Hơn 6000 tài sản và vật tư sinh ra hàng chục yêu cầu bảo trì – sửa chữa mỗi tháng, thuỷ điện Hủa Na đã quản lý ra sao?

Hơn 6000 tài sản và vật tư sinh ra hàng chục yêu cầu bảo trì - sửa chữa mỗi tháng, thuỷ điện Hủa Na đã quản lý ra sao?

Công ty Cổ phần Thuỷ điện Hủa Na (Viết tắt trong bài: Thuỷ điện Hủa Na hoặc Hủa Na) là nhà máy thuỷ điện lớn thứ hai của tỉnh Nghệ An. Ngoài nhiệm vụ phát điện lưới điện quốc gia với lượng điện bình quân 717 triệu kWh, Hủa Na còn có làm tăng điện lượng và công suất đảm bảo cho công trình Thuỷ điện Cửa Đạt. Giúp phòng chống lũ và cắt lũ cho dạ du cũng như cung cấp nước vụ đông xuân cho các huyện miền Tây tỉnh Thanh Hoá.

Nhà máy thủy điện Hủa Na (Ảnh: tổng hợp)

Quá tải khi quản lý hơn 6000 tài sản – vật tư và hàng chục yêu cầu bảo trì

Đặc thù lĩnh vực thuỷ điện, Hủa Na có hệ thống máy móc thiết bị lớn, tuy chưa số lượng chưa phải quá nhiều nhưng các tài sản đều vô cùng quan trọng. Vì vậy, quy trình quản lý tài sản và bảo trì thiết bị của nhà máy là một trong những hoạt động được ưu tiên.

Trên lý thuyết, quản lý tài sản – bảo trì thiết bị nhà máy Thuỷ điện nói chung và Thuỷ điện Hủa Na nói riêng được là đánh giá tương đối kỹ lưỡng. Cần đặc biệt chú ý đến các yếu tối như: kỹ thuật, công nghệ, tính khoa học, sự tuân thủ nguyên tắc, đến các vấn đề như chi phí và cả thời gian thực hiện.

Trái với đó, thực tế hoạt động quản lý tài sản – bảo trì thiết bị của Thuỷ điện Hủa Na vẫn chưa đạt được hiệu quả như mong đợi, chủ yếu bởi doanh nghiệp chưa có công cụ chuyên biệt hỗ trợ hoạt động quản lý, tối ưu hóa nguồn dữ liệu tài sản.

Sử dụng hồ sơ giấy, excel là công cụ chính để Hủa Na quản lý toàn bộ tài sản bao gồm thông tin máy móc, lịch sử bảo trì …. Đây cũng là công cụ để công ty quản lý bảo trì thiết bị, các hoạt động như kế hoạch bảo trì cũng được lên thủ công trên excel.

Thực tế, 2 hình thức quản lý này vẫn được Hủa Na và hầu hết các doanh nghiệp sử dụng để quản lý tài sản, bảo trì thiết bị trong nhiều năm. Bởi đây đây đều là những cách làm quen thuộc, dễ tiếp nhận. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển tất yếu của doanh nghiệp, số lượng máy móc tăng lên, các yêu cầu cho bảo trì – bảo dưỡng ngày càng được quan tâm hơn, hai công cụ quản lý truyền thống trên sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu quản lý chuyên nghiệp.

Trong quản lý kho vật tư của Hủa Na, với hơn 5000 vật tư được quản lý chung (xuất/nhập hàng tồn) trên phần mềm kế toán, thiếu tính chuyên biệt trong khả năng quản lý bảo trì – sửa chữa. Điều này trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện sửa chữa, khắc phục và bảo trì máy móc của đội kỹ thuật công ty.

Ngoài ra, các Thuỷ điện Hủa Na đang đối mặt với các vấn đề như: không thể theo dõi ca kíp của nhân sự, các báo cáo đang phải thực hiện thủ công, mất khá nhiều thời gian nhưng không đạt được kết quả như mong đợi.

>>> Đọc thêm: Bắt “sóng” công nghệ, Sông Ba số hóa quy trình Quản lý bảo trì

Quản lý tiện lợi, dễ dàng trên phần mềm Quản lý bảo trì thiết bị

Từ đầu năm 2023, Thuỷ điện Hủa Na đã thực hiện số hoá, đưa toàn bộ tài sản và vật tư của nhà máy lên quản lý tập trung trên phần mềm Quản lý bảo trì thiết bị SpeedMaint CMMS.

