Lập kế hoạch bảo trì tòa nhà: Các bước cơ bản để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí

Doanh nghiệp bạn đang sở hữu một hoặc nhiều tòa nhà và đang muốn bảo vệ tài sản của mình. Tuy nhiên, nhà quản lý  không biết bắt đầu từ đâu và cần lập kế hoạch bảo trì toàn diện như thế nào. 

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu vì sao kế hoạch bảo trì tòa nhà là cần thiết và tại sao bạn nên thực hiện ngay bây giờ.  

Lập kế hoạch bảo trì tòa nhà là gì?

Lập kế hoạch bảo trì tòa nhà là lên một chiến lược để đảm bảo tài sản, cơ sở vật chất của tòa nhà luôn ở tình trạng tốt nhất. Một kế hoạch thực hiện sẽ đảm bảo giảm thiểu các trường hợp khẩn cấp, giảm sự hỏng hóc, sửa chữa và tối ưu chi phí trong tòa nhà. Điều này cũng nâng cao chất lượng dịch vụ tới người sử dụng, khách hàng và nhân viên giảm bớt áp lực với công việc của họ.

Tại sao bạn cần một kế hoạch bảo trì tòa nhà?

Có rất nhiều lý do tại sao lập kế hoạch bảo trì là rất quan trọng. Một trong những điều quan trọng nhất là bảo vệ tài sản tòa nhà luôn ở trạng thái tốt nhất, từ đó giúp bảo vệ tài sản của tòa nhà khỏi những rủi ro như hư hỏng, đổ vỡ, cháy nổ và các sự cố khác. Nếu bạn không đầu tư đầy đủ cho việc bảo trì tòa nhà, những vấn đề này có thể xảy ra bất cứ lúc nào và gây tổn thất lớn. 

Bảo đảm an toàn cho người sử dụng: Khi toàn nhà không được bảo trì đúng cách, điều này có thể gây nguy hiểm cho người sử dụng. Những vấn đề như hỏng thang máy, hệ thống điện, cấp nước không hoạt động đúng cách cũng có thể dẫn đến tai nạn và thương tích cho người sử dụng. Bảo trì tòa nhà định kỳ sẽ giúp đảm bảo an toàn cho người sử dụng và giảm thiểu nguy cơ xảy ra sự cố. 

Nâng cao giá trị tài sản: Việc bảo trì tòa nhà định kỳ không chỉ giúp bảo vệ tài sản của tòa nhà mà còn giúp nâng cao giá trị của tài sản. Khi toàn nhà được bảo trì tốt, mới mẻ, không có dấu vết hư hỏng hay đảm bảo an toàn, khách hàng sẽ dễ dàng đăng ký hoặc tiếp tục lựa chọn tòa nhà này.  Điều này giúp tăng giá trị và tăng lợi nhuận. 

Giảm chi phí bảo trì khẩn cấp: Nếu quản lý tòa nhà không bảo trì tài sản tòa nhà định kỳ, những vấn đề nhỏ sẽ trở nên lớn hơn và phải chi trả những sửa chữa lẽ ra có thể ngăn chặn được. 

Các bước cơ bản để lập kế hoạch bảo trì tòa nhà

Đánh giá tình trạng tòa nhà

Quản lý toàn nhà cần kiểm kê tài sản của tòa nhà và đánh giá tình trạng tài sản tòa nhà. Xem xét kỹ lưỡng các sơ đồ hạ tầng của tòa nhà giúp bạn ghi lại tất cả tài sản khu vực cần thiết và tình trạng chi tiết

Ghi lại dữ liệu sau cho từng tài sản tòa nhà: 

• Tên thiết bị, tài sản
• Số seri
• Thông số kỹ thuật
• Loại
• Vị trí
• Người dùng chính
• Các bộ phận
• Tình trạng

Lập kế hoạch bảo trì

Sau khi đánh giá hiện trạng tòa nhà, người quản lý cần phải lập kế hoạch bảo trì. Để lập kế hoạch bảo trì, các câu hỏi sau sẽ giúp bạn bắt đầu:

• Hoạt động bảo trì nào cần được ưu tiên thực hiện?
• Thời gian thực hiện bảo trì
• Phương pháp thực hiện như thế nào?
• Nguồn lực cần thiết
• Chi phí ước tính cho hoạt động bảo trì

Kế hoạch bảo trì cần phải được cập nhật định kỳ để đảm bảo rằng kế hoạch này phù hợp với tình trạng hiện tại của tòa nhà và các yêu cầu pháp lý

Thực hiện hoạt động bảo trì và tạo hệ thống yêu cầu công việc

Sau khi lập kế hoạch bảo trì, quản lý tòa nhà cần thực hiện các hoạt động bảo trì theo đúng kế hoạch đã thiết lập. Để kế hoạch được thực hiện trơn tru, đúng quy trình thì hệ thống yêu cầu công việc là điểm cốt lõi. Để dễ dàng hơn, nhiều bộ phần bảo trì lựa chọn sử dụng tính năng yêu cầu công việc của phần mềm bảo trì để tổ chức các nhiệm vụ bảo trì của mình. 

