Quản Lý Máy Móc Thiết Bị Kiểu “Cũ”- Ban Quản Lý Tòa Nhà Có Nên Đổi Mới?

Thực trạng công tác quản lý máy móc thiết bị các tòa nhà hiện nay

Quá trình đô thị hóa đặt ra “muôn vàn” thách thức cho các nhà quản trị trong công tác quản lý các tòa nhà. Thực tế cho thấy công tác quản lý máy móc thiết bị tại các tòa nhà ở nước ta còn tồn tại rất nhiều bất cập:

Tài sản máy móc thiết bị hư hỏng bất thường

Một số bất cập điển hình về tình trạng hư hỏng thiết bị tại các tòa nhà hiện nay:

• Hệ thống thang máy thường xuyên hư hỏng, chậm chạp.
• Hệ thống camera khu để xe hư hỏng bất thường không rõ nguyên nhân.
• Bộ phận đèn chiếu sáng chập chờn không được dự báo sửa chữa kịp thời.
• Máy móc thiết bị kiểm tra an ninh, vé gửi xe điện tử bị lỗi
• Hệ thống khóa cửa tại các tòa nhà không đảm bảo, nhiều căn hộ xảy ra tình trạng trộm cắp tài sản.

Tình trạng tài sản máy móc thiết bị hư hỏng thất thường tại các tòa nhà diễn ra khá thường xuyên. Ở cấp vĩ mô, tình trạng này làm chậm tiến độ công cuộc “công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước”. Ở tầm vi mô, tình trạng này ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính của doanh nghiệp và an toàn dân cư.

Mất tài sản không rõ nguyên nhân

Quản lý lỏng lẻo chính là “kẽ hở” khiến hệ thống tài sản, máy móc thiết bị tại các khu chung cư, văn phòng, địa điểm kinh doanh “không cánh mà bay”. 

Hiện nay, tình trạng mất trộm tài sản tại các tòa nhà diễn khá phổ biến. Các tài sản mất trộm thường là xe máy, thiết bị trong nhà, máy tính, điện thoại,…

Đội ngũ quản lý thiếu trách nhiệm

Thực chất, công tác quản lý bảo trì máy móc  là việc ban quản lý giám sát, kiểm tra, lập kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị trong tòa nhà và giải quyết những vấn đề phát sinh.

Tuy nhiên hiện nay tình trạng đội ngũ kỹ thuật, bảo vệ, đội ngũ bảo trì, nâng cấp tài sản vẫn còn thiếu trách nhiệm trong công việc. Làm việc cẩu thả, qua loa, chống đối là những biểu hiện của bộ phận nhân sự thiếu trách nhiệm này.

Thực tế, đây là nguyên nhân chính dẫn đến việc máy móc bị hư hại, trục trặc bất thường.

Thực trạng là thế, nhưng hiện nay không ít các tòa nhà vẫn quản lý theo kiểu truyền thống cũ. Điều này liệu còn phù hợp với thời đại hiện nay?

>>>Xem thêm Thực trạng quản lý máy móc thiết bị tại các tòa nhà hiện nay.

Phương pháp quản lý truyền thống – Doanh nghiệp có nên duy trì?

Quản lý máy móc thiết bị bằng phương thức truyền thống đã trở thành “lối mòn” quen thuộc của các nhà quản lý. Lý do các doanh nghiệp vẫn duy trì mô hình quản lý cũ là do sự “ngần ngại” về chi phí cũng như khó khăn trong việc thích nghi với công nghệ hiện đại. Tuy nhiên với tốc độ phát triển của đô thị hóa và khoa học công nghệ như hiện nay, mô hình quản lý truyền thống đã bộc lộ rất nhiều bất cập:

• Thiếu tính chính xác: Việc ghi chép thủ công các thông số kỹ thuật, thời gian, nội dung bảo trì nâng cấp số lượng lớn máy móc thiết bị dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn.
• Thiếu tính minh bạch: Việc kiểm tra máy móc thiết bị một cách thủ công dẫn tới tình trạng làm việc “chống đối” của một bộ phận nhân viên.
• Thiếu tính linh hoạt: Mô hình quản lý truyền thống đòi hỏi mọi công việc đều cần sự can thiệp của con người. Điều đó không đảm bảo an toàn cho người dân khi có sự cố cấp bách.
• Tốn kém thời gian và chi phí: Với các doanh nghiệp cho thuê lại căn hộ nhà ở, đặc thù sở hữu hàng trăm căn nhà ở những địa điểm khác nhau. Doanh nghiệp sẽ rất tốn kém chi phí thuê đội ngũ nhân viên kiểm tra, giám sát.

