Hệ thống ERP là gì? ERP giúp gì trong hoạt động quản lý doanh nghiệp?

ERP là viết tắt của “Enterprise Resource Planning” và dùng để chỉ một giải pháp hoặc hệ thống ERP được doanh nghiệp sử dụng để lập kế hoạch và quản lý các hoạt động tổng thể như chuỗi cung ứng, sản xuất, dịch vụ, tài chính và các quy trình khác. 

Phần mềm ERP có thể được sử dụng để tự động hóa và đơn giản hóa các hoạt động riêng lẻ trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức, chẳng hạn như kế toán và mua sắm, quản lý dự án, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý rủi ro, tuân thủ và các hoạt động của chuỗi cung ứng.

Các ứng dụng ERP riêng lẻ có thể cung cấp phần mềm như một dịch vụ (SaaS), trong khi một bộ ứng dụng ERP hoàn chỉnh tạo thành một hệ thống ERP có thể sử dụng để giao tiếp hiệu quả và kết hợp các quy trình kinh doanh với nhau để cho phép luồng dữ liệu giữa các ứng dụng, thường là thông qua cơ sở dữ liệu chung tại chỗ hoặc trên đám mây.

ERP kết nối mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Hệ thống phần mềm ERP cho phép quản lý dự án và hiệu suất tốt hơn, giúp lập kế hoạch, lập ngân sách, dự đoán và báo cáo chính xác về sức khỏe tài chính và các quy trình của tổ chức.

Hệ thống ERP hoạt động như thế nào?

Mục đích chính của hệ thống ERP là nâng cao hiệu quả tổ chức của một tổ chức bằng cách quản lý và cải thiện cách sử dụng nguồn lực của công ty. Cải thiện và giảm số lượng nguồn lực cần thiết mà không ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu suất là chìa khóa để cải thiện hiệu quả tăng trưởng kinh doanh và lợi nhuận. 

Hệ thống ERP thường bao gồm tất cả các khía cạnh của hoạt động kinh doanh và thường  cung cấp:

• Hệ thống tích hợp
• Cơ sở dữ liệu chung
• Hoạt động thời gian thực
• Hỗ trợ cho tất cả ứng dụng / thành phần
• Giao diện người dùng chung trên các ứng dụng / thành phần
• Triển khai tại chỗ, được lưu trữ trên đám mây hoặc SaaS

Phần mềm ERP có khả năng thu thập và so sánh các số liệu giữa các phòng ban và cung cấp một số báo cáo khác nhau dựa trên vai trò hoặc sở thích cụ thể của người dùng. Dữ liệu được thu thập giúp việc tìm kiếm vào báo cáo dữ liệu nhanh hơn và cung cấp cái nhìn đầy đủ về hiệu suất kinh doanh với thông tin chi tiết đầy đủ về cách sử dụng các nguồn lực.

ERP đồng bộ hóa báo cáo và tự động hóa bằng cách giảm nhu cầu duy trì cơ sở dữ liệu và bảng tính riêng biệt sẽ phải được hợp nhất theo cách thủ công để tạo báo cáo. Việc thu thập và báo cáo dữ liệu kết hợp này cung cấp thông tin chi tiết có giá trị, chẳng hạn như nơi cắt giảm chi phí và hợp lý hóa quy trình, cung cấp thông tin để đưa ra các quyết định kinh doanh trong thời gian thực.

Các loại hệ thống ERP và lựa chọn triển khai phần mềm ERP

Phần mềm ERP được coi là một loại “ứng dụng doanh nghiệp”, dùng để chỉ phần mềm được thiết kế đáp ứng nhu cầu phần mềm của một tổ chức và cải thiện hiệu suất kinh doanh. Có rất nhiều hệ thống ERP khác nhau hiện nay có phạm vi rất lớn tùy thuộc vào quy mô, chức năng và nhu cầu của một tổ chức. Các loại hệ thống ERP thường đề cập đến các tùy chọn triển khai và bao gồm ERP đám mây, ERP tại chỗ và ERP hỗn hợp

Mỗi hệ thống giải pháp ERP thường được thiết kế riêng để hỗ trợ các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của tổ chức và có các phương pháp triển khai khác nhau.

