Tính Năng Work Request System – Hệ Thống Yêu Cầu Công Việc Trong Phần Mềm SpeedMaint CMMS

Tổng quan tính năng

Hệ thống yêu cầu công việc – Work Request System – Phần mềm SpeedMaint CMMS cho phép bất kỳ ai được cấp quyền nhập yêu cầu và gửi các vấn đề cho bộ phận bảo trì chỉ bằng cách quét mã QR (mã vạch). Mỗi một mã QR tương ứng với một thiết bị, máy móc đã được nhập thông tin trước đó trên hệ thống. 

Tính năng Hệ thống yêu cầu công việc này mang lại rất nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp nói chung và các bộ phận phụ trách nói riêng, từ cắt giảm thời gian, tối ưu hoá quy trình cho đến hiệu quả của việc yêu cầu công việc. 

Nếu doanh nghiệp nào chưa nắm rõ về khái niệm CMMS có thể tìm hiểu ngay: SpeedMaint Cloud CMMS là gì?

Lợi ích của tính năng Work Request System

Những lợi ích của chức năng này có thể kể tới như: 

Không xảy ra tình trạng mất công việc

Sau khi được gửi, Hệ thống yêu cầu công việc sẽ tự động được đồng bộ hóa trên máy tính, điện thoại di động và máy tính bảng. Sau đó, chúng sẽ tự động chỉ định đúng người phụ trách kèm theo các hướng dẫn chi tiết để thực hiện, các hướng dẫn này được thiết lập dựa trên phương pháp bảo trì phù hợp của công ty. Cơ chế này tự động hoạt động trên cơ sở các cấu hình thông số đã thiết lập từ trước. 

Giảm thời gian xử lý Yêu cầu công việc lên đến 34%.

Hơn 20 tùy chọn có thể cấu hình, bao gồm cả tùy chọn tải ảnh lên, cho phép người nhập yêu cầu công việc cung cấp thông tin quan trọng cho nhóm bảo trì, hỗ trợ tối đa nhu cầu cung cấp thông tin cụ thể và chính xác để có kế hoạch khắc phục cụ thể. 

Tất cả công việc được tự động sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và rõ ràng để có thể tiến hành giao việc và thời gian thực hiện cho người phụ trách ngay lập tức. Đồng thời, chức năng này sẽ tự động gửi thông báo trong nhóm bảo trì khi nhiệm vụ được bắt đầu, đang thực hiện và đã hoàn thành.

Giảm thời gian giao tiếp qua lại lên đến 41%

Trước đây, thời gian để dành cho việc thông báo, thảo luận, giao tiếp nói chung (qua gọi điện, email, tin nhắn) thường khiến công việc bị đình trệ và thời gian giải quyết trở nên chậm trễ. Giờ đây, với SpeedMaint CMMS, những người phụ trách có thể gửi sự cố từ bất kỳ đâu trên mọi thiết bị thay vì gọi điện và làm gián đoạn công việc của nhóm

Người yêu cầu tự động được lưu giữ trong vòng lặp khi công việc được tiếp nhận, thực hiện và hoàn thành, điều này dẫn đến ít yêu cầu trùng lặp hơn và người thực hiện không phải gọi điện để thông báo tiến độ xử lý yêu cầu công việc cho người gửi và những người có liên quan

Loại bỏ các yêu cầu trùng lặp trước khi gửi đến đội bảo trì

CMMS có thể sử dụng Máy học và Xử lý ngôn ngữ tự nhiên tiên tiến để đọc tất cả các yêu cầu hiện đang mở để loại bỏ các yêu cầu trùng lặp, giúp giảm thời gian xử lý yêu cầu.

Người gửi có thể xem liệu yêu cầu của họ đã được gửi đi chưa (đã được tiếp nhận chưa) trước khi họ gửi yêu cầu mới. Ngoài ra, hệ thống có thể cung cấp các phản hồi tức thì cho người gửi khi yêu cầu bắt đầu, thực hiện và hoàn thành xử lý. Điều này giúp cải thiện trải nghiệm của người gửi yêu cầu đồng thời tiết kiệm thời gian cho nhóm bảo trì.

Trên đây là tổng quan những lợi ích mà tính năng Work Request System từ phần mềm SpeedMaint CMMS mang lại. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tìm hiểu nhiều hơn nữa tại mục SpeedMaint CMMS