Doanh Nghiệp Sẽ Thất Bại Nếu Không Có Kế Hoạch Và Lịch Trình Bảo Trì – Phần 3

Tìm hiểu lại: 

Phần 1 – Doanh nghiệp sẽ thất bại nếu không có kế hoạch và lịch trình bảo trì

Phần 2 – Doanh nghiệp sẽ thất bại nếu không có kế hoạch và lịch trình bảo trì

Bước 4: Thực hiện

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ 3 bước mà SpeedMaint đã đề cập ở phần 2, tiếp theo đây bài viết sẽ chia sẻ cách để doanh nghiệp thực sự bước vào và hành động. 

Mục đích chính của việc thực hiện lập kế hoạch hay lập lịch trình bảo trì là đảm bảo công việc sẽ hoạt động một cách chất lượng và an toàn nhất. Nếu chưa nắm rõ về ý nghĩa của việc lập kế hoạch cũng như lập lịch trình bảo trì, các bạn có thể đọc lại Phần 1 TẠI ĐÂY!

Chính vì mục đích đó, tất cả những gì chúng ta cần làm trong quy trình này là thúc đẩy hiệu quả để tối đa hóa năng suất của đội ngũ kỹ thuật bảo trì.

Các bước thực hiện công việc này về cơ bản là xoay quanh một chu kỳ: 

• Phân bổ công việc
• Thực thi công việc
• Quản lý công việc mới phát sinh
• Báo cáo tiến độ hàng ngày
• Phục hồi thiết bị, tài sản

Toàn bộ các bước trên là trách nhiệm của một người giám sát bảo trì. Đó là người chịu trách nhiệm cho sự an toàn cũng như chất lượng đầu ra của đội ngũ kỹ thuật. Cũng tức là doanh nghiệp cần có một người giám sát hiểu rõ nhân lực cũng như quen thuộc với khả năng, kinh nghiệm của từng người để có được sự phân bổ hợp lý. 

Đội ngũ kỹ thuật bảo trì thực hiện công việc dựa trên các gói công việc do Người lập kế hoạch cung cấp. Khi nhân viên bắt đầu công việc, họ sẽ phụ trách công việc từ đầu đến cuối, đồng thời có quyền yêu cầu người giám sát cung cấp tài liệu, thông tin và nguồn lực bổ trợ hợp lý. 

Sau khi công việc kết thúc, người giám sát sẽ chịu trách nhiệm phản hồi và báo cáo về công việc cũng như quy trình thực tế so với kế hoạch đã đề ra. Người lập kế hoạch có thể dựa vào đó để nâng cấp, thay đổi hoặc cải thiện kế hoạch công việc của mình. 

Trong quá trình tiến hành kế hoạch sẽ phát sinh những công việc đột xuất. Nhiệm vụ của người giám sát là phải xác định xem họ có thể tiếp nhận công việc đột xuất này hay không, hay phải lưu vào kế hoạch dài hạn về sau. 

Không có quy tắc cứng cho việc này. Kinh nghiệm và nhận thức chung sẽ quyết định cách bạn quản lý công việc khẩn cấp. Nhưng hãy nhớ rằng, Người quản lý địa điểm phải đồng ý với bất kỳ tác động nào đến Lịch trình Hàng tuần.

Vào cuối mỗi ngày,  nhân viên phải báo cáo tiến độ cho Người giám sát về tất cả các công việc đang thực hiện của họ. Họ hoàn thành lịch sử công việc và lịch sử kỹ thuật trong CMMS khi thích hợp.

Bước 5: Hoàn thành, kết thúc công việc

Bước này sẽ bao gồm báo cáo về lịch sử kỹ thuật, quá trình làm việc cũng như lĩnh vực cần cải tiến. Đây là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình. Thật không may, đây cũng lại là một trong những bước mà nhiều người bỏ qua.

