Doanh Nghiệp Sẽ Thất Bại Nếu Không Có Kế Hoạch Và Lịch Trình Bảo Trì – Phần 1

Tốt của tốt nhất

Trước khi chính thức bước vào giải thích và hướng dẫn xây dựng một lịch trình bảo trì hiệu quả, hãy đi ngược lại dòng lịch sử một chút. Vào những năm 1980, DuPont đã thực hiện nghiên cứu điểm chuẩn lớn nhất từ ​​trước đến nay về các hoạt động bảo trì và chất lượng của chúng. Nghiên cứu được xây dựng trên 3500 địa điểm khắp Bắc Mỹ, Châu Âu và Nhật Bản. Phạm vi của nghiên cứu lớn đến mức cho đến ngày nay chúng ta vẫn có thể tham khảo kết quả này. 

Cụ thể, nghiên cứu kết luận rằng 5% công ty hàng đầu, được gọi là “Tốt nhất trong số những công ty tốt nhất” làm rất chuẩn chỉ những điều cơ bản. Và những điều cơ bản đó bao gồm Lập kế hoạch & Lập lịch trình bảo trì.

Nghiên cứu đó của DuPont và nhiều nghiên cứu kể từ đó đã chỉ ra rằng năng suất bảo trì thường kém trong doanh nghiệp, cụ thể chỉ rơi vào khoảng từ 20 – 30%. Chẳng hạn như trong 10 giờ một ngày làm việc, đội ngũ kỹ thuật trung bình chỉ dành 2-3 giờ thực hiện các công việc bảo trì thực tế, hoặc ít hơn. Cũng tức là số tiền lương hàng tháng mà doanh nghiệp phải trả nhiều hơn rất nhiều so với số công thực tế đội ngũ kỹ thuật bỏ ra. 

Nhưng điều này không thực sự phản ánh việc đội ngũ nhân viên của bạn lười hay làm việc kém năng suất. Điều này phản ánh việc bạn lập lịch và sắp xếp công việc không hiệu quả. 

Trong khi đó, với những đơn vị có một quy trình lập kế hoạch và lịch trình bảo trì hiệu quả, họ có thể tăng năng suất lên tới 45%. Và khi tiếp tục cải thiện kế hoạch, họ có thể đạt được mức năng suất đẳng cấp thế giới là 55% hoặc 60%

Doanh nghiệp đã nhận ra lợi ích của việc lập lịch trình bảo trì?

Nếu như bạn vẫn chưa hình dung được việc lập kế hoạch bảo trì có khả năng chuyển đổi năng suất như thế nào, hãy để bài viết giới thiệu tiếp. Giả sử doanh nghiệp của bạn là một tổ chức điển hình sử dụng nhiều tài sản, thiết bị hay máy móc, và đội ngũ kỹ thuật của bạn cũng có năng suất bảo trì rất điển hình, khoảng 30%. 

Lúc này, doanh nghiệp của bạn sẽ đặt ra một kế hoạch và lập lịch trình quản lý công việc cụ thể cho từng người. Theo thời gian, đội ngũ kỹ thuật có thể tăng từ 30% lên khoảng 45%. Khi làm như vậy, doanh nghiệp tăng 35% thời gian làm việc mà không hề có sự bổ trợ nhân sự khác. Mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng đội của bạn hoàn thành thêm 35% công việc. 

Nói cách khác, bạn vừa tăng 35% lực lượng lao động của mình mà không cần thuê bất kỳ ai! Trong một nhà máy có 50 công nhân bảo trì có thể đáng giá 1.500.000 đô la mỗi năm. Có lẽ điều đó là đáng để vui mừng?

Việc tăng 35% như ví dụ vừa trên hoàn toàn có thể trở thành hiện thực nếu như kế hoạch và chiến lược bảo trì của bạn được “lên nòng” một cách cụ thể, hiệu quả và tránh được các sự lãng phí, chẳng hạn như: 

• Sự chậm trễ và mất thời gian trong quá trình hoàn thành công việc
• Xác định không chính xác vật tư dẫn đến khởi động sai, chậm trễ
• Khả năng điều phối nhân sự kém dẫn đến thời gian chờ đợi và nhàn rỗi quá nhiều
• Thời gian cách ly và tắt thiết bị không tốt dẫn đến thời gian ngừng hoạt động quá mức.

Việc lập kế hoạch và lịch trình bảo trì không chỉ dễ dàng loại bỏ những khoảng thời gian lãng phí trên mà còn có thể mang lại những lợi ích khác: 

• Cải thiện chất lượng công việc, hỗ trợ tăng độ tin cậy
• Tăng thời gian hoạt động và tính toàn vẹn của thiết bị, tài sản
• Cải thiện an toàn bằng cách thực hiện công việc có chuẩn bị
• Tăng sự tin tưởng và hài lòng khi làm việc trong các đội ngũ nhân viên bởi thời gian được sử dụng tốt hơn, ít lãng phí và giảm những rủi ro trong lao động do không được lập lịch chính xác

Như bạn có thể thấy, lập kế hoạch và lập lịch trình bảo trì thúc đẩy đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả và hoàn thành nhiều việc hơn. Các công việc phản ứng khẩn cấp cũng được giảm thiểu một cách tối đa. Đồng thời việc làm cho công việc trở nên an toàn, tối ưu và nâng cao hiệu suất góp phần gia tăng sự hài lòng của nhân viên – Yếu tố quan trọng trong xây dựng văn hoá tin cậy của doanh nghiệp.  

