Duy Trì Hoạt Động Máy Móc Và Bài Toán Chi Phí Khổng Lồ Doanh Nghiệp Sản Xuất

Những Chi Phí Bảo Trì Duy Trì Hoạt Động Tài Sản Doanh Nghiệp Trong Lĩnh Vực Sản Xuất

Tài sản lớn nhất và cũng là quan trọng nhất của doanh nghiệp sản xuất là hệ thống máy móc, thiết bị, dây chuyền, nhà xưởng,…Với hệ thống tài sản đồ sộ, nhu cầu chăm sóc và bảo trì thiết bị cũng theo đó mà hình thành và trở thành cần thiết. 

Theo tạp chí Control Magazine (October, 1996) các nhà sản xuất trên toàn thế giới chi 69 tỉ USD cho bảo trì mỗi năm và con số này sẽ không ngừng gia tăng. Điều đó cho thấy tầm quan trọng và thiết thực của công tác bảo trì đối với việc duy trì hoạt động sản xuất của máy móc, thiết bị. 

Trong công tác bảo trì, có 2 loại tương ứng với những khoản chi phí khác nhau, bao gồm: bảo trì gián tiếp và bảo trì trực tiếp. 

Chi phí bảo trì trực tiếp

Bảo trì trực tiếp là các hoạt động liên quan tới việc kiểm tra, thăm khám và những nguyên vật liệu phục vụ cho mục đích bảo dưỡng và chăm sóc tài sản. Các khoản chi phí cho công tác bảo trì trực tiếp được chi trả trực tiếp cho các hoạt động liên quan đến bảo trì, cụ thể: 

• Chi phí cho đào tạo và huấn luyện về bảo trì
• Tiền lương và tiền thưởng cho người bảo trì
• Chi phí cho thiết bị, dụng cụ bảo trì
• Chi phí vật tư phục vụ bảo trì
• Chi phí cho hợp đồng thuê bảo trì bên ngoài
• Chi phí quản lý bảo trì
• Chi phí cho sửa đổi, cải tiến

Chi phí bảo trì gián tiếp

Một loại thứ hai là bảo trì gián tiếp. Bảo trì gián tiếp bao gồm các hoạt động xuất hiện do sự cố và do bảo trì dự phòng. Chi phí cho công tác này bao gồm:

• Phí tổn thất do thiết bị máy móc bị hỏng
• Phí tổn của chất lượng sản phẩm kém do bảo trì trực tiếp không tốt
• Phí tổn của thiệt hại vật chất và môi trường
• Phí thay thế cả bộ máy mới hoặc sửa chữa do công tác bảo trì trực tiếp không được chú trọng,…
• Thiệt hại về vốn đầu tư ban đầu do phát sinh kho vật tư
• Thiệt hại về khả năng xoay vòng vốn do đình trệ sản xuất

Vụ giàn khoan Deepwater Horizon cháy nổ và gây tràn dầu ra biển vào năm 2010 là điển hình cho những khoản chi phí khổng lồ mà công ty chủ quản BP phải bỏ ra cho bảo trì gián tiếp. Đó là 23 tỷ USD để đền bù cho thiệt hại về môi trường khi máy khoan tràn dầu, đó là hơn 14 tỷ USD bồi thường cho 2 ngành du lịch và thuỷ hải sản vùng vịnh Mexico – nơi xảy ra vụ nổ. Và nguyên do chính của vụ nổ thảm hoạ này là do công tác bảo trì trực tiếp không được quan tâm cũng như cách vận hành gặp sai lầm. 

Doanh Nghiệp Sản Xuất Đang Lãng Phí Nhiều Khoản Chi Phí Duy Trì Hoạt Động Máy Móc Mà Chưa Biết Tại Sao

Theo như phân tích, cả chi phí bảo trì gián tiếp và chi phí bảo trì trực tiếp đều phải được xem xét và phân phối hợp lý, nếu không công tác bảo trì sẽ không đạt được hiệu quả như mong muốn. 

Thế nhưng, thực tế cho thấy các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang không chú trọng nhiều vào công tác bảo trì trực tiếp, suy nghĩ thuần Việt là “dùng đến hỏng thì thay”, “hỏng đâu sửa đó”,…vì vậy mà chi phí cho bảo trì máy móc thiết bị trực tiếp luôn luôn bị cắt giảm và hạn chế. 

Tại Mỹ, một ngày rưỡi mất điện vào tháng 8 năm 2003 đã gây thiệt hại lên tới 45 tỷ USD. Trong khi đó, công tác bảo trì trực tiếp tính theo GDP chỉ khoảng 9%. Tức là vào năm 2003, chi phí bảo trì khoảng 1.200 tỷ USD/năm, tương ứng là 3,3 tỷ USD/ngày. 

Làm một phép so sánh đơn giản, số thiệt hại 45 tỷ USD do công tác bảo trì gián tiếp không được chú trọng gấp 9 lần chi phí cho một ngày bảo trì gián tiếp của nước Mỹ. 9 lần này chính là con số lãng phí của doanh nghiệp sản xuất mà chưa biết tại sao. 

Đó mới chỉ là một ví dụ về khoản chi phí thiệt hại, là một phần trong số các khoản phí tổn phải trả cho chi phí bảo trì gián tiếp khi công tác bảo trì trực tiếp đang bị lãng quên và cắt giảm quá mức. 

Những khoản chi phí tương lai không thực sự được coi là chi phí, nhiều doanh nghiệp Việt thường chỉ để ý tới khoản tiền phải bỏ ra trước mắt, chính là chi phí bảo trì, mà đắn đo liệu chúng có thực sự cần thiết và quan trọng. Điều đó gây nên những thiệt hại về sau, khi hệ thống tài sản doanh nghiệp gặp sự cố và ngừng hoạt động. 

Lối Đi Nào Giải Quyết Bài Toán Này?

Tại Việt Nam, hiện tại chưa có thống kê chính thức những thiệt hại kinh tế- xã hội bị gây ra bởi công tác quản lý bảo trì không được chú trọng. Thế nhưng nhìn nhận những vấn đề của Thế giới, ta có thể dễ dàng thấy được tầm quan trọng của công tác này, trực tiếp tác động tới nguồn chi phí của mỗi doanh nghiệp. 

Xem thêm: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị cho doanh nghiệp

Theo nghiên cứu trên thế giới, nếu như một doanh nghiệp làm tốt công tác quản lý bảo trì có thể mang lại những lợi ích rõ ràng như: 

• Tăng 15 đến 25% thời gian chạy máy, năng suất sản xuất
• Tăng 20 đến 30% năng suất của đội ngũ bảo trì
• Giảm từ 10 đến 25% yêu cầu sửa chữa khẩn cấp
• Giảm 20 đến 30% lượng tồn kho phụ tùng
• Giảm từ 10 đến 20% năng lượng tiêu thụ
• Cải thiện hiệu quả tuổi thọ sản phẩm cũng như an toàn
• Cải thiện môi trường xung quanh

Từ đó cho thấy một trong những lời giải thiết thực và chất lượng nhất cho bài toán chi phí này chính là cải thiện và chú trọng đầu tư đúng mức cho công tác bảo trì tài sản doanh nghiệp và chi phí duy trì hoạt động máy móc. Trên hành trình đó, phần mềm quản lý bảo trì SpeedMaint chính là “con gà đẻ trứng vàng” của các doanh nghiệp trong lĩnh vực này.