Khám phá câu chuyện về phân xưởng Cơ điện – “xương sống” trong nhà máy sản xuất của Viglacera

Sau gần 50 năm phát triển, Tổng công ty Viglacera CTCP – hay còn được khách hàng biết tới với tên gọi ngắn gọn là Viglacera đã trở thành thương hiệu quốc gia về sản xuất và cung cấp sản phẩm gạch lát, gạch ốp, ngói… chất lượng cao.

Để cho ra thị trường những sản phẩm đa dạng mẫu mã, độ bền cao, được khách hàng tin dùng, Viglacera luôn chú trọng vào việc quản lý và phát triển nhà máy sản xuất Viglacera Thăng Long. Đây là nhà máy với quy mô lớn với hơn 330 công nhân, năng suất hơn 28.000m2 gạch, ngói mỗi ngày, đạt 8,5 triệu m2 mỗi năm.

“Nhà máy Viglacera Thăng Long được chia thành 3 phân xưởng gồm:

• Cơ sở sản xuất 1 (gạch ốp lát)
• Cơ sở sản xuất 2 (ngói tráng men, gạch lát)
• Phân xưởng Cơ điện. Mỗi phân xưởng sản xuất được chia thành 5 khu vực: Khí hóa than; Nghiền xương; Máy ép tạo hình; Dây chuyền; Phân loại” – anh Lê Khắc Quyết – Phó Quản đốc Phân xưởng Cơ điện, nhà máy Viglacera Thăng Long chia sẻ.

Để 2 cơ sở sản xuất vận hành tối ưu, phân xưởng Cơ điện (gồm 38 thành viên) có nhiệm vụ quản lý và bảo trì, đảm bảo toàn bộ 500 đầu mục tài sản gồm các máy móc, thiết bị hoạt động trơn tru, liên tục và hiệu quả.  

“Vì vậy, chúng tôi coi phân xưởng cơ điện như “xương sống” của Nhà máy, thành viên của phân xưởng cơ điện có nhiệm vụ giữ cho hệ thống “xương sống” ấy luôn chắc khỏe để duy trì sản xuất”, anh Quyết chia sẻ thêm.

Cách quản lý hệ thống máy móc, thiết bị từ những năm 2000 đã không còn phù hợp

Khi được hỏi về cách quản lý hệ thống máy móc, thiết bị lớn của Nhà máy sản xuất Viglacera Thăng Long, Anh Lê Khắc Quyết, phó Quản đốc Phân xưởng Cơ điện Viglacera cho biết: “Phân xưởng Cơ điện bắt đầu hoạt động từ những năm 2000 và quản lý sức khỏe máy móc, thiết bị của toàn bộ nhà máy bằng sổ sách, giấy tờ, file excel. Theo thời gian, quy mô tăng lên, số lượng máy móc thiết bị tăng lên theo cấp số nhân, thì sổ sách, giấy tờ cũng theo đó tăng lên gấp 3, gấp 4; tem mác trên thiết bị cũng mờ dần. Qua nhiều Quản đốc quản lý, sổ sách giấy tờ ghi chép không thống nhất khiến việc lưu trữ, truy xuất nguồn gốc, tình trạng, đặc tính kỹ thuật… của thiết bị càng khó khăn hơn”.

Các vấn đề bắt đầu phát sinh nhiều hơn. Tại kho vật tư, tình trạng vênh, lệch thông tin so với ghi chép trong sổ sách xảy ra với tần suất ngày một tăng. Khó có thể quy trách nhiệm hay tìm nguyên nhân vì số liệu thiếu nhất quán.

Cũng theo anh Quyết, hệ thống quản lý thông tin máy móc, thiết bị không đầy đủ, đồng bộ khiến quá trình xác định thời gian bảo trì và thực hiện bảo trì không đúng như yêu cầu kỹ thuật cần thiết. Để biết chính xác đặc tính kỹ thuật của máy móc, thiết bị, kỹ sư phải lục tìm nhiều thông tin trên sổ sách và các nền tảng khác .Vì vậy quá trình bảo trì thường kéo dài hơn dự kiến và tiêu tốn thời gian vào những công việc không cần thiết.

Thêm vào đó, hoạt động bảo trì phòng ngừa của phân xưởng Cơ điện chưa thực sự phòng ngừa những “ốm đau” của máy móc, thiết bị như ý nghĩa của hoạt động này. Việc phải tra cứu lịch bảo trì trên giấy tờ và nhiều file excel khác nhau dẫn tới tình trạng bỏ sót, trễ lịch bảo trì so với kế hoạch ban đầu. Nhiều thiết bị hỏng hóc trước ngày bảo trì, gây ngừng máy trong thời gian dài;  nhiều thiết bị có tình trạng chưa cần bảo trì đã đến lịch.

Về quản lý bảo trì khắc phục, yêu cầu sửa chữa có quy trình rườm rà, phân loại từ sửa chữa nhỏ, vừa, lớn phải đánh giá, ký duyệt thông qua nhiều cấp nên thường phải chờ đợi. Trước mỗi kỳ bảo trì, các kỹ sư phải nhắn tin qua zalo hoặc hẹn trực tiếp để trao đổi tình trạng với người phụ trách.

