Hành trình nâng tầm quản lý trang thiết bị y tế tại Bệnh viện Quận Tân Bình

Bức tranh vận hành tại BV Quận Tân Bình trước chuyển đổi số

Là bệnh viện hạng II, Bệnh viện Quận Tân Bình hiện có 4 phòng ban chức năng, 12 khoa lâm sàng & 4 khoa cận lâm sàng cùng 239 cán bộ viên chức, bao gồm 75 bác sĩ, 21 dược sĩ, 91 điều dưỡng & kỹ thuật viên, cùng 45 cán bộ chuyên ngành khác..
Với hàng trăm thiết bị y tế, vật tư tiêu hao luân chuyển mỗi ngày giữa các khoa, việc vận hành theo phương thức bán thủ công như trước đây dần bộc lộ nhiều hạn chế và rủi ro tiềm ẩn:

– Không có hệ thống trung tâm để quản lý thiết bị dùng chung

– Khó kiểm soát tình trạng hao hụt vật tư do thiếu thông tin minh bạch

– Quy trình luân chuyển thiết bị phức tạp, dễ thất thoát và sai lệch thông tin

– Thiếu công cụ để theo dõi lịch sử sử dụng và bảo trì thiết bị

Từ bất cập thực tế đến nhu cầu cấp thiết về số hóa

Nhận thấy những hạn chế và rủi ro tiềm ẩn trong công tác nội viện, ban lãnh đạo bệnh viện nhận thấy rằng: Bệnh viện Quận Tân Bình cần một giải pháp không chỉ giúp kiểm kê tài sản, mà còn phải liên kết được dòng vận hành thiết bị – vật tư trong toàn hệ thống, từ kho đến khoa lâm sàng, từ người quản lý đến người sử dụng cuối. Sau thời gian tìm hiểu, Bệnh viện Quận Tân Bình đã quyết định chọn hợp tác cùng phát triển với SpeedMaint, thông qua giải pháp phần mềm Quản lý Bảo trì SpeedMaint CMMS. 

Từ đó, bài toán đặt ra cho phần mềm SpeedMaint CMMS phải giải được 3 mục tiêu then chốt sau:

1. Quản lý thiết bị và vật tư y tế toàn viện theo danh mục số hóa

2. Theo dõi luân chuyển thiết bị giữa các khoa phòng một cách minh bạch, có kiểm soát

3. Tối ưu quy trình cấp phát & sử dụng vật tư tiêu hao, giảm thất thoát

Giải pháp SpeedMaint CMMS – Tùy biến theo nghiệp vụ y tế

Đội ngũ SpeedMaint đã phối hợp chặt chẽ cùng bộ phận CNTT và các khoa phòng để triển khai một hệ thống CMMS tối ưu hóa cho môi trường bệnh viện của Bệnh viện Quận Tân Bình, với các tính năng chuyên biệt:

1. Quản lý thiết bị – vật tư tập trung

– Gắn mã tài sản, mã vạch cho từng thiết bị

– Theo dõi tình trạng sử dụng, lịch sử bảo trì, thời gian lưu hành

– Đảm bảo đồng bộ dữ liệu từ bộ phận kho đến người sử dụng tại các khoa

2. Luân chuyển thiết bị linh hoạt – kiểm soát chặt chẽ

– Hệ thống hóa quy trình mượn, trả, chuyển giao thiết bị giữa các khoa

– Dễ dàng truy xuất thông tin: ai đang sử dụng, ở đâu, tình trạng thiết bị ra sao

– Giảm thiểu nguy cơ thất thoát hoặc không rõ trách nhiệm

3. Quản lý vật tư tiêu hao theo thực tế sử dụng

– Cấp phát và ghi nhận tiêu hao theo từng ca/khoa/phòng

– Đối soát tồn kho tức thời, giảm sai lệch số liệu

– Tăng khả năng dự báo, lập kế hoạch mua sắm phù hợp

Hiệu quả mang lại: Không chỉ trên giấy tờ, mà trong từng ca điều trị

Ngay sau khi triển khai, hệ thống phần mềm Quản lý Bảo trì SpeedMaint CMMS đã nhanh chóng đi vào hoạt động với tần suất sử dụng hàng ngày trong các nghiệp vụ của bệnh viện như:

– Cấp phát vật tư

– Giao nhận thiết bị giữa các khoa

– Truy xuất thông tin bảo trì thiết bị

– Đối chiếu tồn kho vật tư tiêu hao

Các cán bộ kỹ thuật, kho vật tư và trưởng khoa có thể dễ dàng truy cập phần mềm để thực hiện các tác vụ liên quan, giảm thời gian thao tác thủ công từ hàng chục phút xuống chỉ còn vài thao tác chuột.

Chuyển đổi số không dừng lại ở phần mềm – mà là tư duy vận hành mới

Việc ứng dụng SpeedMaint CMMS không chỉ giúp Bệnh viện Quận Tân Bình số hóa công tác quản lý thiết bị mà còn thúc đẩy một tư duy vận hành chuẩn hóa, minh bạch, đồng bộ trong toàn bộ hệ thống bệnh viện.

Bệnh viện Quận Tân Bình là minh chứng cho thấy chuyển đổi số không cần bắt đầu từ những điều quá lớn lao – đôi khi, chỉ cần giải đúng bài toán vận hành nội bộ, doanh nghiệp đã có thể tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo ra giá trị bền vững.

Anh/Chị là đơn vị y tế đang tìm kiếm giải pháp quản lý thiết bị – vật tư toàn diện và phù hợp với thực tiễn Việt Nam, hãy tham khảo thêm bài viết: 

SpeedMaint đồng hành cùng Y Việt: Tiếp sức kỹ thuật – Ổn định vận hành

Công ty TNHH MTV phần mềm SpeedMaint

Hotline: 0912 76 5656

Email: marketing@speedmaint.com

Website: https://speedmaint.com/

Fanpage: https://www.facebook.com/phanmemquanlybaotri

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemquanlybaotrispeedmaint

Văn phòng Hà Nội: Khu văn phòng tầng 3, toà nhà CT1, Khu nhà ở Bộ Công An, đường Phạm Văn Đồng, phường Cổ Nhuế 2, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Văn Phòng HCM: Tầng 6 Tòa nhà Parami, 140 Bạch Đằng, P.2, Q. Tân Bình, TP. HCM