Hướng dẫn nhanh về phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM)

Nếu doanh nghiệp bạn đang hoạt động sản xuất, trong đó tài sản thiết bị là rất quan trọng để duy trì hoạt động kinh doanh. Về bản chất, sản xuất là thâm dụng tài sản. Nếu bạn muốn dẫn đầu đối thủ, tiết kiệm ngân sách và hoạt động với hiệu suất cao nhất, bạn cần có dữ liệu thời gian thực về hiệu suất và tình trạng của tài sản cố định của mình thì bài viết hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài sản này dành cho bạn.

Nếu bạn đang cố gắng điều hành một doanh nghiệp sản xuất, thì bạn cần EAM để giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động tốn kém, kéo dài tuổi thọ của tài sản và đạt được sự xuất sắc của mặt bằng sản xuất.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập về hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài sản, nhiều lợi ích của EAM đối với doanh nghiệp của bạn và các phương pháp nhất. Hãy cùng SpeedMaint tìm hiểu rõ vấn đề.

Doanh nghiệp cần lựa chọn loại phần mềm EAM nào?

Doanh nghiệp có thể lựa chọn truy cập phần mềm của mình thông qua đám mây hoặc máy chủ tại chỗ, cả hai đều có ưu điểm và nhược điểm. Sự lựa chọn chủ yếu dựa trên nhu cầu riêng của doanh nghiệp, vì vậy hãy xem xét hai lựa chọn dưới đây: 

Giải pháp phần mềm dựa trên đám mây

Dựa trên đám mây có nghĩa là tất cả dữ liệu không được lưu trữ cục bộ mà được lưu trữ trên “đám mây”. Các giải pháp dựa trên đám mây thường gọi là SaaS – Phần mềm dưới dạng Dịch vụ và được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp.

Doanh nghiệp có thể truy cập phần mềm thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động. Nói chung, doanh nghiệp sẽ trả tiền thuê bao hàng tháng hoặc hàng nằm để truy cập và sử dụng phần mềm.

Lợi ích của giải pháp dựa trên đám mây:

• Chi phí ban đầu thấp hơn
• Bảo mật dữ liệu và sao lưu thường xuyên hơn
• Có thể điều chỉnh để phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp

Nhược điểm của các giải pháp dựa trên đám mây:

• Giải pháp này có thể đắt hơn
• Có khả năng ảnh hưởng bởi thời gian ngừng hoạt động
• Phụ thuộc vào độ mạnh của kết nối internet của doanh nghiệp
• Có thể không đủ an toàn cho môi trường nhiều người thuê

Giải pháp máy chủ tại chỗ

Phần mềm tại chỗ phải được cài đặt cục bộ trên máy chủ nội bộ do công ty sở hữu. Mặc dù giải pháp này có thể dựa trên đăng ký, nhưng thông thường doanh nghiệp sẽ trả phí một lần để có được giấy pháp sử dụng phần mềm vĩnh viễn.

Có một số cân nhắc cho phần mềm tại chỗ.Bạn có thể muốn mọi thứ được lưu trữ tại chỗ nếu:

• Doanh nghiệp muốn có toàn quyền kiểm soát dữ liệu kinh doanh của mình và tính bảo mật cao
• Doanh nghiệp có hệ thống ERP tại chỗ và doanh nghiệp muốn tích hợp
• Doanh nghiệp dự định mua giấy phép vĩnh viễn cho mô – đun EAM vì doanh nghiệp cần sửa đổi nhiều để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình

Lợi ích của các giải pháp tại chỗ:

• Tùy chỉnh nhiều hơn: cung cấp cho doanh nghiệp khả năng thêm vào các khả năng hoặc tính năng nâng cao có thể hỗ trợ các bộ phận khác nhau
• Hỗ trợ CNTT chuyên dụng tại chỗ: Vì phần mềm được cung cấp tại chỗ nên doanh nghiệp sẽ nhận được hỗ trợ CNTT khi cần
• Bảo mật dữ liệu: Dữ liệu tại chỗ ít bị ảnh hưởng bởi các mối đe dọa trên mạng
• Tiết kiệm chi phí trong thời gian dài

Nhược điểm của giải pháp tại chỗ: 

• Thiết lập và cài đặt lâu hơn, phức tạp hơn
• Không thân thiện với thiết bị di động như hệ thống trên đám mây
• Khó di chuyển hơn nếu bạn cần di dời
• Chi phí bảo trì cao hơn
• Không dễ dàng mở rộng quy mô khi doanh nghiệp phát triển

Các phương pháp hay nhất và hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài sản EAM chi tiết

Khi doanh nghiệp triển khai phần mềm EAM, doanh nghiệp nên thiết lập các phương pháp hay nhất để mọi thứ hoạt động trơn tru, Có một tập hợp các phương pháp hay nhất đã được thiết lập trên cùng một trang. 

Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài sản EAM và phương pháp hay nhất của EAM:

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài sản

Tìm kiếm phần mềm hỗ trợ phù hợp

Quản lý hiệu quả một khối lượng tài sản là không thể nếu không có phần mềm hỗ trợ phù hợp. Mọi doanh nghiệp đều cần có phần mềm để quản lý tài sản vật chất, lao động, hàng tồn kho và các chi phí liên quan. 

Quản lý khối lượng tài sản lớn là một công việc quan trọng và phần mềm EAM là công cụ để hoành thành công việc đó. Điều quan trọng là tìm đúng phần mềm phù hợp với nhu cầu riêng của doanh nghiệp và cung cấp cho doanh nghiệp mọi thứ doanh nghiệp đang tìm kiếm. Việc lựa chọn đúng phần mềm cũng quan trọng như chọn đúng công cụ cho bất kì việc sửa chữa nào. 

Cải thiện cơ sở lưu trữ dữ liệu tài sản và thu thập dữ liệu

Dữ liệu chi tiết, chính xác và cập nhập là nền tảng của chiến lược quản lý tài sản doanh nghiệp mạnh mẽ. Việc nắm bắt thông tin sai lệch và đưa ra quyết định dựa trên thông tin không chính xác có thể hết sức nguy hiểm.

Khi sử dụng phần mềm EAM, điều quan trọng là phải đảm bảo dữ liệu được nhập vào hệ thống là chính xác và cập nhật. 

Phần mềm ERP, EAM hay CMMS đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm, vì phần mềm giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ tập trung dữ liệu ở một nơi – nơi nhân viên có thể truy cập dữ liệu họ cần từ một nơi. 

Thực hiện kết hợp các chiến lược bảo trì – hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài sản

Sự lựa chọn chiến lược bảo trì của doanh nghiệp quyết định hầu hết mọi thứ. Chiến lược bảo trì ảnh hưởng đến số lượng công việc bảo trì thường xuyên và công việc phòng ngừa, số lượng phụ tùng thay thế mà doanh nghiệp cần dự trữ và số lượng thời gian ngừng hoạt động ngoài kế hoạch so với thời gian ngừng hoạt động theo lịch trình. 

Không có giải pháp nào phù hợp cho tất cả thiết bị khi nhắc đến bảo trì. Vì vậy, các tiếp cận tốt nhất là thực hiện kết hợp các chiến lược bảo trì khác nhau.

Ví dụ: Doanh nghiệp có thể sử dụng bảo trì dựa trên điều kiện hoặc bảo trì dự đoán đối với các tài sản đắt tiền/ quan trọng và bảo trì phòng ngừa cho tất cả các tài sản thiết yếu khác.

Chuẩn hóa quy trình – hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài sản

Khi doanh nghiệp phát triển, các quy tắc và hướng dẫn dường như tăng lên với tốc độ tương tự. Khi có càng nhiều người tham gia vào công ty, thì việc chuẩn hóa và ghi chép mọi thứ càng trở nên quan trọng hơn. 

Đôi khi, những nguyên tắc có vẻ cứng nhắc hoặc tẻ nhạt, nhưng điều này giúp thiết lập một cấu trúc ngăn mọi thứ không bị sai sót, đổ vỡ. Nhưng một điều quan trọng cần lưu ý là doanh nghiệp cần đảm bảo rằng sẽ có tính linh hoạt trong quy trình để tránh nguyên tắc không trở nên quá cứng nhắc. 

