Công ty cổ phần Bio-med: Lời giải bài toán trong quản lý – bảo trì trang thiết bị Y tế

• Khách hàng: Công ty Cổ phần Bio-med
• Website: https://bio-med.vn/
• Lĩnh vực: Phân phối thiết bị, hóa chất, sinh phẩm và đồ tiêu hao cho các lĩnh vực nghiên cứu sinh học, hóa học, y sinh, chẩn đoán y học
• Hiện trạng: Thiếu công cụ, phần mềm hỗ trợ quản lý công tác bảo trì, quản lý thiết bị, vật tư, tài sản, thiết bị Y tế
• Giải pháp: Ứng dụng giải pháp quản lý bảo trì trang thiết bị y tế SpeedMaint
• Kết quả đạt được: Quản lý tốt công tác bảo trì, bảo hành của kỹ thuật viên đến khách hàng. Kiểm soát được số lượng trang thiết bị, vật tư trong kho và kiểm soát được  chi phí bảo trì, chi phí xuất nhập vật tư trang thiết bị

Khách hàng

Công ty cổ phần Bio-med là đơn vị phân phối thiết bị, hóa chất và đồ tiêu hao phục vụ cho các lĩnh vực nghiên cứu sinh học, hóa học, y sinh, chẩn đoán y học. 

Bio-med được thành lập năm 2011 với kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp hàng đầu, công ty đã từng bước có chỗ đứng vững trong lĩnh vực phân phối và trở thành đối tác tin cậy của Bộ Y Tế và các bệnh viện lớn từ trung ương đến địa phương. 

Đặc biệt, với kinh nghiệm, giá trị cốt lõi và đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp, Bio-med đã trở thành đối tác đặc biệt được đối tác ủy quyền độc quyền của Abbott tại Việt Nam.

Bài toán

Bio med hiện đang kinh doanh các dòng máy thuộc hàng Abbott như: Máy M2000RT, máy M2000 SP,…  Hiện Bio med là đơn vị phân phối, mua, bán và cho thuê các thiết bị cho các bệnh viện cho cả 2 miền Nam và Bắc như: bệnh viện Bạch Mai, CDC Hà Nội, bệnh viện An Sinh, CDC Cà Mau,… Công ty Bio med đã phân phối cho rất nhiều các bệnh viện lớn từ trung ương đến địa phương. Trong công tác phân phối, lãnh đạo Bio med đã nhận ra 2 vấn đề bất cập trong việc quản lý – bảo trì thiết bị Y tế. 

Về công tác quản lý thiết bị, tài sản: Công ty Bio-med hiện đang quản lý khoảng hơn 1000 thiết bị. Việc quản lý, lưu trữ thông tin máy móc số lượng lớn bằng file cứng, excel dẫn đến nhiều sự nhầm lẫn, khó cập nhật chính xác số lượng vật tư trong kho. Cấp trên không nắm bắt rõ ràng, chính xác số lượng tồn đọng, thiếu hụt vật tư trong kho để xuất nhập hợp lý sẽ gây ảnh hưởng đến vận hành công việc kinh doanh của công ty. 

Về công tác quản lý công việc bảo trì: 

Trước khi triển khai SpeedMaint, Bio-med chưa có quy trình quản lý – bảo trì thiết bị Y tế rõ ràng, khoa học như: 

• Không có kế hoạch bảo trì thống nhất, công việc bảo trì hoàn toàn làm theo kinh nghiệm
• Toàn bộ kế hoạch bảo hành, bảo trì cho khách hàng của công ty hiện đang được quản lý hoàn toàn thủ công
• Quản lý, lưu trữ thông tin máy móc bằng rất nhiều giấy tờ và file excel
• Thông tin công việc trao đổi, cập nhật, giao việc bằng ứng dụng zalo dẫn đến trôi tin nhắn, đội ngũ nhân viên khó nắm bắt thông tin, nhiệm vụ

Do không có công cụ và kế hoạch bảo trì thống nhất nên cấp trên không nắm bắt được các kế hoạch, công việc đội ngũ bảo trì đã triển khai. Lãnh đạo khó theo dõi được tiến độ công việc trong thời gian thực. 