Quy trình yêu cầu công việc cơ bản cho kế hoạch bảo trì tòa nhà 

• Tạo nhắc nhở cho từng công việc: Hãy tạo nhắc nhở, thông báo cho mọi công việc, từ bảo trì định kỳ đến kiếm tra. Việc này giúp người quản lý dễ dàng thu thập, lưu trữ toàn bộ thông tin, lịch sử của từng thiết bị để dễ dàng quyết định sửa chữa hay thay thế và xác định được cơ hội tiết kiệm chi phí
• Phân loại và ưu tiên bảo trì: Sau khi xác nhận yêu cầu công việc bảo trì, cần phân loại và ưu tiên các yêu cầu bảo trì Yêu cầu bảo trì sẽ được phân loại theo các loại hình bảo trì như: bảo trì điện, bảo trì nước, bảo trì điều hòa không khí,… Sau đó, các yêu cầu bảo trì theo mức độ ưu tiên như: bảo trì khẩn cấp, bảo trì ưu tiên, bảo trì định kỳ,…
• Tự động hóa hệ thống yêu cầu công việc: Người quản lý có thể giao các yêu cầu công việc khác nhau cho từng kỹ thuật viên vào hệ thống phần mềm CMMS. Ứng dụng sẽ tự động đưa ra và nhắc nhở các yêu cầu công việc cần làm trên thiết bị di động hoặc máy tính của họ.
• Kiểm tra lịch sử, dữ liệu tài sản: Kỹ thuật viên bảo trì tòa nhà thường muốn xem lại lịch sử sửa chữa của thiết bị được giao để chẩn đoán sự cố và đưa ra quyết định nên sửa chữa hay thay thế. Với CMMS trên nền tảng di động, kỹ thuật viên bảo trì có thể kiểm tra lịch sử tình trạng thiết bị một cách nhanh chóng.
• Đánh giá và cập nhật: Khi công việc bảo trì hoàn tất, kỹ thuật viên sẽ báo cáo, gửi hình ảnh, thời gian hoàn thành và kết quả. Với tính năng báo cáo của CMMS, quản lý có thể dễ dàng quản lý tập trung các báo cáo và kết quả từng hoạt động. Qua đó, người quản lý có thể đánh giá hiệu quả của kế hoạch bảo trì đã được đề ra. Điều này giúp quản lý xem xét các điểm mạnh và điểm yếu của kế hoạch để điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp và hiệu quả hơn .

Sử dụng phần mềm CMMS để tự động hóa kế hoạch bảo trì

Trong quá trình quản lý và bảo trì tòa nhà, việc lập kế hoạch bảo trì và thực hiện các công việc bảo trì là rất quan trọng. Tuy nhiên thực theo cách thủ công thì sẽ tốn nhiều thời gian và nhân lực, gây ảnh hưởng đến tính hiệu quả của quá trình bảo trì.

Vì vậy, một trong những hiệu quả giải pháp để tự động hóa quá trình thiết lập kế hoạch và thực hiện bảo trì là sử dụng phần mềm CMMS. Sử dụng giải pháp CMMS giúp cho việc lập kế hoạch bảo trì được tự động hóa, từ đó giảm thiểu sự phụ thuộc vào nhân lực và tối ưu hóa thời gian. Hơn nữa, phần mềm CMMS còn cho phép người quản lý có thể quản lý và theo dõi tiến độ thực hiện các công việc bảo trì một cách dễ dàng và chính xác.

Phần mềm quản lý bảo trì SpeedMaint CMMS là một ứng dụng mạnh mẽ và dễ sử dụng với người dùng nhằm giúp đơn giản hóa công việc bảo trì tòa nhà. Phần mềm SpeedMaint CMMS có tất cả các tính năng cần thiết để tối ưu hóa các quy trình bảo trì tòa nhà. 

>>> Xem thêm:
Hướng dẫn nhanh về phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM)
4 thách thức bảo dưỡng tòa nhà cần vượt qua
TOP 7 phần mềm Quản lý tài sản tốt nhất cho doanh nghiệp năm 2022
5 lý do doanh nghiệp cần một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị (CMMS)