Điểm Danh Những Chức Năng Cần Có Của Phần Mềm Quản Lý Bảo Trì Tài Sản

Quản lý công việc (Worker)

Quản lý công việc là tính năng cốt lõi của mọi phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS. Mục đích của tính năng này là tối ưu hóa mọi thứ, từ cách mọi người gửi yêu cầu công việc đến cách theo dõi công việc và cách các kỹ thuật viên thực hiện công việc bảo trì thực tế.

Một hệ thống quản lý công việc chuẩn xác phần mềm quản lý bảo trì tài sản có thể cung cấp:

• Dashboard cung cấp thông tin tổng quan, rõ ràng về các nhiệm vụ bảo trì đã lên lịch, đang tiến hành và đã hoàn thành
• Cổng yêu cầu công việc dễ sử dụng
• Lịch bảo trì dễ sử dụng
• Khả năng thêm và thay đổi mức độ ưu tiên công việc của bất kỳ nhiệm vụ bảo trì đang hoạt động nào
• Khả năng đính kèm hình ảnh, danh sách kiểm tra, tài liệu và các thông tin khác khi lên lịch các nhiệm vụ bảo trì
• Ghi nhật ký công việc tự động (khi nhiệm vụ hoàn thành, thông tin như phụ tùng thay thế đã sử dụng, thời gian hoàn thành công việc, nhận xét của kỹ thuật viên, ai đã hoàn thành công việc và khi nào,….được tự động lưu)

>>> Xem thêm bài viết: CMMS là gì? 6 lợi ích CMMS doanh nghiệp không thể bỏ lỡ

Quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM)

Càng nhiều tài sản thì càng khó lưu trữ, sắp xếp và chọn lọc thông tin quan trọng. Việc áp dụng hồ sơ giấy hay bảng tính Excel hoàn toàn không hiệu quả (và thường dễ thất lạc và nhầm lẫn).

Trong khi đó, vì mục đích thân thiện với người sử dụng mà các giải pháp CMMS đều được thiết lập theo cách để mọi người có thể nhận được dữ liệu họ cần chỉ trong một vài cú nhấp chuột. CMMS giải quyết tất cả những vấn đề đó bằng cách cho phép:

• Tạo không giới hạn các trường tùy chỉnh
• Tra cứu thời  gian thực các báo cáo chi tiết với các KPI như MTTR, MTBF và các chỉ số hiệu suất tài sản khác
• Sử dụng mã vạch để giúp xác định nhanh chóng tài sản
• Sắp xếp tài sản theo thứ bậc rõ ràng từ tài sản cha đến tài sản con

Quản lý tồn kho phụ tùng

Thật khó để thực hiện một công việc bảo dưỡng hoàn chỉnh nếu không có sẵn phụ tùng thay thế phù hợp khi cần. Đây là lý do tại sao phần mềm quản lý bảo trì tài sản cung cấp Module quản lý tồn kho:

• Tự động theo dõi việc sử dụng các phụ tùng và đưa ra dự báo hàng tồn kho chính xác
• Có thể được thiết lập để nhắc nhở đội ngũ kỹ thuật khi lượng hàng trong kho thấp
• Cung cấp các báo cáo chi tiết giúp bạn kiểm soát chi phí hàng tồn kho của mình

Quản lý nhà cung cấp

Các doanh nghiệp thông thường đều có một số công việc bảo trì chuyên biệt cần phải được thực hiện bởi một nhà cung cấp bên thứ ba. Chính vì vậy mà việc theo dõi và quản lý đối tác cung cấp trở thành một trong những nhiệm vụ quan trọng trong hồ sơ bảo trì. Đây là một “bài toán khó” trong công tác quản lý truyền thống và rất may mắn đã được giải đáp ở Module Quản lý nhà cung cấp ở phần mềm CMMS: 

• Lưu trữ thông tin nhà cung cấp
• Liên kết các nhà cung cấp với thiết bị cần được bảo trì hoặc các bộ phận họ cung cấp
• Theo dõi riêng thời gian của nhà cung cấp, các phụ tùng được sử dụng, hóa đơn,….
• Cho phép truyền đạt thông tin quan trọng liên quan đến công việc và theo dõi công việc của nhà cung cấp (thường được thực hiện bằng cách cấp cho quyền truy cập hạn chế vào phần mềm CMMS của doanh nghiệp)

Tích hợp cảm biến

Khi công nghiệp 4.0 và Internet Of Things (IoT) phát triển, các chiến lược bảo trì nâng cao như Bảo trì dựa trên điều kiện và Bảo trì dự đoán sẽ dần trở nên rẻ hơn, tiếp cận được với nhiều loại hình doanh nghiệp hơn. 

Để hiểu thêm về những tích hợp công nghệ này, doanh nghiệp nên đọc bài viết: Hướng Dẫn Toàn Diện Về Quy Trình Bảo Trì Dự Đoán

Đây là lý do tại sao một CMMS hiện đại nên tích hợp với các cảm biến giám sát tình trạng tài sản. Điều đó có nghĩa là trong thực tế, CMMS của doanh nghiệp có thể nói chuyện với các cảm biến đó và tự động bắt đầu các lệnh công việc tùy thuộc vào thông tin nhận được.

Báo cáo bảo trì

Chức năng cần có tiếp theo chính là các báo cáo bảo trì. Bạn sẽ nghĩ rằng mọi CMMS đều cung cấp báo cáo chuyên sâu, có thể tùy chỉnh và tận dụng lợi thế của CMMS là có thể lưu trữ nhiều thông tin, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Dưới đây là các đặc điểm của hệ thống báo cáo:

• Dashboard và báo cáo có thể tùy chỉnh cho phép chọn KPI và chỉ số bảo trì nào doanh nghiệp muốn theo dõi và so sánh
• Báo cáo được tạo tự động
• Báo cáo có thể được chia sẻ ở các định dạng khác nhau như Excel và PDF
• Khả năng tìm hiểu sâu
• Khả năng dễ dàng so sánh chi phí và KPI giữa các vị trí và nhóm khác nhau

Trên đây là điểm danh những chức năng cần phải có của một phần mềm quản lý bảo trì tài sản. Nhìn chung, một phần mềm có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng, chuyên sâu và tự động hoá hơn trong công tác quản lý và bảo trì tài sản, thiết bị. Đồng thời, đây cũng là công cụ đắc lực giúp hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng nhiều loại phương pháp bảo trì mới, toàn diện và hiệu quả.

>>> Xem thêm bài viết: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị thời đại chuyển đổi số 4.0