Sự bất tiện, thiếu linh hoạt, lãng phí chi phí và nhân lực chính là lý do tại sao phương pháp quản lý truyền thống không còn phù hợp. Đó cũng chính là động lực thôi thúc các doanh nghiệp “chuyển mình” sang mô hình quản lý công nghệ.

Quản lý bằng công nghệ – “vị cứu tinh” ngành Bất động sản

Hiện nay phương pháp quản lý máy móc thiết bị bằng công nghệ là giải pháp khá mới nhưng lại rất được ưa chuộng trên thị trường, đặc biệt các “ông lớn” trong ngành bất động sản.

Mặc dù đây là giải pháp còn lạ lẫm với nhiều doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nhà ở. Tuy nhiên phương pháp này mang lại rất nhiều lợi ích tuyệt vời:

Quản lý nhân sự hiệu quả

Phần mềm quản lý máy móc thiết bị SpeedMaint – tích hợp các tính năng: quản lý nhân sự, quản lý quy trình bảo trì, quản lý khối lượng công việc gắn với trách nhiệm của từng nhân viên,…

Qua đó, phần mềm quản lý đã giải quyết bài toán minh bạch và hiệu quả trong quá trình làm việc của nhân viên kỹ thuật, bảo vệ, nhân viên bảo trì tại các tòa nhà.

Quản lý dữ liệu khoa học

Việc quản lý thông tin máy móc, hồ sơ bảo trì thủ công dẫn đến nhầm lẫn, sai sót trong công tác lên kế hoạch bảo trì và phân bổ chi phí của nhà quản trị. Với mô hình quản lý bằng công nghệ, mọi số liệu, thông tin máy móc tài sản được lưu trữ trên phần mềm một cách khoa học.

Doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin, dữ liệu máy móc thiết bị khi cần.

>>Tham khảo phần mềm quản lý máy móc thiết bị SpeedMaint. (mở trong tab mới)”>>>>Tham khảo phần mềm quản lý máy móc thiết bị SpeedMaint.

Lập kế hoạch nâng cấp bảo trì máy móc khoa học

SpeedMaint cho phép ban quản lý lập kế hoạch máy móc cần bảo trì định kỳ ngay trên phần mềm. Sau đó khi gần đến thời gian cần bảo trì máy móc, phần mềm sẽ gửi thông báo gợi nhắc doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, phần mềm có chức năng đánh giá tình trạng máy móc thiết bị, dự đoán tuổi thọ các thiết bị. Từ đó, nhà quản lý có thể lên kế hoạch mua mới tài sản thiết bị tránh tình trạng máy móc hư hỏng ảnh hưởng đến cuộc sống và sức khỏe của người dân.

Quản lý linh hoạt mọi lúc, mọi nơi

Qua phần mềm quản lý bảo trì thiết bị SpeedMaint, các nhà quản lý có thể thực hiện công việc theo dõi, giám sát tài sản thiết bị của mình mọi lúc, mọi nơi ngay trên thiết bị di động.

Mặc dù nhà quản lý không trực tiếp có mặt tại tòa nhà nhưng họ vẫn có thể điều phối và quan sát mọi công việc của đội ngũ nhân sự một cách linh hoạt và hiệu quả.

Tiết kiệm chi phí

Trong phần mềm tích hợp các chức năng: quản lý nhân sự, quản lý công việc, quản lý chi phí, quản thời gian bảo trì, quản lý cư dân và khách hàng, báo cáo kết quả công việc, quản lý kỹ thuật…

Với những tính năng này, SpeedMaint giúp ban quản lý tòa nhà khắc phục hạn chế của phương thức quản lý cũ: tiết kiệm thời gian, tinh gọn bộ máy nhân sự, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn mang lại hiệu quả cao.

Bài viết trên đây cung cấp giải pháp giúp các doanh nghiệp bất động sản, ban quản lý tòa nhà khắc phục những vấn đề bất cập của mô hình quản lý cũ. Từ đó cung cấp các lợi ích của việc áp dụng phần mềm công nghệ vào trong công tác quản lý máy móc thiết bị.

>>>Xem thêm phần mềm quản lý máy móc thiết bị SpeedMaint tại đây.