Làm Sao Thuyết Phục Đội Ngũ Kỹ Thuật Triển Khai Phần Mềm CMMS

Hãy đảm bảo bạn nắm rõ những điều này trước

CMMS thực hiện được những điều trên nhờ có một cơ sở dữ liệu chứa toàn bộ thông tin về hoạt động bảo trì của doanh nghiệp. Điều này giúp các kỹ thuật viên thực hiện nhiệm vụ hiệu quả hơn bởi họ biết việc gì cần làm và làm vào lúc nào.

Hơn thế nữa, CMMS còn có thể tự động hoá các quy trình thủ công trước đây như lập lịch, kiểm kê, theo dõi. Đó là lý do tại sao CMMS thường là một phần không thể thiếu trong nỗ lực giảm chi phí bảo trì tổng thể, cũng như chuyển từ bảo trì phản ứng sang bảo trì phòng ngừa

>>> Xem thêm bài viết: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị thời đại chuyển đổi số 4.0

Tuy nhiên, nền tảng CMMS thành công như thế nào trong doanh nghiệp lại phụ thuộc vào:

• Mức độ phù hợp của phần mềm đối với nhu cầu của doanh nghiệp
• Cách đội ngũ kỹ thuật có thể hiểu và sẵn sàng đồng ý triển khai chúng

Đối với ý đầu tiên, bạn không có cách nào khác ngoài việc đọc và tìm hiểu về phần mềm cũng như nhu cầu tài sản, thiết bị của mình trước khi đưa ra quyết định. 

Còn đối với ý thứ hai, bạn nên trả lời những câu hỏi sau trước khi tiếp tục suy nghĩ về việc ứng dụng phần mềm: 

• Đội ngũ kỹ thuật có biết cách kiểm tra thiết bị, tài sản thông qua hệ thống CMMS không?
• Đội ngũ kỹ thuật có biết cách đọc các báo cáo tình trạng và tải xuống hồ sơ đầy đủ về các hoạt động bảo trì không?
• Đội ngũ kỹ thuật có thể quản lý hiệu quả các Work Orders và công cụ giao tiếp trong CMMS không?

Khi xem xét việc triển khai CMMS, bạn cần phải xem xét để xác định các “điểm nghẽn tiềm ẩn”. Thế giới bảo trì là một nơi hỗn loạn, với đội ngũ nhân viên chạy từ thảm họa này sang thảm họa khác. Một điểm nghẽn tiềm ẩn cần giải quyết ở đây chính là thiếu kiến ​​thức kỹ thuật. Doanh nghiệp cần yêu cầu họ tham gia bất kỳ chương trình đào tạo cần thiết nào trước để hiểu cách sử dụng, tận dụng đầy đủ các lợi thế đi kèm với việc sử dụng phần mềm bảo trì.

>>> Xem thêm bài viết: CMMS là gì? 6 lợi ích CMMS doanh nghiệp không thể bỏ lỡ

Làm sao để thuyết phục Đội ngũ kỹ thuật đồng ý triển khai phần mềm CMMS

Điều quan trọng là đảm bảo rằng đội bảo trì không cảm thấy quá choáng ngợp. Khi giới thiệu CMMS lần đầu tiên tới đội ngũ của doanh nghiệp, hãy thử làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn CMMS phù hợp với quy trình làm việc

Bước đầu tiên là biết liệu một giải pháp CMMS có bao gồm mọi thứ doanh nghiệp cần hay không. Bạn cần một CMMS phù hợp ngay với quy trình làm việc của mình, để giảm thiểu va chạm và cải thiện năng suất. Tìm một phần mềm đồng bộ hoàn hảo với quy trình làm việc bằng cách trả lời những câu hỏi sau: 

• Phần mềm có thể giám sát tất cả các hoạt động bảo trì không?
• Doanh nghiệp có cần thiết lưu hồ sơ của từng thiết bị không?
• Phần mềm có khó sử dụng đối với cả quản lý và kỹ thuật viên?
• Có ứng dụng di động được thiết kế tốt và dễ sử dụng không?
• Phần mềm có thể giúp doanh nghiệp Bảo trì dự đoán không?
• Phần mềm có đáp ứng nhu cầu cụ thể của công ty không?

Bằng cách chọn một giải pháp phù hợp với quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp mình, bạn có thể đẩy nhanh quá trình chuyển đổi.

Bước 2: Giải thích cách CMMS giúp cuộc sống trở nên dễ dàng hơn

Vì đội ngũ bảo trì sẽ chịu trách nhiệm sử dụng CMMS, hãy cho họ tham gia  ngay từ đầu. Nhóm bảo trì nên có mặt trong quá trình xem xét các giải pháp CMMS vì họ biết rõ nhất những tính năng nào họ cần và điều gì sẽ giúp họ tiết kiệm thời gian nhất. 

Cố gắng làm cho họ hào hứng với sự thay đổi bằng cách tính toán lợi tức đầu tư (ROI), chỉ ra số thời gian làm việc, tăng ca có thể tiết kiệm được và đặc biệt là giảm thiểu được bao nhiêu công sức. Cho họ tham gia vào quá trình này sẽ giúp quá trình chuyển đổi suôn sẻ hơn nhiều.

Bước 3: Đánh giá đội ngũ và cung cấp các khóa đào tạo khi cần thiết

Nhân viên làm việc với hệ thống CMMS cần phải có một số kỹ năng nhất định. Đánh giá bộ kỹ năng của họ để biết liệu doanh nghiệp cần phải xây dựng những khoá đào tạo nào. Xác định những nhân viên nào có thể cần một số trợ giúp và cung cấp các khóa đào tạo bổ sung cho phù hợp. 

Các giải pháp CMMS hiện đại cho phép thiết lập CMMS được tùy chỉnh cho tổ chức cụ thể. Đảm bảo rằng doanh nghiệp đã đào tạo kỹ thuật viên của mình sử dụng CMMS theo các phương pháp phù hợp nhất với công ty. 

Bước 4: Khuyến khích giao tiếp cởi mở

Đối với những người từ chuyển đổi theo dõi bảo trì trên giấy đến sử dụng hệ thống CMMS, trải nghiệm có thể hơi choáng ngợp. Nếu họ không có người hỗ trợ bên cạnh thường sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm lần đầu này. 

Điều quan trọng là phải thúc đẩy một môi trường cởi mở để thay đổi. Yêu cầu phản hồi từ nhóm bảo trì thường xuyên để bạn có thể phát hiện sớm bất kỳ sự cố tiềm ẩn nào.  

Bắt đầu với 4 bước này, nhà quản lý bảo trì sẽ dễ dàng hơn rất nhiều trong việc thuyết phục đội ngũ kỹ thuật đồng ý triển khai phần mềm CMMS.

>>> Xem thêm bài viết: 9 tính năng CMMS của SpeedMaint hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết tới 70% vấn đề quản lý bảo trì