Lợi Ích Của Việc Sử Dụng Dịch Vụ Quản Lý Tài Sản Trong Doanh Nghiệp

Theo dõi tài sản doanh nghiệp theo thời gian thực

Tài sản là cơ thể sống tối thiết yếu của doanh nghiệp. Chúng có thể phát sinh thêm hoặc mất đi, thay đổi  liên tục và di chuyển vị trí xung quanh nơi làm việc. Điều này làm cho việc theo dõi tài sản theo thời gian thực trở thành một khía cạnh thiết yếu của quy trình quản lý tài sản. Đây cũng là một trong những ưu điểm hàng đầu mà dịch vụ quản lý thiết bị tài sản trong doanh nghiệp đem lại.

Quản lý tài sản dựa trên những thuật toán ưu việt

Các phần mềm quản lý tài sản thường sẵn một hệ thống đám mây – lưu trữ data có thể cung cấp một loạt các tính năng tuyệt vời cho tất cả nhân viên của bạn. Toàn bộ danh mục tài sản có thể được truy cập bởi bất kỳ ai trong công ty, bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ vị trí nào. Không giống như các phương pháp thủ công  – chẳng hạn như bảng tính.

Đạt được độ chính xác hoàn toàn

Hệ thống quản lý của các dịch vụ quản lý tài sản doanh nghiệp sẽ nhanh chóng cho bạn biết khi nào tài sản bị mất hoặc bị đánh cắp, khi nào đến hạn sửa chữa và thậm chí lập báo cáo kiểm toán chính xác và chi tiết. Điều này áp dụng được với bất kể mọi quy mô kinh doanh, có thể khó theo dõi tất cả dữ liệu tài sản và lịch sử nếu không có hệ thống.

Xác định “tài sản ma”

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, sau một thời gian dài sẽ xuất hiện trường hợp một số tài sản bị mất hoặc bị đánh cắp, hoặc thậm chí được ghi lại không chính xác nhưng vẫn nằm trong hệ thống. Điều này khiến cho các nhà quản lý đau đầu không biết xử lý ra sao, gây thâm hụt công quỹ mà không biết rõ được nguyên nhân. 

Vấn đề trên có thể khắc phục khi doanh nghiệp của bạn sử dụng phần mềm quản lý tài sản công. Phần mềm này sẽ có các tính năng hiệu quả như theo dõi thời gian thực, hệ thống quản lý tài sản có thể giúp xác định và loại bỏ các tài sản ma khó chịu.

Hoạt động với chi phí tối ưu hơn

Khi vận hành hệ thống phần mềm quản lý EAM với nhiều bước tự động, bạn có thể bắt đầu hiểu được vai trò của từng tài sản trong từng lĩnh vực của doanh nghiệp mình. Điều đó bao gồm công năng của thiết bị, cách chúng có thể được vận hành theo cách hiệu quả nhất, lợi tức đầu tư (ROI) chi tiết…Những thông tin này sẽ giúp người vận hành máy móc phối hợp cùng ban quản lý đưa ra những phương án sử dụng và bảo trì giúp tiết kiệm chi phí tối đa.

Dự báo Chi tiêu và Ngân sách

Phần mềm quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp sẽ kê khai đầy đủ lịch sử của một tài sản, từ khi mua đến khi kết thúc vòng đời. Từ đó sẽ xuất dữ liệu cơ sở đáng tin cậy  để đánh giá chính xác việc thu được tài sản trong tương lai. Điều này cũng có thể giúp cấu trúc ngân sách và chi tiêu kinh doanh trong tương lai.

Xác định các xu hướng trong kinh doanh

Tương tự như hoạt động và dự báo, hệ thống quản lý tài sản thiết bị cho phép bạn tìm hiểu thêm về tài sản công ty của mình và xác định xu hướng. Điều này cực kỳ hữu ích để hiểu vòng đời của các thiết bị trong bộ máy vận hành doanh nghiệp. Khi biết điều này, bạn có thể lên lịch bảo trì và sửa chữa hiệu quả hơn – cho phép bạn xác định và phản hồi trước khi chúng gây ra các vấn đề lớn.

Loại bỏ bảng tính excel truyền thống

Cuối cùng, chúng ta sẽ kết thúc bằng một lợi ích siêu việt do hệ thống dịch vụ quản lý tài sản đem lại, đó chính là loại bỏ bảng tính.

Ban đầu, tải xuống các mẫu bảng tính excel để quản lý và theo dõi tài sản của bạn có thể là một ý tưởng hay. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của bạn phát triển, số lượng tài sản của bạn cũng vậy. Khi có quá nhiều tài sản phải quản lý, excel trở thành lựa chọn tồi trong tìm kiếm và lưu trữ sau này.

Trên đây là loạt lợi ích đáng kể doanh nghiệp có thể đạt được khi sử dụng dịch vụ quản lý tài sản. Việc thiếu các tính năng, không thể theo dõi nội dung trong thời gian thực và các hạn chế dựa trên đám mây trong hệ thống quản lý truyền thống đã làm nổi bật một điều: sử dụng một dịch vụ quản lý tài sản sẽ đem lại hiệu quả hơn cho tương lai lâu dài của doanh nghiệp của bạn.