Hướng Dẫn Xây Dựng Và Theo Dõi KPI Bảo Trì Máy Móc Thiết Bị Phần 1

Đại đa số mọi người đều nghĩ đến chi phí khi xây dựng một chiến lược bảo trì sau đó mới xây dựng các tiêu chí dựa trên ngân sách doanh nghiệp đã dự kiến. Tuy nhiên nếu chỉ phân tích kết quả bảo trì dựa trên chi phí bỏ ra mà không đánh giá hiệu suất làm việc của nhóm bảo trì có thể là một thiếu sót lớn trong quy trình quản lý của doanh nghiệp.

Do đó, doanh nghiệp cần xác định các chỉ tiêu KPI bảo trì máy móc thiết bị và sử dụng các chỉ tiêu đó làm “kim chỉ nam” cho các hoạt động như lên kế hoạch bảo trì, xác định phương pháp bảo trì, thực hiện công tác bảo trì.

Bài viết dưới đây gồm 4 phần hướng dẫn doanh nghiệp từng bước xác định các chỉ tiêu KPI bảo trì phù hợp:

KPI bảo trì máy móc thiết bị là gì?

KPI bảo trì máy móc thiết bị là một cách đo lường hiệu suất giúp nhân viên tập trung vào các mục tiêu bảo trì mà doanh nghiệp muốn đạt được. KPI là một giá trị định lượng để đo lường mức độ hiệu quả của hoạt động bảo trì mà tổ chức mong muốn đạt được trong một thời gian cụ thể. 

Mặc dù các mục tiêu có thể khác nhau giữa các bộ phận, nhưng chúng thường xoay quanh việc tăng thời gian hoạt động của thiết bị, giảm chi phí và cải thiện hiệu suất bảo trì.

Về bản chất, KPI bảo trì máy móc thiết bị cung cấp hướng cải thiện hoạt động và giúp nhân viên tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất:

1. Nhân viên đang ở bước nào của quy trình bảo trì
2. Thời gian bảo trì trong bao lâu?
3. Các công việc cần thực hiện còn lại để đạt được mục tiêu bảo trì

>>>Xem thêm bài viết: Mục tiêu và phương pháp thực hiện bảo trì thiết bị doanh nghiệp

Sự khác biệt giữa chỉ số đo lường hiệu suất bảo trì và KPI bảo trì máy móc thiết bị?

Mặc dù các thuật ngữ KPI bảo trì và chỉ số đo lường hiệu suất bảo trì thường được sử dụng thay thế cho nhau nhưng chúng không giống nhau.

KPI bảo trì là các giá trị có thể đo lường được, nó cho thấy mức độ hiệu quả của doanh nghiệp trong quá trình thực hiện các mục tiêu bảo trì.

Trong khi đó, chỉ số đo lường hiệu suất bảo trì chỉ phản ánh trạng thái của một quy trình cụ thể chứ không có chức năng đo lường mức độ thực hiện công việc trên tổng dự án.

Hơn nữa, KPI bảo trì là chiến lược trong khi các chỉ số đo lường hiệu suất bảo trì là chiến thuật. KPI được ví như một chiếc la bàn chỉ ra nơi chúng ta muốn đến, trong khi các chỉ số đo lường thường đưa ra các định hướng về các bước nhỏ hơn trong công tác bảo trì.

Hãy xem xét một tình huống dưới đây.

Một doanh nghiệp đặt chỉ tiêu KPI trong quý tiếp theo là giảm 30% thời gian trì hoãn bảo trì của công ty. 

Một vấn đề then chốt dẫn đến tiến độ bảo trì bị chậm trễ đó là sự xuất hiện các sự cố đột ngột trong hệ thống máy móc của doanh nghiệp khiến đội ngũ bảo trì phải dành thời gian sửa chữa các công việc của bảo trì khắc phục. Điều đó làm cho lượng thời gian thực hiện các công việc bảo trì theo lịch trình bị vơi đi dẫn đến tình trạng chậm tiến độ công tác bảo trì.

Lúc này doanh nghiệp cần xác định cụ thể các chỉ tiêu như: thời gian thực hiện bảo trì ngoài lịch trình, tỷ lệ phần trăm công việc bảo trì hoàn thành đúng thời hạn và tỷ lệ công việc bảo trì theo kế hoạch,… Đây được gọi là chỉ số đo lường hiệu suất bảo trì

7 Chỉ tiêu KPI bảo trì máy móc thiết bị cần xác định trong công tác Bảo trì

Bước đầu tiên của việc xác định KPI bảo trì là xác định mục tiêu, định hướng bảo trì của công ty. Ban lãnh đạo, trưởng bộ phận phòng ban tổ chức họp ban và đưa ra mục tiêu kinh doanh tổng thể của công ty. Sau đó các trưởng bộ phận và người quản lý thiết lập các mục tiêu và kế hoạch hành động cho các tổ, nhóm đơn lẻ thuộc quyền quản lý của họ.

Ở vị trí nhà quản lý bảo trì, việc quyết định các KPI bảo trì nào cần theo dõi là công việc hết sức quan trọng.