Các loại hệ thống ERP: ERP đám mây, ERP tại chỗ và ERP kết hợp

Có ba loại hệ thống ERP chính hoạt động với các tùy chọn mô hình triển khai khác nhau. Các loại hệ thống ERP phổ biến nhất bao gồm ERP đám mây, ERP tại chỗ, ERP kết hợp.

• Phần mềm ERP tại chỗ: được triển khai tại chỗ và duy trì trong không gian văn phòng trong một số tổ chức, được lưu trữ trên máy tính và máy chủ của chính công ty để toàn quyền kiểm soát, hỗ trợ và sở hữu toàn bộ hệ thống sau khi được triển khai.
• Phần mềm ERP Cloud là một giải pháp dựa trên web, được gọi là phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), nơi một tổ chức truy cập và lưu trữ dữ liệu trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, thường thông qua việc mua đăng ký. Hỗ trợ liên tục, cập nhật, đào tạo và các tùy chỉnh linh hoạt được hỗ trợ bởi nhà cung cấp phần mềm.
• Phần mềm ERP kết hợp đề cập đến việc triển khai kết hợp các giải pháp hệ thống ERP tại chỗ và dựa trên đám mây. Sự kết hợp giữ dịch vụ lưu trữ và triển khai khác nhau tùy theo nhà cung cấp. Các mô hình này có thể cung cấp cho người dùng ERP sự linh hoạt trong việc di chuyển giữa các mô hình phân phối hoặc tích hợp các lợi ích không có sẵn khi triển khai hiện tại.

Các nhà cung cấp ERP khác nhau hỗ trợ các tùy chọn mô hình triển khai khác nhau. Sự kết hợp của các tùy chọn, thường được gọi là triển khai “kết hợp” có thể cung cấp sự kết hợp giữa dịch vụ lưu trữ và triển khai. Các mô hình kết hợp này có thể cung cấp cho người dùng một giải pháp ERP linh hoạt và tích hợp các lợi ích có thể chưa có trong quá trình triển khai hiện tại.

Tham khảo:
Kế hoạch sản xuất là gì? Hướng dẫn cách lập kế hoạch sản chuẩn cho doanh nghiệp
OEE là gì? Cách đo lường năng suất sản xuất bằng OEE
6 bước giảm chi phí bảo trì máy móc thiết bị dành cho doanh nghiệp khai thác và sản xuất

Những ngành tiêu biểu thích hợp triển khai hệ thống ERP

Phần mềm ERP có thể được sử dụng trong bất kỳ ngành nào để giúp doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Nó cung cấp một công cụ giao tiếp hiệu quả có thể quản lý thông tin giữa các bộ phận nội bộ và bên ngoài, hỗ trợ các hoạt động hàng ngày để quản lý các dự án, theo dõi việc tuân thủ các nguyên tắc và xử lý các vấn đề phức tạp hàng ngày đi kèm với việc điều hành một doanh nghiệp. 

Vì nguồn gốc của phần mềm lập kế hoạch lập kế hoạch gắn liền với sản xuất, nên có những giải pháp ERP sản xuất mạnh mẽ phục vụ cho nhiều ngành công nghiệp vụ thể. Hệ thống phần mềm ERP rất đa dạng và lạ bộ phận quan trọng của nhiều ngành: 

• Chế tạo
• Máy móc và linh kiện công nghiệp
• Xây dựng và cải thiện nhà cửa
• Điện tử và công nghệ
• Ô tô
• Không gian vũ trụ và quốc phòng
• Chăm sóc sức khỏe, Dược phẩm và khoa học đời sống
• Kinh doanh nông nghiệp, trồng trọt và nông nghiệp
• Đồ ăn và đồ uống
• Chăm sóc sức khỏe và khách sạn
• Quần áo, hàng tiêu dùng và bán lẻ

