31 lợi ích Của Phần Mềm Quản Lý Bảo Trì – Phần 2

Có khoảng 37% tổ chức đang tìm cách tăng đầu tư vào CMMS / EAM trong năm 2018, và con số này tiếp tục tăng tới 50% vào năm 2019. Tổng kết lại, SpeedMaint sẽ tiếp tục chia sẻ 31 lợi ích của phần mềm quản lý bảo trì mang đến cho doanh nghiệp như một lời giải thích tại sao con số đầu tư ngày một tăng đến vậy.

Mục lục nội dung

Xem lại 31 lợi ích của phần mềm quản lý bảo trì – Phần 1

Phần mềm quản lý bảo trì – Cải tiến quy trình làm việc

Một người quản lý bảo trì phụ trách nhiều cơ sở tại các địa điểm khác nhau luôn phải chịu trách nhiệm rất lớn trong việc lãnh đạo các nhóm bảo trì. Việc trả lời mọi câu hỏi, giao nhiệm vụ hay nghe điện thoại giải quyết công việc thôi đôi khi cũng hết một ngày. Chính quy trình dài dòng và phân cấp này khiến nhiều người quản lý cảm thấy công việc luôn không hiệu quả, lãng phí nhiều thời gian. 

Và đó là lý do phần mềm quản lý bảo trì CMMS được thiết kế để giúp nhà quản lý cải tiến quy trình làm việc một cách khoa học và đơn giản hơn hẳn. Với khả năng tự động hoá một phần chính của các công việc, đặc biệt là những công việc theo chu trình lặp lại. Đồng thời phần mềm cũng giúp tăng tốc độ liên lạc giữa các nhóm bảo trì, công việc giải quyết theo đúng trình tự nhưng nhanh chóng và đúng kế hoạch hơn. 

14. Cải thiện giao tiếp giữa nhóm bảo trì

Như đã nói ở trên, phần mềm quản lý bảo trì hoàn toàn có thể cải thiện giao tiếp giữa các nhóm bảo trì. Nền tảng CMMS được sử dụng như một công cụ giao tiếp hiệu quả, có thể thảo luận, phân việc, theo dõi, báo cáo chỉ trên cùng một trang. 

Phần mềm quản lý bảo trì giúp doanh nghiệp cải thiện giao tiếp giữa nhóm bảo trì
Phần mềm quản lý bảo trì giúp doanh nghiệp cải thiện giao tiếp giữa nhóm bảo trì

Hơn thế nữa, nhà quản lý có thể nhanh chóng thay đổi các ưu tiên công việc, lệnh công việc cũng như KPI cho toàn bộ nhóm/hoặc một vài cá nhân đơn lẻ. So với việc sử dụng những phần mềm giao tiếp để thông báo, sau đó sử dụng các công cụ lưu trữ công việc để thay đổi thủ công thì rõ ràng tính năng từ CMMS thuận tiện, nhanh chóng và dễ dàng theo dõi hơn rất nhiều. 

Người quản lý cũng có thể sử dụng CMMS để phân công nhiệm vụ, tạo quy trình bảo trì tiêu chuẩn hóa và cung cấp nền tảng giao tiếp ổn định cho các nhiệm vụ bảo trì thường xuyên và khẩn cấp.

Một số CMMS thậm chí còn cung cấp khả năng tải hình ảnh lên các đơn đặt hàng công việc vì một số việc giải thích qua hình ảnh dễ dàng và nhanh hơn nhiều so với thông qua lời nói.

Xem thêm: Kinh nghiệm áp dụng phần mềm quản lý thiết bị cho doanh nghiệp hiện nay

15. Có tất cả dữ liệu cần thiết ở một nơi

Các nhà quản lý có bao giờ cảm thấy mệt mỏi khi xem qua vô số bảng tính, email, tin nhắn văn bản, lịch Outlook hoặc các phương pháp theo dõi không đầy đủ khác chỉ để tìm kiếm một hoặc một vài thông tin bảo trì hay không? 

Trong CMMS, bạn có thể có đơn đặt hàng công việc, lịch bảo trì, lịch sử công việc, lượng hàng tồn kho, tình trạng máy móc, thông tin tài sản…Tất cả thông tin cần thiết ở một phần mềm duy nhất, lại có thể được truy cập từ mọi nơi.

Một số giải pháp phần mềm quản lý bảo trì CMMS sẽ cho phép tích hợp với phần mềm ERP hiện tại của doanh nghiệp và các giải pháp tương tự để có thể kết hợp với công cụ khác để người sử dụng có thể tận dụng tất cả các lợi thế của công nghệ. 