Dưới đây là những chỉ tiêu KPI bảo trì máy móc thiết bị phổ biến nhất hiện nay:

Tỷ lệ hoàn thành công việc bảo trì

• Số lượng công việc còn tồn đọng
• Số lượng công việc bảo trì phải thực hiện ngoài lịch trình, kế hoạch
• Thời gian cài đặt máy
• Tỷ lệ hoàn thành công việc khẩn cấp
• Thời gian sửa chữa trung bình MTTR
• Thời gian trung bình giữa các lần hỏng hóc MTBF
• Số lượng công việc bảo trì cần làm lại
• Thời gian trung bình để hoàn thành công việc

Hiệu quả về chi phí

• Chi phí bảo trì tính theo phần trăm giá trị tài sản thay thế (RAV)
• Chi phí bảo trì trên mỗi đơn vị tài sản hoặc sản phẩm
• Mức sử dụng các công cụ/dụng cụ trên mỗi tài sản

Hiệu quả công tác bảo trì

• Tỷ lệ phần trăm công việc bảo trì theo kế hoạch (PMP)
• Tỷ lệ tuân thủ lịch trình
• Thời gian trung bình giữa các lần hỏng hóc (MTBF)

Mức độ an toàn trong công tác bảo trì

• Số vụ tai nạn và sự cố được báo cáo
• Tỷ lệ tần suất thương tật theo thời gian đã mất (LTIFR – Tỷ lệ tần suất chấn thương thời gian bị mất, số lượng chấn thương thời gian bị mất xảy ra tại nơi làm việc trên 1 triệu giờ làm việc)

Hiệu suất tài sản

• Hiệu quả thiết bị tổng thể
• Thời gian hoạt động của tài sản

Thời gian ngừng hoạt động

• Phần trăm thời gian hoạt động sản xuất
• Thời gian ngừng hoạt động của thiết bị

Quản lý hàng tồn kho

• Độ chính xác của hàng tồn kho
• Tỷ lệ luân chuyển

Phương pháp quản lý xác định KPI bảo trì máy móc thiết bị

Để xác định đúng các KPI, nhà quản lý nên xem và tiếp cận chúng như là các mục tiêu. Nếu không xem chúng như là các mục tiêu đồng nghĩa với việc các nỗ lực cải tiến của bạn sẽ thiếu tập trung và thiếu định hướng.

Mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là cải thiện máy móc thiết bị. Tuy nhiên, các tiến bộ từ điểm bắt đầu đến điểm mong muốn đòi hỏi các bước được xác định rõ ràng, cụ thể cho từng KPI.

Mô hình SMART – xác định KPI bảo trì

Hãy xem cách áp dụng phương pháp thiết lập mục tiêu SMART để xác định KPI bảo trì máy móc thiết bị:

• Specific (cụ thể): Các mục tiêu bảo trì cần được xác định rõ ràng. Mọi người đều biết ai, cái gì, ở đâu, khi nào và tại sao phải đạt được mục tiêu bảo trì.

• Measurable (có thể đo lường): Mỗi KPI phải kèm theo các tiêu chí cụ thể để đo lường  tiến độ hoàn thành mục tiêu. Lý tưởng nhất là doanh nghiệp chỉ định một hoặc nhiều số liệu bảo trì (mà bạn có thể theo dõi) cho mọi mục tiêu bảo trì của doanh nghiệp.
• Achievable ( tính khả thi): Mục tiêu phải có thể đạt được. Nó đủ thách thức để giữ động lực cho doanh nghiệp, nhưng không phải là không thể đạt được.
• Realistic (thực tế): Mục tiêu bảo trì có thể được thực hiện trong thời gian được phân bổ và với các nguồn lực sẵn có (thường là ngân sách và nhân viên hiện tại, nhưng có thể bao gồm các công cụ như CMMS).
• Timely (Đúng lúc): Có một mốc thời gian được xác định rõ ràng để tạo cảm giác cấp bách. Điều này là bắt buộc để đạt được thành công vì các mục tiêu không có ngày đến hạn có xu hướng bị hoãn lại vô thời hạn.

Ví dụ cụ thể về KPI bảo trì thiết bị máy móc

Dưới đây là một số ví dụ về KPI bảo trì người quản lý bảo trì có thể xem xét áp dụng:

• Giảm 30% thời gian chết không mong muốn trong vòng 12 tháng tới.
• Cải thiện thời gian lao động cho các nhiệm vụ bảo trì theo lịch trình lên 10% trong bốn tháng.
• Giảm tiêu thụ năng lượng xuống 15% vào cuối năm sau.
• Đạt 97% mức độ chính xác của hàng tồn kho trong ba tháng.
• Giảm 40% yêu cầu sửa chữa công việc bảo trì trong sáu tháng tới.

Ở mỗi KPI này, doanh nghiệp cần chia nhỏ thành các chỉ số chi tiết hơn để phác thảo kế hoạch bảo trì của doanh nghiệp. 

Ví dụ, ở KPI đầu tiên trong danh sách KPI trên là “Giảm 30% thời gian chết không mong muốn trong vòng 12 tháng tới”. Tùy thuộc vào nguyên nhân được xác định dẫn đến thời gian chết, doanh nghiệp có thể xác định các chỉ số chi tiết như sau:

• Kế hoạch thực hiện bảo trì: Kết hợp các phương pháp bảo trì, đặc biệt là phương pháp bảo trì phòng ngừa để công tác bảo trì diễn ra trơn tru hơn, tiết kiệm thời gian bảo trì của doanh nghiệp.
• Xác định, phân công nhiệm vụ bảo trì khoa học: Chọn đúng người bảo trì có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian chết của đội ngũ kỹ thuật kém chuyên môn dẫn đến quá nhiều thời gian chết trong quy trình bảo trì.
• Xác định chính xác thời gian nghiệm thu sản phẩm bảo trì
• Chuẩn bị kỹ lưỡng thiết bị bảo trì, sửa chữa, nâng cấp cho đội ngũ bảo trì

>>>Xem thêm: Hướng Dẫn Xây Dựng Và Theo Dõi KPI Bảo Trì Máy Móc Thiết Bị Phần 2