Theo thời gian, hệ thống ERP đã phát triển để bao gồm hỗ trợ các ứng dụng khác và “mô-đun” hỗ trợ chức năng kinh doanh hàng ngày. Trong nhiều hệ thống ERP, các khu vực chức năng này được nhóm thành các mô đun ERP: 

• Kế toán tài chính
• Kế toán quản trị
• Nguồn nhân lực
• Chế tạo
• Xử lý đơn hàng
• Quản lý chuỗi cung ứng
• Quản lý dự án
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
• Dịch vụ dữ liệu

Khi nào doanh nghiệp của bạn cần ERP

Phát triển kinh doanh thường tập trung vào các mục tiêu trung với sự tăng trưởng ngắn hạn và dài hạn của một công ty, cũng như phân tích những thách thức kinh doanh tiềm ẩn. Tiến hành phân tích hệ thống và quy trình thường xuyên giúp xác định khi nào doanh nghiệp có thể cần tích hợp hệ thống ERP.

Một giải pháp ERP cần được xem xét khi các hệ thống và quy trình kinh doanh hiện tại:

• Không còn hoạt động hoặc hoạt động không hiệu quả
• Không còn hỗ trợ sự phát triển của công ty
• Thiếu các yêu cầu bảo mật hiện tại để giảm thiểu rủi ro

Việc xác định các quy trình hoạt động không hiệu quả là rất quan trọng đối với tăng trưởng và tìm ra các lĩnh vực cần cải thiện. Dưới đây là một số ví dụ về các cơ hội có thể báo hiệu quá trình không còn hỗ trợ sự phát triển của công ty:

• Sử dụng / phụ thuộc nhiều vào cơ sở dữ liệu / bảng tính / chương trình riêng biệt yêu cầu các quy trình thủ công để quản lý dữ liệu và thường xuyên không đồng bộ hóa
• Thông tin và phân tích khó truy cập hoặc lỗi thời
• Các quy trình hàng ngày rất khó hoặc tốn nhiều thời gian, chẳng hạn như kế toán trên giấy báo cáo tài chính,…
• Bán hàng và trải nghiệm khách hàng đang bị ảnh hưởng do dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ và gây ra danh tiếng kém về độ tin cậy và dịch vụ
• Quy trình CNTT không hiệu quả / phức tạp. Các hệ thống hiện tại có khả năng mở rộng kém, các giải pháp hệ thống bị phân mảnh
• Thời gian CNTT được dành để sửa / vá các hệ thống cũ để cố gắng theo kịp tốc độ phát triển
• Không hỗ trợ các công nghệ mới và tiên tiến như IoT, CMMS,…

Khi các quy trình hoạt động không hiệu quả được xác định, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước tiếp theo để vượt qua những thách thức kinh doanh này và hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh.

Doanh nghiệp sản xuất của bạn có các đặc điểm của doanh nghiệp sản xuất thích ứng để tồn tại và phát triển không?

Giá trị kinh doanh của ERP là gì?

Hệ thống ERP được sử dụng để giúp doanh nghiệp thuộc mọi quy mô vượt qua bao thách thức – từ các doanh nghiệp nhỏ đến doanh nghiệp lớn. Các phương thức kinh doanh ban đầu có thể không còn theo kịp với nhu cầu ngày tăng và đòi hỏi các công cụ kinh doanh hiệu quả hơn, như ERP, để quản lý hiệu quả các hệ thống và nguồn lực của doanh nghiệp.

