàng được quản lý chi tiết, mỗi khách hàng được gắn với một tài sản (thang máy) đang sử dụng, và được lưu trữ – cập nhật tình trạng trên phần mềm. Trên mỗi tài sản được gắn mã QR dễ dàng cho nhân viên kỹ thuật việc tra cứu thông tin tại hiện trường. Trong hồ sơ tài sản, Thang máy Đức An hoàn toàn chủ động trong việc quản lý hệ thống thông tin về máy móc: thông số, lịch sử bảo trì – sửa chữa, tình trạng sử dụng, định vị chính xác vị trí của thang máy trên bản đồ mặt bằng.

Đối với hoạt động quản lý bảo trì, hiện tại Thang máy Đức An đang sử dụng phần mềm để quản lý các kế hoạch, lịch bảo trì dựa trên nhu cầu. Theo báo cáo, tính đến hiện tại, dựa trên thông số của thang máy, phần mềm đang tạo ra 200 nhiệm vụ bảo trì định kỳ, tự động nhắc lịch bảo trì đến nhân sự được giao việc, đảm bảo hoạt động bảo trì diễn ra đúng theo dự kiến.

Thu gọn quy trình xử lý yêu cầu của khách hàng nhờ quản lý trên phần mềm

Với rất nhiều hạng mục cần quản lý và hàng chục yêu cầu từ khách hàng, các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ về thang máy đang dần chuyển sang quản lý tài sản và bảo trì bằng một ứng dụng công nghệ phù hợp. Sau đó là tận dụng lợi thế của phần mềm quản lý để bắt kịp với nhu cầu ngày càng tăng nhanh, đáp ứng các ưu tiên cạnh tranh và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Giản lược một nửa quy trình tiếp nhận cũ, không cần thông qua hotline và nhiều đầu mối, người dùng có thể trực tiếp tạo yêu cầu trên phần mềm để thông báo vấn đề đến đội ngũ quản lý. Phần mềm sẽ gửi yêu cầu cho hệ thống để người quản lý thực hiện giao việc, luồng công việc sẽ được tiếp nối đến khi báo cáo hoàn thành.

Demo yêu cầu công việc trên SpeedMaint CMMS (Ảnh: SpeedMaint)

Theo Thang máy Đức An, nhìn chung vấn đề về quản lý tài sản, quản lý bảo trì thang máy và đặc biệt là quản lý quy trình xử lý yêu cầu của khách hàng luôn được công ty ưu tiên, bởi liên quan trực tiếp đến vấn đề chất lượng – uy tín và sự an toàn của người sử dụng thang máy. Để tối ưu hoá hoạt động quản lý bảo trì tài sản và xử lý yêu cầu khách hàng, công cụ phần mềm sẽ là một trong những “nấc thang” chuyển đổi quan trọng giúp Thang máy Đức An nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như trải nghiệm của khách hàng.

SpeedMaint CMMS đồng hành với doanh nghiệp trong hành trình từng bước thay đổi cách làm, cách quản lý tài sản Doanh nghiệp; chủ động trong bảo trì – bảo dưỡng gián tiếp nâng cao sức khoẻ máy móc, đảm bảo an toàn cho người sử dụng và tiết kiệm nguồn lực cho doanh nghiệp.

>>> Đọc thêm: Hơn 6000 tài sản và vật tư sinh ra hàng chục yêu cầu bảo trì – sửa chữa mỗi tháng, thuỷ điện Hủa Na đã quản lý ra sao?