16. Hiểu nhu cầu trong tương lai

Cũng giống như quản lý hàng tồn kho, phạm vi rộng của dữ liệu trong phần mềm quản lý bảo trì CMMS giúp nhà quản lý đánh giá được nhu cầu của hệ thống sản xuất trong tương lai, từ đó có thể tổ chức, tự động hóa và đơn giản hóa các hoạt động bảo trì của mình một cách hợp lý nhất. 

17. Phần mềm quản lý bảo trì – Theo dõi tiến độ công việc từ mọi nơi, mọi lúc

Thiết bị di động đang dần trở nên thông minh hơn, thậm chí có nhiều tác vụ có thể thay thế máy tính để giúp người dùng theo dõi công việc của mình một cách nhỏ gọn – nhanh chóng – linh hoạt hơn. 

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn chưa cho phép nhân viên sử dụng thiết bị di động để làm việc thì đây là chính là lúc để thay đổi. Việc đưa di động trở thành một phần công cụ của quy trình làm việc thực tế mang lại những lợi ích không ngờ, đặc biệt là khi kết hợp với phần mềm CMMS di động

Điều đầu tiên chính là khả năng theo dõi tiến độ và cập nhật công việc mọi nơi, mọi lúc 

Khả năng theo dõi tiến độ công việc từ mọi nơi, mọi lúc, chỉ có thể được sử dụng đầy đủ với hệ thống quản lý bảo trì cho phép hỗ trợ thiết bị di động. Và điều này có thể giúp năng suất của doanh nghiệp tăng lên rất nhiều khi không bị giới hạn làm việc trong văn phòng, trên máy tính hay bất kì một địa điểm cố định nào. 

18. Nhanh chóng thay đổi mức độ ưu tiên và phân công công việc

Kế hoạch bị thay đổi, máy móc đột ngột trục trặc, kỹ thuật viên nghỉ ốm,…Có rất nhiều công việc gặp gián đoạn đột ngột hoặc cần thay đổi khác so với kế hoạch ban đầu. Lúc này, thay vì cách truyền thống là gọi điện, nhắn tin và lên bảng tính Excel để thông báo sự thay đổi, phân công lại nhiệm vụ thì giờ đây, tính năng phân việc và thay đổi mức độ ưu tiên công việc trong phần mềm quản lý bảo trì giúp nhà quản lý cắt giảm tới 90% quy trình truyền thống, đồng thời tránh cho cả đội ngũ bảo trì rơi vào tình trạng hỗn loạn trong trường hợp bạn không kịp thông báo vì gián đoạn công cụ liên lạc. 

19. Cải thiện thời gian phản hồi

Sự cố của các tài sản quan trọng có thể dẫn đến hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm nghìn đô la lợi nhuận bị mất cho mỗi giờ hệ thống sản xuất bị dừng lại. Đây là một trong những tổn thất mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể tránh được, chỉ cần nỗ lực cải thiện thời gian phản hồi của nhóm bảo trì. Và đó là lý do tại sao phần mềm quản lý bảo trì lại quan trọng và là một phần không thể thiếu trong kế hoạch phát triển giải pháp bảo trì tổng thể trong tương lai của mỗi doanh nghiệp. 

20. Loại bỏ các thủ tục giấy tờ không cần thiết

CMMS loại bỏ yêu cầu về thủ tục giấy tờ không cần thiết, tiết kiệm vô số giờ lao động thủ công cho việc nhập dữ liệu lặp đi lặp lại. Quét mã vạch, dữ liệu được truyền qua cảm biến, lập lịch tự động, lịch sử công việc…chỉ riêng những điều này thôi cũng làm doanh nghiệp thấy tầm quan trọng của việc nâng cấp “tủ hồ sơ” cũ kỹ lên phần mềm CMMS

21. Nâng cao trách nhiệm

Không giống như phương pháp bảo trì dựa trên giấy tờ truyền thống, CMMS không cho phép công việc bị “thất lạc” hoặc “bị lãng quên”. Theo dõi tiến độ, trạng thái, sự chậm trễ, chi phí và thời gian của từng đơn đặt hàng công việc được giao cho ai,…được thực hiện và giám sát rõ ràng, cụ thể trên phần mềm. 

Nhà quản lý có thể theo dõi mọi thứ từ trang tổng quan bằng các bản cập nhật theo thời gian thực, tránh một loạt các vấn đề về trách nhiệm giải trình vì hệ thống hiển thị rõ ràng ai là người chịu trách nhiệm cho bất kỳ nhiệm vụ nhất định nào, tiến độ của nhiệm vụ đó và bất kỳ nhận xét nào về trạng thái của nhiệm vụ.