Hệ thống phần mềm ERP cung cấp nhiều lợi ích cho sự phát triển của doanh nghiệp:

Các tính năng và lợi ích của ERP

• Tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu quả ROI: Tăng năng suất và hiệu quả nhờ tích hợp và tự động hóa mà phần ERP cung cấp
• Cải thiện cái nhìn sâu sắc về kinh doanh: Cải thiện việc ra quyết định với một nguồn dữ liệu thời gian thực
• Quản lý tuân thủ quy định: Quản lý và giám sát việc tuân thủ các tiêu chuẩn quy định và thậm chí thiết lập cảnh báo cho việc không tuân thủ
• Giảm thiểu rủi ro: Tự động hóa các hoạt động kinh doanh cốt lõi, các tác vụ thủ công và báo cáo. Giảm thiểu sai sót của con người và giải phóng thời gian và nguồn lực của nhân viên
• Tăng cường sự hợp tác. Phá bỏ các rào cản giao tiếp để có sự cộng tác và phối hợp hiệu quả nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
• Cải thiện độ tin cậy của chuỗi cung ứng và mạng lưới phân phối. Sử dụng MRP theo hướng nhu cầu để dự báo cung và cầu và chuẩn bị cho các thay đổi trong đơn đặt hàng và chuỗi cung ứng
• Khả năng mở rộng. Cơ sở hạ tầng nhất quán cho các hoạt động được tổ chức hợp lý có thể phát triển khi doanh nghiệp của bạn phát triển
• Tối ưu hóa việc quản lý khách hàng và đối tác. dịch vụ, quản lý quan hệ khách hàng, cũng như quản lý đối tác và nhà cung cấp với cái nhìn sâu sắc từ thông tin được chia sẻ liền mạch

Cách chọn hệ thống ERP

Lựa chọn và triển khai một hệ thống ERP có thể là một nhiệm vụ khó khăn với nhiều giải pháp phần mềm để lựa chọn. Khi lựa chọn một hệ thống ERP, điều quan trọng là phần mềm phải đáp ứng nhu cầu và mục tiêu của công ty bạn đồng thời có sự hỗ trợ cần thiết để triển khai hệ thống ERP. 

Dưới đây là danh sách kiểm tra nhanh để xem lại khi lần đầu tiên so sánh giữa các Hệ thống ERP để giúp thu hẹp các lựa chọn của bạn.

Danh sách kiểm tra để lựa chọn hệ thống ERP

Phần mềm ERP / nhà cung cấp đang được xem xét có:

• Có đáp ứng yêu cầu hệ thống của bạn?
• Có đáp ứng / phù hợp với mục tiêu của công ty
• Có khả năng tích hợp / tương thích với các hệ thống hiện có hiện tại?
• Có cạng đối tác / Tính khả dụng để được hỗ trợ tại địa phương?
• Có cung cấp các tùy chọn đào tạo / hỗ trợ?
• Có được cung cấp tài liệu tham khảo và giới thiệu từ khách hàng?
• Khả năng liên tục cải tiến và phát triển để sử dụng công nghệ mới và thích ứng với những thách thức?

Khi các lựa chọn ERP đã được thu hẹp thành các giải pháp tương thích nhất với các hệ thống và mục tiêu hiện tại của doanh nghiệp, có thể hữu ích khi xem xét các lợi ích và tính năng của hệ thống với những người ra quyết định chính của doanh nghiệp. Có được cái nhìn sâu sắc và sự hỗ trợ của những người ra quyết định này có thể thúc đẩy việc áp dụng và hỗ trợ triển khai ERP trong toàn doanh nghiệp.

Cảm ơn bạn đã đón đọc bài viết hôm nay của Speedmaint. Hãy theo dõi kênh Website của chúng tôi để có nhiều kiến thức bổ ích trong những bài viết sau!

>>> Xem thêm:
Bắt kịp 5 phần mềm quản lý sản xuất này, doanh nghiệp sẽ tối đa hóa hiệu suất trong 2022
7 nguyên tắc cần biết trong sản xuất thông minh
Chuyển đổi số và xu hướng trong lĩnh vực sản xuất
Thiết bị sản xuất là gì? Top 10 nhà sản xuất máy công nghiệp hàng đầu thế giới