Không nắm bắt, theo dõi được rõ ràng nên thiếu thông tin, cơ sở để báo cáo chi tiết cho các đối tác nước ngoài. Về phía đội ngũ bảo trì khó nắm bắt được thời gian, chi tiết trong việc bảo hành, bảo trì thiết bị, lịch trình bảo dưỡng định kỳ máy móc thiết bị cho từng khách hàng. 

Những bất cập trên gây ra rất nhiều vấn đề trong chất lượng dịch vụ mang đến cho khách hàng. 

Giải pháp

Để tháo gỡ mọi khó khăn, ban lãnh đạo Bio-med đã quyết định triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị SpeedMaint CMMS. Là phần mềm chuyên biệt quản lý bảo trì trang thiết bị Y tế bệnh viện, SpeedMaint CMMS đã giúp Bio-med giải quyết được vấn đề trên:

Quản lý thiết bị, tài sản: Phần mềm tự động chuẩn hóa danh mục trường thông tin quản lý trang thiết bị tài sản y tế hiện có trong kho, hệ thống đánh mã thông minh cho từng thiết bị. Tính năng này giúp Bio-med quản lý các thiết bị, vật tư trong kho một cách chi tiết, đầy đủ và rõ ràng như phiếu đề xuất, phiếu nhập – xuất vật tư,… 

Ngoài ra, hệ thống số hóa toàn bộ các thông tin như: thông tin máy móc, thông tin khách hàng, hợp động thuê thiết bị, tình trạng, vị trí cho thuê,.. giúp công ty dễ dàng nắm bắt và điều phối thiết bị cho thuê một cách tối ưu và hiệu quả nhất.

Quản lý công việc bảo trì: Phần mềm giúp Bio-med chuyển đổi số quy trình bảo trì hiện đại, số hóa công tác lập kế hoạch kiểm tra định kỳ cụ thể theo từng tình trạng máy móc và tần suất nhà sản xuất khuyến cáo. Vì vậy, cấp trên và ban lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi , nắm bắt được các kế hoạch, công việc đã triển khai và tiến độ công việc. Điều này giúp ban lãnh đạo liên tục thúc đẩy và cải thiện hiệu quả trong công tác bảo trì, bảo hành thiết bị nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tốt nhất cho các khách hàng.

Kết quả đạt được

Sử dụng phần mềm SpeedMaint CMMS, Bio-med đã có nhiều sự thay đổi tích cực trong công tác quản lý quản lý – bảo trì thiết bị Y tế: 

• Xóa bỏ hoàn toàn thao tác thủ công trong công tác quản lý bảo trì thiết bị y tế: danh sách công việc, dữ liệu tài sản kho, kế hoạch bảo hành của khách hàng, lịch bảo dưỡng định kì,…
• Quản lý được trang thiết bị y tế, vật tư khoa học, dễ kiểm soát, dễ tìm
• Kiểm soát chặt chẽ các chi phí bảo trì, chi phí xuất nhập vật tư trang thiết bị
• Lãnh đạo nắm bắt được tất cả quy trình và công việc của nhân viên
• Thực hiện checklist dễ dàng, nhanh chóng, hỗ trợ chụp ảnh, đội ngũ kỹ thuật có thể tự theo dõi tiến độ công việc, kiểm soát được tình trạng thiết bị.
• Dễ dàng truy xuất toàn bộ dữ liệu trang thiết bị nhanh chóng, đầy đủ thông tin

>>> Xem thêm:
Công ty Môi trường Đô thị Lào Cai: Ứng dụng SpeedMaint CMMS – chìa khóa quản lý hệ thống bảo trì thiết bị và xe
Bệnh viện Đại học Nam Cần Thơ lựa chọn SpeedMaint triển khai phần mềm quản lý bảo trì trang thiết bị Y tế cho bệnh viện
Nhà máy Z115 trực thuộc Bộ Quốc phòng nâng cao quản lý bảo trì trong thời đại chuyển đổi số
Viễn thông Petrolimex quản lý hệ thống bảo trì hiệu quả với SpeedMaint
MH Rental số hóa dịch vụ cho thuê máy móc, thiết bị bằng phần mềm SpeedMaint CMMS