22. Hỗ trợ thực hiện chiến lược bảo trì phòng ngừa hiệu quả

Hỗ trợ thực hiện chiến lược bảo trì phòng ngừa hiệu quả
Hỗ trợ thực hiện chiến lược bảo trì phòng ngừa hiệu quả

Chiến lược bảo trì phòng ngừa là điều mà doanh nghiệp nào cũng cần phải thực hiện. Và một phần mềm quản lý bảo trì CMMS phù hợp có thể hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện những tác vụ lập kế hoạch một cách nhanh chóng, chẳng hạn như: 

– Tạo lịch trình tự động cân bằng với các hướng dẫn từng bước 

– Tự động hoá công việc dựa trên các điều kiện cụ thể 

– Tính năng PM Builder để thực hiện kế hoạch bảo trì phòng ngừa trực quan nhất  

– Tạo PM chi tiết với tính năng tự động chỉ định, thông báo và giao việc đúng người, đúng thời gian và nội dung công việc

– Phân nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận, nhân viên 

– Ước tính các nguồn lực phù hợp với kế hoạch 

CMMS cũng có thể được sử dụng để hợp lý hóa quy trình kiểm tra, giúp các kỹ thuật viên nhanh chóng hoàn thành và báo cáo việc của họ.

Xem thêm: Hướng dẫn bảo trì phòng ngừa và cách phần mềm CMMS giúp quản lý kế hoạch bảo trì

23. Đảm bảo an toàn tốt hơn

Nền tảng CMMS được xây dựng nhằm mục tiêu giúp doanh nghiệp ngăn ngừa các sự cố lớn, giữ cho máy móc và thiết bị được khoẻ mạnh và giải quyết nhanh chóng ngay khi gặp vấn đề. 

Khi thiết bị đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn, giảm thiểu rủi ro xảy ra các hỏng hóc nghiêm trọng, doanh nghiệp sẽ tự động giảm thiểu mọi nguy cơ xảy ra tai nạn và đảm bảo một môi trường làm việc an toàn hơn.

Tính năng Theo dõi & Báo cáo của phần mềm quản lý bảo trì

Cũng như những giải pháp Công nghệ thông tin khác, mục tiêu chính của một phần mềm quản lý bảo trì ra đời là chuyển đổi dữ liệu có sẵn thành thông tin chi tiết hữu ích, nhằm giúp nhà quản lý có thể theo dõi lượng dữ liệu và hồ sơ báo cáo tổng quan, góp phần xây dựng những quyết định bảo trì sáng suốt hơn. Đây cũng chính là ưu điểm mà những công tác thủ công trước đây không làm được. 

Hãy tưởng tượng một thế giới trong đó thay vì đưa ra những phỏng đoán “cảm thấy đúng”, doanh nghiệp giờ đây có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thống kê cứng với các báo cáo cụ thể được tự động tổng hợp từ nguồn lịch sử dữ liệu khổng lồ, thật tuyệt phải không? 

24. Tìm hiểu thời gian trung bình để sửa chữa (MTTR)

Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống CMMS để tự động tính thời gian trung bình cần để sửa chữa hoặc khôi phục máy móc, thiết bị sau sự cố. Doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc hiệu suất trong quá khứ và hiện tại thông qua những hiển thị và so sánh về thời gian sửa chữa trung bình trong các khoảng thời gian được chọn của CMMS. Tất cả được thực hiện tự động mà không cần nhập liệu thủ công. 

25. Tìm hiểu thời gian trung bình giữa các lần thất bại (MTBF)

Biết mức độ thường xuyên của một thiết bị gặp sự cố cho phép doanh nghiệp dự đoán khi nào có thể xảy ra sự cố tiếp theo. Thông tin này giúp tăng cường đáng kể nỗ lực lập kế hoạch bảo trì và cho phép doanh nghiệp phân bổ các nguồn lực bảo trì một cách hợp lý.

 Phần mềm quản lý bảo trì giúp doanh nghiệp biết thời gian trung bình giữa các lần thất bại
Phần mềm quản lý bảo trì giúp doanh nghiệp biết thời gian trung bình giữa các lần thất bại

Nếu doanh nghiệp muốn tìm hiểu thêm về CMMS, có thể xem ngay bài viết của SpeedMaint: Có nên áp dụng phần mềm quản lý thiết bị cho doanh nghiệp?

26. Tìm xu hướng bảo trì và mức trung bình

Bảng điều khiển CMMS có khả năng trình bày nhiều KPI với tính năng theo dõi thời gian thực. Phần mềm kết hợp tất cả dữ liệu lịch sử đã lưu với một công cụ phân tích mạnh mẽ giúp doanh nghiệp xác định các xu hướng và mẫu khác nhau.

Ví dụ: bạn có thể thấy rằng một đơn vị máy móc cụ thể đã xảy ra sự cố liên quan tới việc làm việc quá tải nhiều lần trong một năm, vì vậy bạn biết rằng bạn cần phải tăng PM về bảo trì theo kế hoạch để tránh vấn đề tương tự trong năm tới.