Trong phần còn lại của bài viết này, SpeedMaint sẽ chia sẻ các bước chính của quy trình lập kế hoạch & lập lịch trình. 

Hoạch định và Lập lịch trình bảo trì: Không phải là MỘT

Trước khi trình bày về quy trình lập lịch bảo trì, có một hiểu lầm phổ biến mà không thể không giải thích: chính là sự khác biệt giữa hoạch định và lập lịch trình. 

Hoạch định công việc, hay còn gọi là Lập kế hoạch, đề cập đến việc chuẩn bị một công việc để doanh nghiệp có thể thực hiện chúng mà không bị vướng mắc bởi những trì hoãn không cần thiết. Điều này đòi hỏi phải xác định và chuẩn bị:

• Phạm vi công việc
• Các quy trình, thủ tục cần để làm việc đó một cách an toàn và đúng cách
• Phụ tùng, nguyên liệu, vật tư cần thiết
• Các dịch vụ bên ngoài (chẳng hạn như chuyên gia)
• Công cụ đặc biệt hỗ trợ công việc

Lập kế hoạch bảo trì thường được thực hiện bởi Người lập kế hoạch bảo trì. Một người có nền tảng sâu rộng, một người có nhiều kinh nghiệm và kiến ​​thức kỹ thuật tốt.

Tìm hiểu thêm: Phân Loại Chi Tiết Về 9 Loại Hình Bảo Trì Hiện Nay

Mặt khác, Lập lịch trình bảo trì lại tập trung vào công việc được hoàn thành khi nào và bởi ai. Công việc lập lịch này cũng xem xét cách từng nhân viên làm việc theo nhóm để tránh lãng phí nguồn lực, thời gian,…Lập lịch trình cũng cân bằng khối lượng công việc với các nguồn lực sẵn có.

Nói một cách dễ hiểu, lập kế hoạch bảo trì là về “CÁI GÌ” và “LÀM THẾ NÀO” nhằm giảm sự chậm trễ bên trong một công việc bảo trì. Lập lịch trình đề cập đến “AI” và “KHI NÀO” nhằm giảm sự chậm trễ giữa các công việc bảo trì với nhau. 

Để thành công trong việc cải thiện năng suất, doanh nghiệp cần cả Lập kế hoạch và Lập lịch trình bảo trì. Lập kế hoạch một mình hoặc lập lịch trình đơn lẻ sẽ khó có thể giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu bảo trì tài sản của mình. 

Những vai trò chủ đạo

Để thành công với quản lý công việc bảo trì, bạn cần hiểu rằng có ba vai trò quan trọng trong quá trình này. Những vai trò này là Người lập kế hoạch bảo trì, Người giám sát bảo trì và Người lập lịch trình bảo trì. Ba người này thường là những người khác nhau. 

Người lập kế hoạch bảo trì

Người lập kế hoạch bảo trì phải chuẩn bị cách làm việc hiệu quả và an toàn nhất. Đồng thời họ là người phải xác định trước vật liệu, phụ tùng, vật tư có đầy đủ để thực hiện kế hoạch hay không. Công việc lập kế hoạch sẽ được lập trước cả tháng, cả quý hoặc xa hơn thời gian thực tế diễn ra

Vai trò người lập kế hoạch đòi hỏi kiến ​​thức kỹ thuật và thiết bị chi tiết. Người lập kế hoạch của doanh nghiệp thường là người có nền tảng sâu rộng. 

Người lập lịch trình bảo trì

Công việc của Người lập lịch là chuẩn bị một Lịch trình Hàng tuần. Lịch trình phải cân đối số giờ có sẵn với các ưu tiên công việc đã thỏa thuận. Và Lịch trình phải thúc đẩy hiệu quả.

Người lập lịch sẽ theo dõi và báo cáo tiến độ theo tuần và có thể hỗ trợ người giám sát để công việc được diễn ra thuận lợi. 

Người giám sát bảo trì

Giám sát bảo trì là người phân công công việc và đảm bảo công việc được thực hiện một cách an toàn và đúng tiêu chuẩn chất lượng. Người giám sát cũng lên kế hoạch cho bất kỳ công việc khẩn cấp nào trong tuần hiện tại. 

Sau khi đã nắm rõ được những vấn đề trên, tiếp theo đây bài viết sẽ chia sẻ quy trình lập kế hoạch và lập lịch trình bảo trì cụ thể dành cho doanh nghiệp. 

Đọc tiếp: Doanh nghiệp sẽ thất bại nếu không có kế hoạch và lịch trình bảo trì – Phần 2 để tìm hiểu ngay.