Từ bảng tính Excel đến giải pháp quản lý bảo trì thông minh: Kim khí 3P đưa công nghệ vào quản lý tài sản vào bảo trì

Trong những năm gần đây, khi công nghệ không ngừng thúc đẩy sự chuyển đổi trong mọi lĩnh vực, các doanh nghiệp sản xuất cũng đứng trước áp lực phải đổi mới để tối ưu hóa quy trình vận hành và tăng cường hiệu quả. Đối với Công ty Kim Khí 3P – một tên tuổi lâu đời trong sản xuất phụ tùng xe gắn máy và thiết bị gia dụng, vấn đề bảo trì và quản lý tài sản luôn là một thách thức không nhỏ. Việc bảo trì dựa trên bảng tính Excel thủ công đã không còn đáp ứng được tốc độ tăng trưởng và mở rộng của doanh nghiệp, khi yêu cầu về tính chính xác và liên kết giữa các bộ phận ngày càng cao.

Công ty Kim khí 3P ứng dụng SpeedMaint CMMS vào hoạt động quản lý bảo trì tài sản (ảnh: SpeedMaint CMMS)

Khi nền tảng công nghệ làm “bệ phóng” cho sản xuất

Khi bắt đầu ứng dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị SpeedMaint CMMS, Kim Khí 3P đã bước vào một hành trình thay đổi mang tính chiến lược. Trước đây, công ty phụ thuộc hoàn toàn vào các bảng tính Excel để ghi chép và quản lý thông tin bảo trì thiết bị. Phương pháp thủ công này dẫn đến nhiều thách thức: thông tin dễ bị sai lệch, quy trình bảo trì không nhất quán, và sự phối hợp giữa các phòng ban gặp nhiều khó khăn. Các tài sản của công ty, từ máy móc trong nhà xưởng đến thiết bị văn phòng, đều phải được kiểm soát và bảo trì liên tục, nhưng hệ thống cũ không đáp ứng nổi nhu cầu quản lý phức tạp ngày càng cao.

Quản lý tài sản và bảo trì chỉ trên 1 nền tảng duy nhất

SpeedMaint CMMS đã mở ra một cách tiếp cận hoàn toàn mới trong việc quản lý tài sản và quy trình bảo trì tại Kim Khí 3P. Mỗi thiết bị được đưa lên hệ thống dưới dạng các dữ liệu số hóa chi tiết, hỗ trợ đội ngũ quản lý dễ dàng, thuận tiện và khoa học. Thay vì phải mất thời gian tra cứu thông tin trên nhiều trang tính hoặc giấy tờ, chỉ với vài cú nhấp chuột, thông tin về tình trạng, lịch sử và kế hoạch bảo trì của từng thiết bị đều hiển thị rõ ràng.

Minh họa phân hệ Quản lý tài sản trên SpeedMaint CMMS (ảnh: SpeedMaint)

Phần mềm còn cho phép lên kế hoạch bảo trì phòng ngừa một cách nhất quán và tự động. Thay vì loay hoay trong việc thiết lập và phân công nhiệm vụ thủ công, Kim khí 3P đã hoàn toàn sử dụng phần mềm cho việc lên lịch bảo trì định kỳ, tự động nhắc nhở và phân công công việc bảo trì cho từng nhân viên kỹ thuật một cách chính xác. Điều này không chỉ đảm bảo rằng công việc bảo trì được thực hiện đúng thời gian mà còn giúp giảm đáng kể rủi ro hỏng hóc bất ngờ và chi phí sửa chữa khẩn cấp.

Đồng bộ hoá thông tin – “cầu nối” giữa các phòng ban

Với các quản lý cũ, sự liên kết giữa bộ phận kỹ thuật và kho vật tư gần như không tồn tại, khiến việc quản lý vật tư gặp rất nhiều khó khăn. Trên SpeedMaint CMMS, phần mềm đồng bộ dữ liệu từ kho vật tư vào hệ thống, nhờ vậy, Kim Khí 3P đã chủ động kiểm soát toàn diện nguồn cung cấp vật tư bảo trì. Việc thiếu vật tư, chậm trễ bổ sung hay thậm chí mất mát tài sản đã giảm đáng kể nhờ quy trình quản lý tồn kho chặt chẽ, đồng bộ hóa giữa bộ phận kỹ thuật và kho vật tư.

Hơn nữa, phần mềm cho phép công ty tích hợp thêm các hệ thống báo cháy để tự động nhận và xử lý các thông báo khẩn cấp. Điều này không chỉ cải thiện an toàn mà còn hỗ trợ theo dõi, quản lý và xuất báo cáo sự cố. Tất cả các quy trình đều được số hóa và thống nhất, giúp đội ngũ bảo trì chủ động phòng ngừa các rủi ro và tăng cường an toàn trong môi trường sản xuất.

Ngoài ra, việc tích hợp hệ thống báo cháy vào phần mềm giúp Kim Khí 3P kịp thời nhận và xử lý các thông báo khẩn cấp. Không chỉ cải thiện an toàn mà hệ thống này còn hỗ trợ theo dõi và xuất báo cáo sự cố, tạo điều kiện cho các bước phòng ngừa và cải tiến về sau.

Ứng dụng nền tảng công nghệ phù hợp – “Bệ phóng” cho sự phát triển bền vững

SpeedMaint CMMS không chỉ là một phần mềm, mà còn là một công cụ giúp Kim Khí 3P vận hành doanh nghiệp thông minh hơn. Từ một quy trình bảo trì bị động, giờ đây mọi hoạt động đều nằm trong một hệ thống đồng bộ và nhất quán. Các kế hoạch bảo trì được lập tự động, giúp giảm thiểu sai sót, tối ưu hoá nguồn lực và đảm bảo thiết bị luôn sẵn sàng phục vụ sản xuất.

Từ những bước thay đổi nhỏ như trong Quản lý bảo trì tài sản, Kim Khí 3P đã chứng minh rằng sự chuyển đổi số không chỉ là xu hướng mà còn là nền tảng cho tăng trưởng bền vững. Doanh nghiệp có thể hoàn toàn làm chủ công nghệ, từ đó tối ưu hóa quản lý tài sản, nâng cao hiệu quả bảo trì và đồng bộ quy trình sản xuất, tạo ra một tương lai vận hành thông minh và bền vững hơn.

>>> Đọc thêm: Hơn 4000 lịch bảo trì định kỳ của Công ty Bao bì Tiến Thành được quản lý như thế nào trên phần mềm