Làm sao để lựa chọn phần mềm Cloud CMMS phù hợp nhất?

Phần mềm Cloud CMMS là gì?

Thực tế có thể thấy các công nhân bảo trì và người quản lý bảo trì tài sản có rất nhiều việc phải làm. Hầu hết công việc của họ không bao giờ được hoàn thành và họ phải làm việc liên tục. Quản lý tài sản của bạn, đơn đặt hàng công việc và bảo trì phòng ngừa thường xuyên có thể khó khăn. Đặc biệt là khi những tài sản đó bao gồm thiết bị nặng, đắt tiền. Đây là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp đã triển khai phần mềm CMMS Cloud để cải thiện hoạt động bảo trì của họ.

CMMS là viết tắt của phần mềm quản lý bảo trì được vi tính hóa . Nó giúp các nhà quản lý cơ sở và bảo trì hợp lý hóa các đơn đặt hàng công việc. Đồng thời, quản lý hàng tồn kho, giám sát tài sản, lập lịch bảo trì phòng ngừa và các hoạt động bảo trì tài sản khác. Nó cũng giúp thực hiện một loạt các nhiệm vụ bảo trì và tối ưu hóa nội bộ, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

CMMS còn được gọi là quản lý tài sản doanh nghiệp ( EAM ). Nó thực hiện công việc quản lý cơ sở có sự hỗ trợ của máy tính (CAFM) hoặc quản lý cơ sở vật chất (FM). Hai thuật ngữ này có một số khác biệt nhỏ nên nó thường bị nhầm lẫn với phần mềm dịch vụ hiện trường. Tuy nhiên phần mềm FM tập trung vào việc quản lý các hoạt động khi đang di chuyển và hay gặp gỡ khách hàng.

Cách lựa chọn phần mềm Cloud CMMS phù hợp nhất

Việc lựa chọn một nền tảng CLOUD CMMS cho doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Bởi thực tế không phải tất cả CMMS đều được tạo ra như nhau. Do đó, điều quan trọng là phải tập trung vào việc tìm ra giải pháp phù hợp cho các yêu cầu riêng biệt của doanh nghiệp. Bạn không nên chú trọng quá nhiều đến các là tìm kiếm được đánh giá cao nhất hoặc giá cả phải chăng nhất . Dưới đây là một số bước cần thực hiện để tìm ra giải pháp CMMS trong doanh nghiệp phù hợp.

Thu thập yêu cầu

Bước đầu tiên là thu thập danh sách yêu cầu của người dùng cụ thể . Điều này sẽ giúp bạn hiểu những gì CMMS cung cấp và những tính năng nào trong số đó bạn sẽ có nhiều khả năng sử dụng nhất. Nó có thể giúp bạn thu hẹp các tùy chọn nhà cung cấp của mình dựa trên người cung cấp các tính năng chính đó tốt nhất. Danh sách kiểm tra các yêu cầu cũng giúp các nhà cung cấp hiểu được nhu cầu của bạn và đưa ra một báo giá chính xác.

So sánh các nhà cung cấp

Khi bạn đã tạo mẫu yêu cầu của mình, bạn có thể so sánh các nhà cung cấp phần mềm Cloud CMMS. Bạn nên đánh giá dựa trên mức độ hoạt động của họ đối với các tính năng bạn đã xác định là quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn thu hẹp danh sách các sản phẩm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp mình.

Tạo RFP

Khi bạn đã có danh sách chọn lọc nhà cung cấp của mình, bạn nên tạo một CMMS RFP (yêu cầu đề xuất). Sau đó hãy gửi chúng cho các nhà cung cấp tiềm năng. Yêu cầu đề xuất sẽ bao gồm nhu cầu, yêu cầu, ngân sách, mục tiêu thực hiện hoặc những nội dung cụ thể khác. Nó sẽ giúp nhà cung cấp hiểu bạn cần gì và hỗ trợ bạn như thế nào là tốt nhất.

Yêu cầu định giá và thuyết trình

Thường có trong RFP là yêu cầu báo giá (RFQ). Định giá trực tuyến thường không đáng tin cậy vì hầu hết phần mềm được định giá dựa trên việc sử dụng các tính năng khác nhau. Do đó, cách duy nhất để biết chính xác giá của nó là hỏi trực tiếp nhà cung cấp. Đây cũng là giai đoạn yêu cầu các bản demo. Cảm nhận về khả năng sử dụng và giao diện của phần mềm CMMS là rất quan trọng trước khi chọn một nền tảng cuối cùng. Đó sẽ là nền tảng mà người dùng của bạn phải có thể sử dụng trên hệ thống. Vì vậy hãy đảm bảo rằng nó đủ trực quan để được chấp nhận.

Phần mềm Cloud CMMS mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức trong tất cả các ngành. Mặc dù hệ thống bảo trì tài sản tại chỗ cũng có rất nhiều lợi ích đối với hệ thống. Tuy nhiên việc triển khai trên nền tảng đám mây được chứng minh có nhiều ưu điểm vượt trội hơn, an toàn hơn và tiên tiến hơn mỗi ngày. Bạn cũng có thể sử dụng CMMS kết hợp, tại chỗ hay đám mây. Tuy nhiên hãy đảm bảo nó phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm bài viết: Xu hướng ứng dụng “Nền tảng CLOUD CMMS” tại 100% Doanh nghiệp trong năm 2021