Phương Pháp Quản Lý Tài Sản Doanh Nghiệp Và Các Bước Thực Hiện

Lợi ích của phương pháp quản lý tài sản trong doanh nghiệp là gì?

Trước khi nhắc đến phương pháp quản lý tài sản thì theo thực tế, đối với các công ty, doanh nghiệp, tỉ lệ tăng trưởng thường được tính dựa trên tỷ lệ lợi nhuận và số tiền đầu tư vào cơ sở vật chất của công ty hay còn gọi là tài sản doanh nghiệp. Đa số chúng ta thường nghĩ theo chiều hướng rằng chỉ cần lợi nhuận tăng lên kèm với tài sản nhiều hơn thì doanh nghiệp đã trở nên lớn mạnh và có năng lực cạnh tranh cao. 

Điều đó không sai nhưng lại chưa đủ và sát với thực tiễn. Bởi khi bạn sử dụng tài sản sẽ thường xuyên xảy ra nhiều vấn đề như: hư hỏng, mất mát, trộm cắp, tài sản ảo, tài sản chết…Chính những vấn đề này sẽ khiến doanh nghiệp tốn một khoản chi phí lớn cho sửa chữa, bảo trì bảo dưỡng. Nhất là khi doanh nghiệp không có phương án quản lý trang thiết bị nhanh nhạy và hợp lý. 

Từ đó có thể thấy, xây dựng phương pháp quản lý tài sản trong doanh nghiệp sẽ đem lại loạt lợi íc như sau: 

• Quản lý tài sản vật chất: giám sát tốt hơn tài sản vật chất khi được sử dụng trong công ty hoặc được chuyển giao giữa các phòng ban.
• Kiểm soát hàng tồn kho tự động: quản lý tồn kho hiệu quả và chính xác, cũng như loại bỏ nhiều sự rắc rối gây đau đầu liên quan đến kiểm soát hàng tồn kho.
• Quản lý bảo hiểm, bảo trì hợp lý: đảm bảo các kế hoạch quản lý tài sản, hạn chế người dùng phải tập trung quan tâm vào các vấn đề này.
• Ngăn ngừa mất mát: quản lý, ghi chép đầy đủ thông tin tài sản về đặc điểm, vị trí, tuổi thọ,…tránh tình trạng bỏ quên, mất thông tin truy xuất quản lý.
• Quản lý và tuân thủ quy định: duy trì được các yêu cầu về quy định như kiểm tra, hiệu chuẩn và bảo trì thiết bị, tạo ra các bảng báo cáo chính xác và logic.
• Cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng: không còn phải dành thời gian tập trung vào xử lý các vấn đề liên quan đến tài sản, doanh nghiệp sẽ dồn nhân lực để chăm sóc khách hàng.

Tìm hiểu thêm: Sự khác biệt giữa Quản lý bảo trì CMMS và Quản lý tài sản EAM

Phương pháp quản lý tài sản gồm những bước thực hiện nào?

Quy trình quản lý tài sản được thực hiện theo quy trình gồm 06 bước như sau: 

Bước 1: Lên kế hoạch quản lý mua sắm

Đây là bước cơ bản đầu tiên để doanh nghiệp cần thực hiện. Ban quản lý trang thiết bị cần tính toán, cân nhắc và lựa chọn cho mình tài sản phù hợp cần thiết nhất.Việc lên kế hoạch quản lý mua sắm cũng giúp doanh nghiệp có thể mua được tài sản phù hợp, tránh tình trạng mua sai mục đích, đồng thời nắm bắt được số lượng tài sản dự tính mà mình cần bổ sung.

Bước 2: Cập nhật, nhập mới tài sản của mình

Sau đã mua sắm tài sản phù hợp, doanh nghiệp cần nhanh chóng cập nhật ngay số tài sản một cách dễ hiểu để kịp thời quản lý, theo dõi và sử dụng. Đồng thời bước này sẽ giúp bạn xây dựng phân hệ quản lý tài sản  tốt hơn

Bước 3: Xuất sử dụng tài sản

Đối với loại tài sản cung cấp cho người lao động, chủ doanh nghiệp cần thực hiện việc xuất tài sản để đưa tài sản đó vào việc sử dụng hay tính khấu hao. Bước này đóng vai trò quan trọng nhất định trong việc thu hồi và điều chuyển tài sản về sau này.

Bước 4: Thu hồi, sửa chữa tài sản

Sau một khoảng thời gian sử dụng, tài sản sẽ bị hao mòn hư hỏng, hoặc người lao động nghỉ việc thì công cụ lao động sẽ được thu hồi lại để sửa chữa và sử dụng cho những lần sau.

Bước 5: Thanh lý tài sản

Tài sản sau khi sử dụng bị hư hỏng nặng, không còn khả năng phục hồi hoặc đã lỗi thời, lỗi kĩ thuật, hoặc doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng nữa sẽ có thể lựa chọn hình thức bán lại hay nhượng lại cho một chủ thể khác.

Bước 6: Phương pháp quản lý tài sản theo hình thức liệt kê

Định kỳ hàng năm và theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp phải tổ chức các đợt kiểm kê nhất định để rà soát về tình trạng tài sản của mình. Bước này giúp doanh nghiệp quản lý tài sản theo thời gian dài, tránh tình trạng thất lạc, mất cắp. Doanh nghiệp có thể tham khảo kiểm kê theo dạng phân hệ quản lý EAM.

Xây dựng phương pháp quản lý tài sản doanh nghiệp không chỉ đem lại lợi ích kinh tế và tiết kiệm thời gian quản lý mà còn nâng cao tính kỷ luật trong vận hành bộ máy sản xuất. Nhưng bước cần thực hiện trong phương pháp kể trên có thể linh động để phù hợp với từng đặc trưng công ty, đặc điểm ngành.