Trong bài viết hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài sản này, khi nói đến phần mềm EAM, phần mềm giúp các công việc có thể tiêu chuẩn hóa như: 

• Viết quy trình chuẩn cho các công việc được thực hiện thường xuyên
• Viết hướng dẫn về sức khỏe và an toàn
• Tạo danh sách kiểm tra bảo trì phòng ngừa
• Theo dõi và quản lý hàng hòa MRO
• Thiết lập cơ cấu doanh nghiệp rõ ràng (ai chịu trách nhiệm về việc gì và ai báo cáo cho ai)

Cải thiện sự kết nối giữa các phòng ban

Trong vòng đời của tài sản, tài sản sẽ qua tay nhiều người khác nhau và thông tin tài sản sẽ qua nhiều phòng ban khác nhau, Nếu doanh nghiệp muốn giữ cho tài sản hoạt động trơn tru, doanh nghiệp cần nắm giữ luồng thông tin tốt và chính xác: 

• Người vận hành máy và các nhân viên cần báo cao cáo các bấn đề về tài sản và gửi phiếu bảo trì một cách dễ dàng
• Đội bảo trì phải có khả năng lên lịch và phối hợp công việc giữa các kỹ thuật viên
• Người quản lý hàng hóa, hàng tồn kho cần nhận thông báo kịp thời để có thể tạo đơn đặt hàng khẩn cấp và dự trữ
• Kế toán có thể xem xét và phê duyệt các loại đơn đặt hàng một cách nhanh chóng

Sử dụng CMMS hoặc giải pháp quản lý tài sản doanh nghiệp và tích hợp với hệ thống ERP của doanh nghiệp thường là cách tốt nhất để đảm bảo truy cập nhanh và dễ dàng trao đổi thông tin liên quan

Thiết lập báo cáo tự động cho các mục tiêu và số liệu

Xác định các mục tiêu và số liệu quản lý tài sản của doanh nghiệp là con đường duy nhất để cải thiện dần dần và bền vững. Các doanh nghiệp không thể theo dõi chính xác các chỉ số hiệu suất khác nhau, và thường có xu hướng tập trung quá nhiều vào chi phí. 

Đây là lý do tại sao việc xác định và theo dõi các số liệu liên quan đến mục tiêu của doanh nghiệp là điều cần thiết 

Các giải pháp như SpeedMaint cung cấp báo cáo chi tiết và khả năng thiết lập báo cáo tùy chỉnh. Các tính năng này cho phép doanh nghiệp đi sâu vào để tìm nguyên nhân cốt lõi của các sự cố đã xác định. 

Ví dụ: giải sử doanh nghiệp thiết lập báo cáo hàng tháng cho chi phí hàng hóa, thời gian ngừng hoạt động đột xuất và chi phí lao động. Doanh nghiệp nhận thấy rằng trong tháng trước, chi phí hàng hóa tăng đáng kể. Với báo cáo chi tiết này, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định một tài sản nào đó có vấn đề hỏng nhiều và có phụ tùng thay thế đắt tiền. Sau đó doanh nghiệp có thể biết liệu người quản lý bảo trì có phải thực hiện một vài đơn đặt hàng khẩn cấp hay liệu người quản lý có bổ sung hàng hóa đắt tiền không. 

Đưa công nghệ vào quy trình làm việc của doanh nghiệp

Quản lý một khối lượng tài sản là tốn kém. Nhưng sẽ tốn kém hơn rất nhiều nếu doanh nghiệp không quản lý tài sản. 

Nếu doanh nghiệp không thể theo dõi tài sản trong suốt vòng đời của tài sản hoặc tuân thủ kế hoạch bảo trì chủ động để tối đa hóa sử dụng hữu ích của tài sản thì sự cố vận hành dễ xảy ra liên tục và ngân sách bảo trì bị tăng cao. Do đó, việc lựa chọn giải pháp EAM sẽ dễ dàng hơn và cải thiện quy trình, chi phí cho doanh nghiệp. 

SpeedMaint mong rằng qua bài viết chia sẻ và hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài sản này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về quản lý tài sản doanh nghiệp và lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

>>> Xem thêm:
Tại sao doanh nghiệp nên đầu tư vào hệ thống kiểm kê, quản lý tài sản? (EAM)
Hệ thống quản lý tài sản (Property Management System) là gì và hướng dẫn đầy đủ nhất
EAM & ERP: Đâu là sự khác biệt giữa giải pháp ERP và giải pháp Quản lý tài sản?
5 lý do doanh nghiệp cần một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị (CMMS)