SpeedMaint đồng hành cùng Y Việt: Tiếp sức kỹ thuật – Ổn định vận hành

Khi thiết bị y tế trở thành bài toán quản trị phức tạp

Trong môi trường khám chữa bệnh hiện đại, thiết bị y tế không chỉ là công cụ hỗ trợ chuyên môn mà còn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ và sự an toàn của người bệnh. Với đặc thù quản lý hàng trăm thiết bị chuyên biệt, yêu cầu kiểm định định kỳ, bảo hành chính xác và vận hành liên tục, việc kiểm soát thiết bị trong các phòng khám, bệnh viện ngày càng trở thành một bài toán phức tạp.

Tại Công ty Cổ phần Y Việt – Phòng Khám Bệnh viện Đại học Y Dược 1 (Y Việt), bài toán đó từng là nỗi trăn trở lớn. Phòng Khám Bệnh viện Đại học Y Dược 1 là Phòng Khám đầu tiên được thành lập theo mô hình hợp tác công – tư giữa Bệnh viện Đại Học Y Dược Tp. HCM và Công Ty Cổ Phần Y Việt – Phòng khám Bệnh viện Đại học Y Dược 1. Phòng Khám chính thức khai trương và đi vào hoạt động từ ngày 03 tháng 03 năm 2018. Cùng theo đuổi những giá trị cốt lõi “Tiên phong – Thấu hiểu – Chuẩn mực – An toàn” và mô hình quản lý dịch vụ y tế chuyên nghiệp theo chuẩn quốc tế của Bệnh Viện Đại Học Y Dược Tp. HCM, Phòng Khám Bệnh viện Đại học Y Dược 1 là một làn gió mới góp phần thay đổi tích cực trong việc chăm sóc sức khỏe cho cộng đồng và tạo thêm nhiều lựa chọn trong dịch vụ khám chữa bệnh cho người dân.

Với tầm nhìn trở thành phòng khám đa khoa chất lượng cao dẫn đầu Việt Nam và đạt chuẩn quốc tế, Y Việt hiểu rằng việc đầu tư vào giải pháp công nghệ giúp quản lý và bảo trì trang thiết bị, cơ sở vật chất tại Phòng Khám Bệnh viện Đại học Y Dược 1 là điều tất yếu. Dù đã có phần mềm hỗ trợ từ trước, nhưng hệ thống cũ tồn tại rất nhiều hạn chế khiến việc quản lý và tra cứu khó khăn, gây chậm trễ trong phản hồi kỹ thuật khi có sự cố phát sinh. Vậy làm sao để kiểm soát chủ động mà không phụ thuộc vào giấy tờ thủ công hay phần mềm đơn giản?

Những vướng mắc khiến quản lý kỹ thuật gặp khó khăn

Trước khi chuyển đổi sang SpeedMaint CMMS, Y Việt đã sử dụng một phần mềm hỗ trợ cơ bản. Tuy nhiên, hệ thống này chỉ dừng ở mức lưu thông tin đơn giản, không hỗ trợ nhắc nhở bảo hành, bảo hiểm hay kiểm định. Hậu quả là nhiều thiết bị bị quá hạn, mất lịch sử sửa chữa do lưu trữ rời rạc, phần lớn vẫn trên giấy. Công tác giao việc cũng thiếu minh bạch khi vẫn thực hiện qua Zalo, điện thoại – khiến ban lãnh đạo không thể kiểm soát được ai đang làm gì và tiến độ đến đâu.

Đặc biệt, kho vật tư cũng không có hệ thống quản lý đồng bộ. Việc thừa thiếu vật tư diễn ra thường xuyên, gây lãng phí hoặc gián đoạn công việc. Khi ban lãnh đạo cần báo cáo, phải yêu cầu tổng hợp thủ công từ nhiều phòng ban, rất mất thời gian và tiềm ẩn nhiều sai sót.

Y Việt chuyển mình với SpeedMaint: Một hệ thống – Ba phòng ban cùng vận hành

Để giải quyết triệt để các vấn đề trên, Y Việt đã quyết định ứng dụng SpeedMaint CMMS – giải pháp quản lý bảo trì chuyên sâu, thiết kế tối ưu cho các doanh nghiệp ngành y tế. Hệ thống được triển khai tại ba phòng ban chính : Kỹ thuật, IT và Hành chính – Kế toán.

• Phân hệ Quản lý tài sản, toàn bộ hồ sơ thiết bị y tế được số hóa, tập trung về một nền tảng duy nhất. Việc tra cứu lịch sử, theo dõi trạng thái, ghi nhận kiểm định, bảo hành… giờ đây dễ dàng và chính xác hơn nhiều.

• Phân hệ Kho vật tư trở thành công cụ thường xuyên được truy cập nhất. Nhờ hệ thống nhập – xuất – tồn rõ ràng, phòng kỹ thuật đã có thể chủ động hơn trong kế hoạch sửa chữa, không còn gặp cảnh thiếu vật tư khi cần và cũng tránh được tình trạng tồn kho lãng phí.

• Phân hệ Công việc và bảo trì định kỳ tuy chưa được khai thác hết do đang trong giai đoạn cập nhật dữ liệu, nhưng đã sẵn sàng cho việc tự động hóa toàn bộ quy trình vận hành kỹ thuật nội bộ trong tương lai gần.

Từng bước chuyển đổi, từng bước cải thiện

Quá trình chuyển đổi của Y Việt diễn ra bài bản: bắt đầu từ kiểm kê tài sản, chuẩn hóa dữ liệu, nhập thông tin thiết bị, cập nhật kho vật tư. Mặc dù chưa khai thác toàn bộ tính năng, việc thay đổi cách quản lý – từ rời rạc sang tập trung – đã tạo ra sự khác biệt rõ rệt.

Không còn những buổi họp kéo dài chỉ để thống kê thiết bị. Không còn lo lắng khi bị kiểm tra hồ sơ bảo trì. Dữ liệu được cập nhật dần mỗi ngày, và quan trọng hơn: được chuẩn hóa ngay từ đầu để vận hành lâu dài.

Từ dữ liệu tập trung đến hiệu quả dài hạn trong ngành y

Với đặc thù ngành y, nơi mỗi thiết bị có thể quyết định đến sinh mạng bệnh nhân, thì việc kiểm soát vận hành không còn là “nên có” mà là “bắt buộc phải có”. Sự đồng hành của SpeedMaint CMMS đã giúp Y Việt bước đầu xây dựng được hệ thống quản lý kỹ thuật hiện đại, minh bạch và dễ mở rộng.

Không chỉ tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao năng suất nội bộ, giải pháp này còn giúp ban lãnh đạo chủ động nắm bắt thông tin mọi lúc – điều rất cần thiết trong vận hành y tế chuyên sâu. Và trong tương lai, khi các phân hệ như bảo trì tự động, công việc theo thời gian thực được khai thác triệt để, Y Việt sẽ có đủ nền tảng để trở thành một hình mẫu chuyển đổi số trong lĩnh vực quản lý thiết bị y tế tại Việt Nam.

>>> Tìm hiểu thêm các doanh nghiệp đã ứng dụng thành công SpeedMaint CMMS tại:

SpeedMaint đồng hành cùng Bệnh viện Hoàn Mỹ: Chuyển đổi số trong quản lý thiết bị y tế

 “Chuẩn hóa vận hành – Minh bạch dữ liệu – Tối ưu hiệu suất”: Bộ ba đòn bẩy tại Cảng HKQT Đà Nẵng