Đã tới lúc, phân xưởng Cơ điện phải làm khác đi

Quy mô Nhà máy của Viglacera chắc chắn sẽ còn mở rộng. Vì thế Ban lãnh đạo Viglacera đồng ý rằng, ngay tại thời điểm này, vấn đề quản lý thiết bị và quản lý bảo trì của phân xưởng Cơ điện cần được thay đổi.

Từ năm 2020, Phân xưởng Cơ điện lựa chọn ứng dụng và triển khai quản lý bảo trì thiết bị trên phần mềm SpeedMaint CMMS. 

“Chúng tôi giảm được nguồn lực trong hoạt động quản lý thiết bị và quản lý bảo trì thiết bị. Mọi thông tin về tài sản, kế hoạch và thực trạng bảo trì tài sản thể hiện rõ ràng, trực quan trên phần mềm khiến công việc của phân xưởng Cơ điện dễ dàng hơn nhiều”, anh Quyết chia sẻ thêm.

Kho dữ liệu trở nên lưu động khi có thể truy xuất thông tin trên mọi thiết bị như điện thoại, máy tính ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào. Anh Quyết nhấn mạnh: “Khi tiến hành kiểm tra trực tiếp các máy móc, thiết bị, tôi có thể ngay lập tức tra cứu thông tin bằng phần mềm trên điện thoại chứ không phải chạy về văn phòng để tìm lại thông tin như trước”.

Từ khi ứng dụng CMMS, dữ liệu về đầu mục tài sản của nhà máy Viglacera luôn đạt tính chính xác cao, tiết kiệm thời gian cho cấp quản lý. Cùng với đó, bức tranh thực trạng bảo trì của nhà máy nằm gọn trong một màn hình nên việc theo dõi, điều phối cũng trở nên dễ dàng hơn.

Phần mềm thực hiện thông báo nhắc lịch bảo trì, nhắc quá hạn bảo trì giúp cấp quản lý của Viglacera giảm thiểu được thời gian tìm kiếm, kiểm tra lịch và đốc thúc nhân sự thực hiện bảo trì. SpeedMaint CMMS giúp phân xưởng Cơ điện thực hiện giao việc, gán người phụ tránh với đầu mục công việc trên phần mềm tới mỗi kỹ sư. Từ đó, cấp quản lý nhận lại báo cáo theo thời gian thực về tình trạng bảo trì, đồng nhất tại đồng mục công việc trên phần mềm.

Ban Lãnh đạo Phân xưởng Cơ điện cũng cho biết: “Chúng tôi thực hiện lập báo cáo ngay trên phần mềm chỉ bằng một thao tác đơn giản. Những đầu mục công việc được lưu trữ, phân chia theo loại việc và lựa chọn thời gian dễ dàng để xuất báo cáo. Việc lập kế hoạch bảo trì ngắn hạn, dài hạn cùng trở nên dễ dàng vì có những công việc mẫu, khi tích lựa chọn thì cũng sẽ cho ra vật tư liên quan”.

Phần mềm dựa trên kế hoạch bảo dưỡng định kỳ lúc đầu do Viglacera nhập liệu, kiểm soát. Vì thế, cho dù là bảo trì hàng tháng hay bảo trì năm (đợt bảo trì lớn kéo dài 20 ngày), các cấp quản lý vẫn nắm trong tay kế hoạch rõ ràng, cụ thể và khoa học cho từng đầu mục công việc của mỗi máy móc, thiết bị.

Về phía kỹ sư bảo trì, SpeedMaint CMMScũng nhận lại phản hồi tích cực khi đội ngũ này chủ động hơn khi kiểm soát được hệ thống công việc theo ngày, tháng trên phần mềm, được thông báo trước lịch bảo trì để tránh tình trạng bỏ sót việc. “Đội ngũ kỹ sư, công nhân thường không nhớ được đầu mục vật tư. Vì thế khi giao việc, phần mềm sẽ thông tin những vật tư liên quan để kỹ sư có thể nắm bắt và tiến hành công việc dễ dàng”, lãnh đạo phân xưởng Cơ điện chia sẻ thêm.

Với 12 năm kinh nghiệm quản lý bảo trì trong ngành sản xuất, anh Lê Khắc Quyết chia sẻ: “Viglacera luôn là đơn vị tiên phong trong việc số hóa nhà máy. Ứng dụng nhiều phần mềm công nghệ trong quá trình vận hành sản xuất đã góp phần mang lại thành công của thương hiệu Viglacera. Đặc biệt với phần mềm SpeedMaint CMMS, quá trình quản lý bảo trì đã được tối ưu, thiết bị hoạt động ổn định, giảm thiểu tối đa thời gian dừng máy. Đồng thời, phần mềm giúp gia tăng năng suất trong dây chuyền sản xuất, kiến tạo chất lượng sản phẩm tối ưu. Tôi đánh giá phần mềm sẽ ứng dụng tốt cho các đơn vị sản xuất và sẽ là xu hướng trong thời gian tới”.