Hiện tại, Hủa Na đang quản lý toàn bộ số tài sản, vật tư và các công việc liên quan theo từng chức năng, phân hệ trên phần mềm. Phần mềm cho phép nhiều user truy cập sử dụng vì vậy, đảm bảo được tính đồng bộ trong quản lý, hạn chế tối đa tình trạng chồng chéo thông tin máy móc như trước đây. Đây cũng là cách để bộ phận quản lý dễ dàng theo dõi tình trạng tổng quan bảo trì – bảo dưỡng máy móc trong nhà máy.

Về quản lý bảo trì, các kế hoạch bảo trì tại Thuỷ điện Hủa Na đang được thực hiện đúng – đủ, hạn chế được tối đa tình trạng quên lịch bảo trì, bởi phần mềm hỗ trợ tạo và nhắc nhở theo đúng kế hoạch. Luồng quy trình bảo trì – bảo dưỡng của nhà máy được ánh xạ lên phần mềm dựa theo thực tế, đảm bảo đúng yêu cầu, quy định làm việc.

Quản lý yêu cầu bảo trì trên phần mềm Quản lý bảo trì thiết bị mà thủy điện Hủa Na đáng sử dụng (Ảnh: SpeedMaint CMMS)

Dựa trên số liệu phần mềm, trung bình mỗi tháng Thuỷ điện Hủa Na có khoảng hơn 50 yêu cầu sửa chữa – bảo dưỡng máy móc. Các yêu cầu này được tạo từ hoạt động kiểm tra định kỳ sau đó người dùng tạo ra các yêu cầu lên phần mềm, phần mềm sẽ lưu lại thông tin gửi thông báo đến các user, tạo cơ sở để giao việc cho nhân viên giải quyết các yêu cầu này. Việc tạo các yêu cầu sửa chữa – bảo trì đồng thời tạo ra luồng lịch sử thông tin, lưu vết các hoạt động liên quan, trong các trường hợp cần thiết sẽ hỗ trợ người dùng trong việc đưa ra các phương án giải quyết phù hợp.

Với hơn 5000 vật tư trong kho, hiện tại được quản lý riêng biệt trên phân hệ riêng của phần mềm SpeedMaint CMMS. Các chức năng bổ trợ như tạo, lưu trữ các giấy tờ, biên lai, kết nối với phần tài sản để minh bạch hóa nguồn đầu vào đầu ra của từng vật tư. Mặt khác, quy trình mua hàng của nhà máy cũng được quản lý trên phần mềm dựa trên quy trình thực tế.

Quản lý kho vật tư trên phần mềm Quản lý bảo trì thiết bị mà thủy điện Hủa Na đang sử dụng (Ảnh: SpeedMaint CMMS)

Dựa theo đặc thù của nhà máy, phần mềm được phát triển thêm 2 phân hệ riêng cho Hủa Na là Quản lý sửa chữa và Quản lý công tác. Trong đó, quản lý sửa chữa được coi như một nhánh sâu hơn của quản lý công việc. Thuỷ điện Hủa Na cho biết, tại nhà máy có những đợt sửa chữa lớn các máy móc, thiết bị. Vì vậy, nhà máy cần lưu trữ kỹ hơn toàn bộ thông tin liên quan đến hoạt động này trên phần mềm để tạo thành hồ sơ máy móc hoàn chỉnh, cần dùng trong nhiều trường hợp. Tại đây, các thông tin như: người thực hiện, ngày giờ, nội dung thực hiện, vật tư sử dụng, chi phí, tài sản, tiến độ, trạng thái… được cập nhật đầy đủ theo yêu cầu sử dụng mà Hủa Na đặt ra.

Đối với việc quản lý công việc nhân sự, Hủa Na có thể dễ dàng quản lý đầy đủ thông tin bàn giao ca/kíp, check vị trí địa điểm làm việc của nhân viên trên bản đồ được tích hợp vào phần mềm một cách chính xác. Các báo cáo cũng được tự động tạo trên phần mềm, thông qua các dashboard trực quan, người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình thực hiện công việc bảo trì – bảo dưỡng của nhà máy.

Dựa theo các số liệu trên hệ thống, Thuỷ điện Hủa Na đang sử dụng phần mềm như một công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý tài sản và bảo trì thiết bị nhà máy. 100% các công việc liên quan đến tài sản và bảo trì được thực hiện trên phần mềm, tiết kiệm được tối đa thời gian, chi phí so với cách quản lý truyền thống.

>>> Đọc thêm: Hàng chục yêu cầu & công việc bảo trì cần xử lý trong tuần, Gỗ Hạnh Phúc làm gì để quản lý bảo trì tài sản?