27. Giám sát chi phí và nhân sự phụ trách

Việc giám sát các đội bảo trì là một thách thức. Thậm chí mọi việc còn phức tạp hơn đối với những doanh nghiệp làm việc trên nhiều địa điểm. 

Có một hệ thống theo dõi yêu cầu công việc của từng kỹ thuật viên, giúp bạn dễ dàng phát hiện ra những nhân viên làm việc kém hiệu quả để có những biện pháp khắc phục kịp thời.

Trên hết, bạn cũng có thể xem lịch trình của mình có công bằng và cân bằng hay không để có thể nhanh chóng phân công lại các công việc nếu có nhu cầu.

28. Phần mềm quản lý bảo trì giúp loại bỏ lãng phí bảo trì phòng ngừa

Mặc dù thực hiện các hành động bảo dưỡng phòng ngừa là điều đáng khen ngợi, nhưng việc chi quá nhiều nguồn lực cho việc bảo trì phòng ngừa vẫn chưa đạt được hiệu quả tối ưu. Vì thế, việc sử dụng CMMS để xác định các lãng phí từ bảo trì phòng ngừa là một ưu điểm doanh nghiệp cần xem xét. 

Dữ liệu hiệu suất tài sản cho đội kỹ thuật biết số lần máy bị hỏng. Nếu một tài sản không bao giờ gặp vấn đề, thì khả năng doanh nghiệp đang thực hiện bảo dưỡng phòng ngừa quá nhiều đối với nó. Đó là những gì gọi là “lãng phí bảo trì phòng ngừa”.

29. Tìm hiểu xem tài sản nào đang tốn kém nhất và tại sao

Giữ chi phí bảo trì ở mức tối thiểu là không thể nếu không biết tài sản nào đang khiến doanh nghiệp chi tốn kém nhất và tại sao những chi phí đó lại cao như vậy. Đây là lúc CMMS phát huy tác dụng, đặt ra tổng chi phí hoạt động của một tài sản trong vòng đời của nó.

Speed-maint-khai-niem-bao-tri-dua-tren-thoi-gian
Phần mềm quản lý bảo trì giúp doanh nghiệp tìm hiểu tài sản nào đang tốn kém nhất và tại sao

Khi doanh nghiệp kết hợp thông tin đó với thông tin bổ sung như chi phí trung bình của thời gian dừng hoạt động mỗi giờ, việc phát hiện những tài sản tốn kém nhất và tìm ra lý do đằng sau trở nên dễ dàng hơn theo cấp số nhân. Với cái nhìn sâu sắc như vậy, đội ngũ bảo trì có thể đưa ra các cách để kiểm soát chi phí và đưa ra các biện pháp khắc phục.

30. Tìm hiểu những vị trí đang hoạt động tốt nhất và tại sao

Ngược lại với việc khám phá thiết bị máy móc tốn kém nhất thì tính năng quản lý dữ liệu của phần mềm quản lý bảo trì cũng giúp doanh nghiệp phát hiện những đơn vị, máy móc đang hoạt động hiệu quả nhất. Từ đó tìm ra một cách thức chung nhằm so sánh hiệu suất của tất cả các cơ sở của mình ở nhiều cấp độ để tìm ra lý do tại sao một vị trí cụ thể lại tụt hậu hoặc vượt trội hơn những nơi còn lại.

31. Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quy định

Cuối cùng, phần mềm quản lý bảo trì CMMS giúp đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn quy định. Các ngành công nghiệp cần tuân thủ các tiêu chuẩn quy định do chính phủ và các cơ quan tiêu chuẩn quốc tế. Đặc biệt, các doanh nghiệp liên quan đến các ngành y tế, môi trường, an toàn và thực phẩm chịu các áp lực lớn hơn nhiều để tạo ra một môi trường làm việc an toàn và đáng tin cậy, đáp ứng các tiêu chuẩn yêu cầu. Và lúc này, phần mềm quản lý bảo trì CMMS sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho bất kỳ cuộc đánh giá nào thông qua tính năng tạo báo cáo chi tiết. 

Trên đây là toàn bộ 31 lợi ích của phần mềm quản lý bảo trì mang lại những giá trị thiết thực nhất cho doanh nghiệp. Bài viết có thể mang lại những kiến thức hỗ trợ cho quyết định chuyển đổi số cho công tác bảo trì tài sản doanh nghiệp.

SpeedMaint sẵn sàng lắng nghe ý kiến của bạn

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Yêu cầu tư vấn, dùng thử

Let’s Talk

Cho dù bạn đang cần tìm một sản phẩm đầy đủ chức năng hay mở rộng tính năng theo yêu cầu, đội ngũ tư vấn của chúng tôi sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp tốt nhất.

Hotline Miền Bắc: 091-482-8236

Hotline Miền Nam: 096-148-5665

Email: sales@speedmaint.com