Đối với bước 5, người giám sát cần:

• Xác nhận mọi công việc đã hoàn thành và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu
• Xem xét và phê duyệt lịch sử kỹ thuật trong phần mềm CMMS
• Đảm bảo Người lập kế hoạch nhận được phản hồi về chất lượng của kế hoạch công việc
• Bắt đầu Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ nếu được yêu cầu
• Đảm bảo các vật liệu chưa sử dụng được trở lại kho
• Thanh toán bước đầu

Bước 6: Đánh giá và cải thiện 

Phân tích hiệu suất của đội ngũ kỹ thuật là điều cần thiết để tiến hành điều chỉnh phù hợp. Bạn sẽ không nhảy từ năng suất thấp 20% hoặc 30% lên hiệu suất đẳng cấp thế giới. Điều đó cần thời gian và cải tiến liên tục là chìa khoá của vấn đề. 

Điều này sẽ diễn ra theo nhiều cách khác nhau.

Trước hết, cải tiến liên tục nên xảy ra trong quá trình lập kế hoạch và lập lịch trình, và là một phần của các hoạt động thường lệ và các cuộc họp định kỳ. Ví dụ, việc xem xét Tuân thủ Lịch trình trong Cuộc họp Đánh giá Lịch trình Hàng tuần, hoặc vòng phản hồi từ nhóm thực hiện đến Người lập kế hoạch bảo trì. Với đội ngũ cung cấp phản hồi về chất lượng của các kế hoạch công việc.

Thứ hai, bạn nên có những đánh giá thường xuyên về quá trình lập kế hoạch và lập lịch trình bảo trì. Yêu cầu Người giám sát, Người quản lý và Giám đốc điều hành cấp cao tiến hành Lập kế hoạch & Lên lịch trình bảo trì. 

Mục đích là để các nhà lãnh đạo thấy được quá trình lập kế hoạch và lập lịch trình đang hoạt động cho chính họ, nhằm mục tiêu: 

• Tìm ra những gì hoạt động tốt và tại sao
• Tìm ra những vấn đề khiến cá nhân thất vọng hoặc quan tâm nhất
• Khám phá các cơ hội để cải tiến và cho Lãnh đạo của bạn để xem họ có thể giúp đỡ như thế nào.

Và cuối cùng, bạn cần tiến hành Kiểm tra Quy trình Lập kế hoạch & Lập lịch Bảo trì chính thức, hàng năm . Đánh giá quy trình là lúc bạn yêu cầu chủ sở hữu quy trình dành một hoặc hai ngày tại hiện trường để đánh giá tình trạng của quy trình. Với Người lập kế hoạch, Người lập lịch trình và Người giám sát, hãy đồng ý rằng bạn sẽ tập trung vào những lĩnh vực cần cải thiện nào. 

Tìm hiểu thêm: 06 Tiêu Chuẩn Đánh Giá Bảo Trì Quan Trọng Doanh Nghiệp Cần Biết

Thực hiện quản lý công việc

Như bạn có thể thấy, quy trình Lập kế hoạch và Lập lịch trình bảo trì rất dễ hiểu và không khó thực hiện. Vậy tại sao lại có rất nhiều doanh nghiệp có năng suất bảo trì thấp? Cũng như vậy, tại sao lại có rất nhiều doanh nghiệp có năng suất bảo trì vượt trội hơn cả?

Câu trả lời nằm ở một số sai lầm phổ biến khi thực hiện quản lý công việc: 

• Không quản lý thay đổi
• Chọn nhầm người làm Người lập kế hoạch
• Các nhà lập kế hoạch cho phép làm việc trong tuần hiện tại
• Không đảm bảo sẵn sàng thực hiện trước khi lên lịch làm việc bao gồm lắp và dàn dựng
• Không cung cấp hoặc hành động theo phản hồi
• Quản lý tồn đọng kém
• Tập hợp số liệu không chính xác để đo lường hiệu suất hoặc dẫn đến hành vi sai

Trên đây là toàn bộ chia sẻ của SpeedMaint về vấn đề lập kế hoạch và lập lịch trình bảo trì. Có thể thấy các bước lập kế hoạch, hay lịch trình bảo trì không hề khó, nhưng việc duy trì và làm chúng đi đúng hướng lại là “nút thắt” của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Tìm hiểu sâu hơn, cho phép mình sai và không ngừng cải tiến chính là những lời khuyên vàng cho vấn đề này.